Для многих работников остается непонятным, что делать с бумажной трудовой книжкой, нужно ли ее нести работодателю и как проверить свой стаж. В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий для сотрудника в новых реалиях.
Что изменилось с 1 января 2026 года?
Завершение переходного периода означает, что формирование сведений о трудовой деятельности ведется только в электронном виде. Бумажные трудовые книжки, которые велись до 2020 года, сохраняют свою юридическую силу как подтверждение стажа, накопленного до момента перехода на «цифру», но новые записи в них уже не вносятся (за исключением случаев восстановления утерянных данных или исправления ошибок по старым периодам).
Важно понимать: если вы не подавали работодателю заявление о выборе формы ведения трудовой книжки ранее, по умолчанию ваша трудовая деятельность теперь ведется только в электронном виде.
Пошаговая инструкция: что делать работнику прямо сейчас?
Чтобы обезопасить свой будущий пенсионный стаж и избежать проблем при смене работы, выполните следующие действия:
- Проверьте актуальность данных.
Это самый важный шаг. Зайдите на портал «Госуслуги» или в личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР, бывший ПФР). Закажите выписку из электронной трудовой книжки. Внимательно сверьте все места работы, даты приема и увольнения, а также основания (приказы). Ошибки в базах данных случаются, и исправлять их нужно пока вы работаете или сразу после увольнения.
- Разберитесь с бумажным документом.
Если у вас на руках есть бумажная трудовая книжка, не выбрасывайте ее и не отдавайте работодателю на хранение (если он требует ее для подшивки в личное дело — это нарушение, оригинал должен быть у вас). Она нужна вам для подтверждения стажа, заработанного до 2020 года. Храните ее в безопасном месте.
- Действия при трудоустройстве.
При устройстве на новую работу в 2026 году вам больше не нужно писать заявление о переходе на ЭТК. Работодатель обязан передавать сведения о вашей деятельности в СФР в электронном виде. От вас потребуется лишь предоставить данные о предыдущем месте работы (если это первое место у данного работодателя), чтобы он мог увидеть ваш цифровой стаж.
- Если вы впервые устраиваетесь на работу.
Для молодых специалистов, начинающих карьеру в 2026 году, бумажные трудовые книжки вообще не заводятся. Весь ваш стаж будет вестись только в электронном реестре застрахованных лиц.
Частые вопросы и проблемные ситуации
Что делать, если в электронной книжке нет записей?
Если вы обнаружили пробелы в стаже, необходимо обратится к работодателю, который должен был передать эти данные. Если организация ликвидирована или отказывается сотрудничать, придется собирать архивные справки и приказы, чтобы восстановить стаж через Социальный фонд России.
Нужно ли оцифровывать бумажную книжку самостоятельно?
Нет. Процесс оцифровки данных, содержащихся в бумажных трудовых книжках за периоды до 2020 года, проводили работодатели. Если данные не попали в базу, это повод для обращения в СФР с оригиналом документа для внесения сведений на основании архивных данных.
Можно ли получить бумажную копию?
Да. Вы в любой момент можете запросить у текущего или бывшего работодателя (в течение месяца после увольнения) заверенную выписку из электронной трудовой книжки. Также она всегда доступна в личном кабинете на «Госуслугах» в формате PDF с цифровой подписью, что приравнивается к бумажному документу.
Почему это важно для пенсии?
Электронный формат минимизирует риск потери стажа из-за утери бумажной книжки, пожара, ошибки бухгалтера или ликвидации предприятия-работодателя. Данные в реестре застрахованных лиц защищены и сохраняются бессрочно. Однако контроль за их корректностью теперь частично ложится на самого гражданина.
- Контролируйте: проверяйте данные минимум раз в год.
- Храните: берегите бумажную трудовую как исторический документ о стаже до 2020 года.
- Действуйте: при обнаружении ошибок обращайтесь в СФР немедленно.
Переход на электронные трудовые книжки завершен, и 2026 год диктует новые правила: прозрачность, цифровизация и личная ответственность работника за проверку своего стажа.