Внесение сведений о поощрениях и награждениях в трудовую книжку — важная кадровая процедура, которая официально фиксирует заслуги работника. Эти записи служат доказательством высокой оценки труда и могут учитываться при повышении в должности, назначении надбавок или при поиске новой работы. В 2026 году правила внесения таких записей регулируются Трудовым кодексом РФ и внутренними локальными актами организации.

Какие поощрения подлежат внесению?

В раздел «Сведения о награждении (поощрении)» трудовой книжки заносятся все формальные поощрения, которые были оформлены соответствующим распорядительным документом работодателя. К ним относятся:

• Награждение почетной грамотой (благодарственным письмом) с занесением в трудовую книжку.
• Присвоение почетного звания (например, «Лучший работник года»).
• Награждение знаком отличия или медалью.
• Объявление благодарности с занесением в трудовую книжку.
• Денежная премия (если ее выплата оформлена индивидуальным приказом с указанием на занесение записи).
• Иные виды поощрений, предусмотренные коллективным договором или локальными нормативными актами организации.

Важно: Поощрение должно быть оформлено приказом (распоряжением) работодателя. Без этого документа запись в трудовую книжку вноситься не должна.

Основание для внесения записи

Единственным и обязательным основанием для внесения записи является приказ (распоряжение) о поощрении; В этом документе должна быть четкая формулировка о награждении и, как правило, прямое указание на необходимость занесения сведений в трудовую книжку.

Порядок внесения записи в бумажную трудовую книжку

Запись вносится в специальный раздел «Сведения о награждении (поощрении)». Порядок заполнения строго регламентирован:

1. Графа 1: Порядковый номер записи (нумерация общая, нарастающая в течение всего периода работы в данной организации).
2. Графа 2: Дата награждения (дата издания приказа о поощрении).
3. Графа 3: Текст записи. Указывается:
   • Полное наименование организации-работодателя (и, если есть, ее сокращенное название).
   • Наименование документа (например, «Приказ № 123-к от »).
   • Суть поощрения (например, «Награжден Почетной грамотой», «Объявлена Благодарность»).
   • Если награждение связано с юбилеем или значимой датой, это можно указать.

Особенности внесения для работников-совместителей

Если работник был принят на работу по совместительству, но запись об этом в трудовую книжку не вносилась (что является нарушением), то и запись о поощрении, полученном по месту совместительства, вноситься не должна. Основанием для записи является трудовые отношения, которые официально зафиксированы в данном документе.

Правило: Сначала необходимо внести запись о приеме на работу по совместительству (на основании приказа о приеме), а затем, запись о поощрении, если оно было получено уже после официального оформления.

Внесение записи в электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2026 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) для вновь принимаемых сотрудников. Порядок внесения сведений о поощрениях в ЭТК аналогичен бумажному:

• Информация заносится в электронный раздел «Сведения о награждении (поощрении)».
• Данные берутся из того же приказа о поощрении.
• Запись становится доступной работнику через личный кабинет на портале Госуслуг или в мобильном приложении.

Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка (выданная до перехода на ЭТК), то все новые записи, включая о поощрениях, вносятся только в нее. Электронная версия ведется параллельно, но первичным документом остается бумажный (до его полной замены).

Кто и когда вносит запись?

Обязанность по внесению корректной записи лежит на работодателе (кадровом службе). Запись вносится:

• После издания приказа о поощрении.
• В течение 3 рабочих дней с даты, указанной в приказе (или с даты его подписания).
• При увольнении работника — в день выдачи трудовой книжки (если запись еще не была внесена).

Типичные ошибки и их последствия

• Нет приказа о поощрении. Запись без документа, недействительна.
• Несоответствие формулировки. Текст в книжке должен дословно (или с минимальными стилистическими изменениями) повторять формулировку из приказа.
• Внесение в неположенный раздел. Запись только в разделе «Сведения о награждении (поощрении)», а не в основном разделе «Трудовая деятельность».
• Для совместителя — внесение без записи о работе. Это создает правовую неопределенность.

Некорректная запись может быть оспорена работником, а при проверках — признана недействительной, что лишает награждение юридической силы.

Внесение записи о поощрении в трудовую книжку — формальная, но ответственная процедура. Ключевые правила на 2026 год:

1. Есть приказ — есть запись. Без приказа, никаких записей.
2. Точность формулировок — текст в книжке должен соответствовать тексту приказа.
3. Правильный раздел — только «Сведения о награждении (поощрении)».
4. Учет формата — для бумажной книжки рукописная запись, для электронной, внесение в ЭТК.
5. Приоритет трудовых отношений — запись о поощрении вносится только при наличии записи о работе в данной организации (актуально для совместителей).

Соблюдение этих правил обеспечит юридическую чистоту кадрового документа и закрепит заслуги сотрудника в соответствии с законом.