С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что трудовой стаж всех работников теперь должен фиксироваться в цифровом формате работодателями и передаваться напрямую в Социальный фонд России (СФР). Однако в практике кадрового учета до сих пор встречаются ситуации, когда сотрудники по тем или иным причинам сопротивляются цифровизации. Что делать работодателю, если работник не хочет вести электронную трудовую книжку? Разберемся в нюансах.
Законодательная база: что изменилось в 2026 году?
Переход на ЭТК начался еще в 2020 году, и сотрудникам давалось время на раздумья. К 2026 году правила игры существенно изменились:
- Для тех, кто впервые устраивается на работу после 1 января 2026 года: ЭТК становится безальтернативным стандартом. Бумажная трудовая книжка им не заводится в принципе.
- Для тех, кто начал трудовую деятельность до 2026 года: сохраняется право выбора. Если ранее человек подал заявление о сохранении бумажной трудовой, работодатель обязан вести двойной учет — и в бумаге, и в электронном формате (отправка отчетов в СФР обязательна в любом случае).
Почему работники отказываются от ЭТК?
Нежелание переходить на «цифру» часто продиктовано не капризом, а объективными страхами:
- Недоверие к технологиям: боязнь, что серверы упадут, данные потеряются или их украдут хакеры.
- Привычка к бумаге: у старшего поколения бумажная книжка ассоциируется с гарантом стажа, который можно потрогать и показать.
- Незнание механизмов: многие просто не умеют получать сведения о стаже через портал Госуслуг или личный кабинет СФР.
- Страх бюрократии: опасения, что для получения кредита или оформления пенсии электронных сведений будет недостаточно.
Может ли работник отказаться от ЭТК полностью?
Здесь кроется главное заблуждение. Отказаться от ведения электронной трудовой книжки в принципе — невозможно. Согласно закону, работодатель обязан сдавать электронную отчетность по каждому сотруднику (форма ЕФС-1). Электронный учет стажа ведется в принудительном порядке для всех, кто официально трудоустроен.
То, от чего работник может отказаться — это отказ от бумажной трудовой книжки. Если сотрудник, имевший право выбора, не подал заявление о переходе на ЭТК, за ним сохраняется бумажный документ. В этом случае возникает ситуация двойного учета.
Что делать работодателю: пошаговая инструкция
Если работник категорически заявляет: «Я не хочу электронную трудовую книжку», работодателю необходимо действовать строго в рамках закона:
Провести разъяснительную работу
Объясните сотруднику, что электронная отчетность в СФР сдается в любом случае — это обязанность работодателя, а не право. От работника требуется лишь решить судьбу своей бумажной книжки. Убедите его в безопасности данных: информация хранится в защищенных государственных базах, дублируется и не может исчезнуть бесследно.
Оформить заявление на сохранение бумажного формата
Если переубедить сотрудника не удалось, он имеет полное право продолжить вести бумажную трудовую. Для этого он должен написать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. Это его законное право.
Обеспечить двойной учет
Если работник выбрал бумажный формат, кадровику придется работать вдвойне:
- Своевременно вносить записи в бумажный бланк трудовой книжки.
- Одновременно передавать сведения о трудовой деятельности в электронном виде в СФР.
Если работник отказывается писать вообще какое-либо заявление
Если сотрудник, работающий до 2020 года, так и не написал ни одного заявления (ни за ЭТК, ни за бумагу), закон приравнивает это к выбору бумажной трудовой книжки. Работодатель обязан продолжать вести ее на общих основаниях.
Дополнительные издержки для бизнеса
Как отмечают эксперты, возможность отказа работников от бумажных трудовых книжек в заявительном порядке создает серьезные дополнительные издержки для работодателей. Компании вынуждены:
- Содержать архивы бумажных документов.
- Тратить время кадровых специалистов на ручное заполнение бланков.
- Закупать расходные материалы (чистые бланки трудовых книжек, вкладыши, чернила).
- Нести ответственность за сохранность и правильность заполнения бумажных носителей.
В условиях 2026 года, когда большинство процессов автоматизировано, ведение бумажных книжек для кадровиков становится все более обременительным.
Может ли работодатель принудить к отказу от бумажной ЭТК?
Категорически нет. Принуждение сотрудника к написанию заявления о переходе на ЭТК является нарушением трудового законодательства. Если работник обратится в трудовую инспекцию с жалобой на то, что его заставили отказаться от бумажной трудовой, работодателю грозят штрафы.
Что делать, если работник увольняется и требует только бумажную запись?
При увольнении сотруднику, который не перешел на ЭТК, вы обязаны:
- Внести запись об увольнении в его бумажную трудовую книжку.
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки под роспись в книге учета движения трудовых книжек.
- В установленный срок передать электронные сведения об увольнении в СФР.
Резюме
В 2026 году электронная трудовая книжка — это не выбор, а реальность, в которой живет рынок труда. Если работник не хочет вести ЭТК, он имеет в виду право сохранить бумажный документ. Работодатель не может игнорировать электронную отчетность, но обязан уважить выбор сотрудника касательно бумажного носителя, даже если это несет для компании дополнительные временные и финансовые издержки. Главный инструмент в этой ситуации — грамотное и терпеливое информирование персонала о том, что цифровизация направлена на защиту их прав и удобство, а не на ущемление их гарантий.