С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает‚ что трудовой стаж работников будет оформляться преимущественно в электронном формате. Что делать работодателю‚ если сотрудник подал заявление о ведении его трудовой книжки в электронном виде? Рассмотрим все нюансы и обязательные действия.
📌 Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ который хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Она содержит:
- Сведения о трудовой деятельности гражданина
- Записи о приеме на работу‚ переводе‚ увольнении
- Сведения о награждениях и поощрениях
- Информацию о профессиональном обучении
📝 Когда и как работник может подать заявление
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ‚ работник имеет право подать заявление о ведении его трудовой книжки в электронном виде:
- При первом устройстве на работу после 1 января 2020 года
- В любое время до 31 декабря 2025 года (включительно)
- При заключении нового трудового договора
Форма заявления
Заявление составляется в свободной форме‚ но должно содержать следующие обязательные реквизиты:
- ФИО работника
- Серия и номер паспорта или иного документа‚ удостоверяющего личность
- Подпись работника
- Дата подачи заявления
- Просьба о ведении трудовой книжки в электронном виде
🔄 Алгоритм действий работодателя после получения заявления
Шаг 1: Регистрация заявления
В течение 3 рабочих дней с момента получения заявления:
- Зарегистрируйте заявление в журнале учета
- Сделайте копию заявления (она должна храниться у работодателя)
- Ознакомьте работника с копией зарегистрированного заявления под подпись
Шаг 2: Внесение записи в ЭТК
В течение 5 рабочих дней с даты приема на работу (или изменения трудового договора) внесите соответствующую запись в электронную трудовую книжку через:
- Личный кабинет на сайте ПФР
- Специализированное программное обеспечение
- Уполномоченного представителя (если работодатель не имеет технической возможности)
Шаг 3: Уведомление работника
В течение 5 дней после внесения записи:
- Сообщите работнику об изменении формы ведения трудовой книжки
- Разъясните порядок доступа к ЭТК (через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуги)
- Ознакомьте с правами и обязанностями по работе с ЭТК
⚖️ Ответственность работодателя за нарушения
За нарушение порядка ведения электронных трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:
- Административная: штраф от 30 000 до 50 000 рублей (статья 5.27 КоАП РФ)
- Дисциплинарная: замечание‚ выговор‚ увольнение
- Материальная: возмещение ущерба‚ причиненного работнику
📊 Как работник может получить доступ к своей ЭТК
Способы доступа к электронной трудовой книжке:
- Через портал Госуслуг:
- Вход через подтвержденную учетную запись
- Раздел «Электронная трудовая книжка»
- Через сайт ПФР:
- Личный кабинет на сайте pfr.gov.ru
- Раздел «Электронная трудовая книжка»
- Через мобильное приложение:
- Приложение «Госуслуги» или «ПФР»
- Вход через биометрию или пароль
💡 Практические рекомендации для работодателей
Чтобы избежать ошибок и штрафов‚ следуйте этим советам:
- Обучите сотрудников: проведите инструктаж для HR-специалистов и бухгалтеров по работе с ЭТК
- Используйте проверенное ПО: убедитесь‚ что используемое программное обеспечение сертифицировано для работы с ЭТК
- Своевременно обновляйте данные: вносите изменения в ЭТК не позднее 5 рабочих дней с момента события
- Храните документы: сохраняйте копии всех заявлений и уведомлений не менее 5 лет
- Информируйте сотрудников: регулярно напоминайте работникам о возможности доступа к их ЭТК
❓ Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли совмещать бумажную и электронную трудовую книжку?
Ответ: Нет‚ с 1 января 2026 года ведение бумажных трудовых книжек возможно только в исключительных случаях (например‚ при отсутствии технической возможности у работодателя).
Вопрос 2: Что делать‚ если работник отказывается переходить на ЭТК?
Ответ: Работодатель не может принуждать работника к выбору формы ведения трудовой книжки. Если работник отказывается‚ трудовая книжка продолжает вестись в бумажном виде до его письменного заявления о переходе на ЭТК.
Вопрос 3: Как внести изменения‚ если работник уже подал заявление‚ но еще не устроился на работу?
Ответ: При приеме на работу в трудовом договоре укажите‚ что трудовая книжка ведется в электронном виде. Внесите запись в ЭТК в течение 5 дней после подписания трудового договора.
При получении заявления от работника:
- [ ] Зарегистрировать заявление в журнале
- [ ] Сделать копию и ознакомить работника под подпись
- [ ] Внести запись в ЭТК в течение 5 дней после приема на работу
- [ ] Уведомить работника об изменении формы ведения
- [ ] Сохранить копию заявления не менее 5 лет
При изменении трудового договора:
- [ ] Внести соответствующие изменения в ЭТК
- [ ] Уведомить работника об изменениях
🔗 Полезные ресурсы
- Официальный сайт Пенсионного фонда РФ
- Портал Госуслуг
- Приказ Минтруда России от №741н (об утверждении порядка ведения ЭТК)
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ
Дата публикации: 23 мая 2026 года
Автор: Справочно-информационный портал по трудовому законодательству