Ситуация, когда новичок приходит в отдел кадров без трудовой книжки (ТК),, не редкость. Однако важно помнить: трудовая книжка является обязательным документом при приеме на работу по трудовому договору согласно статье 65 Трудового кодекса РФ. Отсутствие этого документа создает риски как для работника, так и для работодателя. Данная статья подробно разберет, как действовать в такой ситуации, какие есть исключения и каковы последствия.

Общее правило: трудовая книжка обязательна

Согласно ст. 65 ТК РФ, при заключении трудового договора работник обязан предъявить:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• Трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу по совместительству);
• СНИЛС;
• ИНН;
• Документы воинского учета (для военнообязанных);
• Документ об образовании (если работа требует специальной подготовки).

Таким образом, отказ в приеме на работу из-за отсутствия трудовой книжки законен, если на сотрудника не распространяются исключения.

Ключевые исключения: когда можно принять без трудовой книжки

Законодательство предусматривает несколько ситуаций, когда представление трудовой книжки не требуется:

Первичное трудоустройство (работа впервые)

Если гражданин впервые в жизни устраивается на работу (не имеет ни одной записи о трудовой деятельности), с 1 января 2021 года ему не обязательна бумажная трудовая книжка. С этого работодатель оформляет ему электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ. Бумажный вариант выдается только по письменному заявлению работника.

Важно: Если человек ранее работал (даже краткосрочно) и у него есть записи в бумажной книжке, то при новом трудоустройстве он обязан ее предъявить.

Работа по совместительству

При устройстве на второе (совместительство) место работы работник не обязан представлять трудовую книжку (ч. 2 ст. 282 ТК РФ). Запись о работе по совместительству вносится в основную трудовую книжку только по заявлению самого работника.

Работа по гражданско-правовому договору (ГПД)

Договоры подряда, оказания услуг и т.д. не предполагают оформления трудовых отношений. Следовательно, требование о трудовой книжке на них не распространяется.

Временное отсутствие (утрата, испорчение)

Если работник потерял или испортил свою трудовую книжку, он может быть принят на работу на время восстановления документа. Однако он обязан в кратчайшие сроки получить дубликат. Работодатель в этом случае должен оформить запись о приеме в дубликат.

Что делать, если сотрудник пришел без трудовой книжки, но должен был ее предъявить?

Если ни одно из исключений не подходит, а сотрудник не предоставил ТК, работодатель должен действовать по следующему алгоритму:

Шаг 1: Установить причину отсутствия

Запросить у соискателя письменное объяснение (например, в виде заявления), почему он не может предъявить документ. Это важно для дальнейших действий и защиты от возможных претензий.

Шаг 2: Приостановить прием на работу

До предоставления трудовой книжки (или её дубликата) нельзя подписывать трудовой договор и давать распоряжение о приеме. Можно предложить соискателю оформить договор ГПД на период, пока он решит вопрос с ТК, но это не создаст трудовых отношений.

Шаг 3: Направить работника за дубликатом

Если ТК утеряна, работник должен обратиться в предыдущий работодатель (где была последняя запись) или в архивное учреждение за дубликатом. Если предыдущий работодатель не существует, дубликат выдает архив или орган, хранящий личное дело.

Если трудовой стаж у работника отсутствует (первое трудоустройство), а он настаивает на бумажной книжке, нужно оформить новую пустую трудовую книжку (серия, номер, выданную организацией) и сделать в ней первую запись.

Шаг 4: Оформить документы после получения ТК

После предоставления трудовой книжки (оригинала или дубликата) необходимо:

1. Внести в нее запись о приеме на работу (дата, наименование организации, подпись, печать).
2. Оформить приказ о приеме на работу (форма Т-1).
3. Подписать с работником трудовой договор.
4. Завести личное дело и внести сведения в книгу учета движения трудовых книжек.

Риски и ответственность за прием без трудовой книжки

Нарушение требования об обязательном предъявлении трудовой книжки влечет для работодателя серьезные последствия:

Особые случаи

Прием пенсионера

Для пенсионеров нет исключений. Если пенсионер устраивается на работу по трудовому договору (основное место работы), он также обязан предоставить трудовую книжку. Требование о её предъявлении распространяется и на тех, кто уже получает пенсию.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) с 2026 года

С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это значит, что:

• Все работники, впервые устраивающиеся на работу после этой даты, получают только электронную трудовую книжку.
• Работники, уже имеющие бумажную ТК, могут по заявлению перевести её в электронный формат.
• Прием на работу без какой-либо формы учета трудовой деятельности (ни бумажной, ни электронной) незаконен.

Как проверить наличие ЭТК? Запросить у работника выписку из электронной трудовой книжки (можно через портал Госуслуг или в формате PDF). В ней должна быть информация о предыдущих работодателях, если они также переводили стаж в электронный формат.

Практические рекомендации работодателю

1. Четко информируйте соискателей на собеседовании о необходимости предъявить трудовую книжку (или подтверждение наличия ЭТК).
2. Не подписывайте трудовой договор и не допускайте сотрудника к работе до оформления всех документов, включая запись в ТК.
3. Если работник утверждает, что у него ЭТК, запросите выписку или номер электронной трудовой книжки для проверки через сервисы ФНС/ПФР.
4. При утере ТК дайте работнику письменное направление (заявление) для получения дубликата и установите разумный срок (например, 5-10 рабочих дней).
5. Ведите строгий учет движения трудовых книжек в соответствующей книге учета.
6. Консультируйтесь с юристом в сложных случаях, особенно если стаж работника значительный и документы отсутствуют.

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства и разъяснений контролирующих органов (Роструд, Минтруд) по состоянию на май 2026 года; Для решения конкретных кадровых ситуаций рекомендуется получать актуальные консультации у юриста.