С 1 января 2021 года в России вступил в силу Федеральный закон № 439-ФЗ от ‚ который ввел возможность перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК). С этого момента каждый работник получил право добровольно отказаться от бумажной трудовой книжки в пользу электронного формата. В этой статье мы подробно разберём‚ что делать работодателю‚ если сотрудник подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки — от момента приёма на работу до увольнения.

Право работника на отказ: законодательная база

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ‚ работник имеет право:

• Выбрать формат ведения сведений о трудовой деятельности — бумажный или электронный;
• Подать работодателю письменное заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки;
• Перейти на электронный формат в любой момент — как при первоначальном трудоустройстве‚ так и в процессе работы.

Важно! Работодатель не вправе требовать от работника отказаться от бумажной трудовой книжки. Это исключительно добровольное решение сотрудника. Заставить его подать заявление или наказать за отказ — незаконно.

Что делать‚ если работник отказался от бумажной трудовой книжки при приёме на работу?

Если новый сотрудник приходит на работу с 1 января 2021 года и сразу подаёт заявление об отказе от бумажной трудовой книжки‚ работодатель должен действовать по следующему алгоритму:

1. Принять заявление от работника о переходе на ЭТК (образец ниже).
2. Не вносить запись о приёме на работу в бумажную трудовую книжку — её ведение прекращается.
3. Зарегистрировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде через систему Пенсионного фонда РФ (ПФР).
4. Выдать работнику на руки его бумажную трудовую книжку‚ если он её ранее имел (например‚ при переходе с другого места работы).

Важно! Если работник ранее не имел бумажной трудовой книжки (впервые устраивается на работу)‚ то никаких записей в бумажной книжке делать не нужно. Все сведения о его трудовой деятельности будут храниться исключительно в электронном виде в ПФР.

Образец заявления об отказе от бумажной трудовой книжки

Заявление пишется в свободной форме‚ но должно содержать:

• ФИО работника;
• Должность;
• Наименование организации;
• Фразу: «Прошу прекратить ведение бумажной трудовой книжки и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде через Пенсионный фонд Российской Федерации»;
• Дата и подпись.

Пример:

«Я‚ Иванов Иван Иванович‚ работник отдела продаж‚ прошу прекратить ведение бумажной трудовой книжки и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде через Пенсионный фонд Российской Федерации в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Заявление подаю добровольно.»

Подпись: _______________

Что делать‚ если работник уже имел бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник пришёл на новую работу с уже имеющейся бумажной трудовой книжкой и подал заявление об отказе от неё‚ работодатель обязан:

1. Принять заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.
2. Внести в бумажную трудовую книжку запись о переходе на электронный формат:

Формулировка записи:

«Запись о трудовой деятельности ведется в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.»

Важно! Эта запись делается после приёма на работу‚ но до внесения любых других записей (о переводе‚ повышении и т;д.).

3. Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки, под расписку в специальном журнале выдачи трудовых книжек.
4. Перестать вести бумажную трудовую книжку — все последующие записи (о переводах‚ увольнениях‚ наградах) вносятся только в ЭТК.
5. Освободиться от ответственности за хранение и ведение бумажной трудовой книжки — теперь ответственность за её хранение лежит на работнике.

Как оформить увольнение‚ если работник отказался от бумажной трудовой книжки?

При увольнении работника‚ который ранее отказался от бумажной трудовой книжки‚ работодатель должен:

• Не вносить запись об увольнении в бумажную трудовую книжку — она уже не ведётся.
• Внести запись об увольнении в электронную трудовую книжку в течение одного рабочего дня после увольнения.
• Выдать работнику на руки его бумажную трудовую книжку (если она у него есть) — вместе с выпиской из ЭТК (если он запросил её).
• Не требовать возврата бумажной трудовой книжки — она теперь принадлежит работнику.

Важно! Если работник не предоставил бумажную трудовую книжку при увольнении (например‚ потерял её)‚ то работодатель не обязан её восстанавливать. Достаточно внести запись об увольнении в ЭТК и выдать работнику выписку из ЭТК — она имеет ту же юридическую силу‚ что и бумажная книжка.

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?

Нет‚ нельзя. Согласно разъяснениям Минтруда и ПФР‚ отказ от бумажной трудовой книжки является безвозвратным. Даже если работник позже передумает‚ он не сможет вернуться к бумажному формату. Все будущие трудовые отношения будут фиксироваться только в электронном виде.

Однако‚ если работник не подавал заявление об отказе‚ то работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку в традиционном формате — даже если сотрудник работает в компании с 2021 года.

Какие документы должен предоставить работник?

Для перехода на ЭТК работник должен предоставить:

• Заявление об отказе от бумажной трудовой книжки (в письменной форме);
• Паспорт (для идентификации в системе ПФР);
• СНИЛС (для привязки к личному счёту в ПФР).

Работодатель вносит данные в систему ПФР через форму СТД-Р — электронный документ‚ который подаётся через личный кабинет работодателя на сайте ПФР или через оператора ЭДО.

Ответственность работодателя

Работодатель несёт ответственность за:

• Своевременное внесение сведений в ЭТК (в течение 1 рабочего дня после события);
• Правильное оформление заявления работника;
• Выдачу бумажной трудовой книжки на руки при отказе;
• Хранение заявления об отказе в личном деле работника (не менее 75 лет).

Штрафы за нарушения:

• За несвоевременное внесение данных в ЭТК — до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• За несоблюдение порядка выдачи трудовой книжки — до 50 000 рублей;
• За отказ от ведения ЭТК при наличии заявления, до 50 000 рублей.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли работнику иметь и бумажную‚ и электронную трудовую книжку одновременно?

Нет. Если работник подал заявление об отказе от бумажной книжки — она больше не ведётся. Допускается только один формат на одного работника.

Вопрос 2: Что делать‚ если работник не подал заявление?

Если работник не подал заявление — работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку в полном объёме‚ как и раньше.

Вопрос 3: Может ли работник отказаться от ЭТК и вернуться к бумажной?

Нет. Отказ от бумажной трудовой книжки — безвозвратный. Возврат к бумажному формату законодательно не предусмотрен.

Вопрос 4: Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Нет. После выдачи книжки работнику на руки работодатель освобождается от ответственности за её хранение и ведение. Однако заявление об отказе и копии документов нужно хранить в личном деле работника.

Отказ работника от бумажной трудовой книжки — это не просто формальность‚ а важный шаг в цифровизацию трудовых отношений. Работодатель должен чётко понимать:

• Отказ — добровольный и безвозвратный;
• Заявление — обязательный документ;
• Бумажная книжка, выдаётся на руки и больше не ведётся;
• Электронная трудовая книжка, теперь основной документ‚ который ведётся в ПФР;
• Ответственность за ошибки — серьёзная‚ вплоть до штрафов.

Соблюдение всех процедур поможет избежать конфликтов с трудовой инспекцией‚ обеспечит правовые гарантии работнику и упростит кадровый учёт в цифровую эпоху.

Рекомендация: Внедрите внутренний регламент по работе с ЭТК — обучите кадровиков‚ создайте шаблоны заявлений‚ настройте автоматическую отправку данных в ПФР. Это сэкономит время и снизит риски.

С 2026 года электронные трудовые книжки становятся нормой. Те‚ кто адаптировался раньше — получают преимущество в эффективности и юридической защищённости.