Трудовая книжка — ключевой документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника. В большинстве случаев она уходит с сотрудником в день увольнения. Однако на практике кадровым службам часто приходится сталкиваться с ситуацией‚ когда документ остается в организации. Как правильно действовать в таких случаях? Куда и как его хранить? Когда можно считать книжку невостребованной и сдавать в архив? Разберем по порядку.

Причины‚ по которым трудовая книжка остается у работодателя

Трудовая книжка может стать «невостребованной» по разным причинам‚ но результат один: сотрудник уволен‚ а его документ — в отделе кадров.

• Смерть работника. Наиболее частая и печальная причина. Родственники зачастую не заинтересованы в получении документа‚ и он остается на хранении у работодателя.
• Безответственность или уход «в небытие». Сотрудник прекратил выходить на работу‚ не объявив об увольнении‚ и его местонахождение неизвестно. Трудовая книжка‚ оставленная при личном деле‚ никого не волнует.
• Отказ от получения. Работник был уволен‚ но в день увольнения не явился за книжкой или отказался её получить.
• Экзотические случаи. Например‚ сотрудник уволен‚ но его адрес для пересылки неизвестен или неверен‚ а сам он не связывается с организацией.

Юридическая основа: что говорят правила?

Основной документ‚ регулирующий этот вопрос — Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках». В нем содержатся ключевые пункты:

1. Пункт 36. Если в день увольнения выдать книжку невозможно из-за отсутствия работника или его отказа‚ работодатель обязан направить работнику уведомление с требованием явиться за документом или дать согласие на отправку по почте. Пересылка возможна только с письменного согласия работника. С момента отправки уведомления работодатель снимается с ответственности за задержку выдачи.
2. Пункт 37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения записи об увольнении выдается одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению родственника.

Три шага к признанию трудовой книжки «невостребованной»

Только после выполнения всех трех условий документ можно считать невостребованным и передавать на архивное хранение.

Увольнение работника

Трудовая книжка должна быть оформлена: в нее внесена запись об увольнении (с указанием даты и основания) и подписана уволенным работником (или сделана отметка об отказе от подписи). Если работник отсутствует‚ запись вносится на основании приказа (распоряжения) об увольнении.

Уведомление (работника или его родственников)

Необходимо зафиксировать попытку вернуть документ:

• Если работник жив, направляется заказное письмо с уведомлением о вручении (или иное‚ подтверждающее получение‚ вручение под расписку) с предложением забрать книжку или дать согласие на пересылку.
• Если работник умер — направляется аналогичное уведомление ближайшим родственникам (супругу‚ детям‚ родителям)‚ чьи данные известны‚ с предложением получить документ.

Отсутствие реакции в установленный срок

После того как уведомление получено адресатом (подтверждено уведомлением о вручении)‚ необходимо ждать разумный срок (обычно 30 календарных дней) для реакции. Если за этот период ни работник‚ ни его родственники не явились и не запросили книжку‚ она может быть признана невостребованной.

Что делать дальше: хранение и передача в архив

После выполнения всех условий:

1. Не выбрасывать! Трудовая книжка‚ даже невостребованная‚ является документом строгой отчетности и подлежит длительному хранению;
2. Сформировать дело. Рекомендуется создать отдельное дело (или папку) «Невостребованные трудовые книжки». В него включать:
   • Саму трудовую книжку.
   • Копию приказа (распоряжения) об увольнении.
   • Копию направленного уведомления с почтовой квитанцией и уведомлением о вручении.
   • Служебную записку или акт о признании документов невостребованными (с указанием даты‚ по истечении которой реакция не последовала).
3. Передать в архив. После оформления дело с невостребованной книжкой передается в архив организации. Срок хранения таких документов — 75 лет (как и все документы по личному составу‚ связанные с увольнением).
4. Отметки в самой книжке. Не делайте! В трудовую книжку нельзя вносить какие-либо записи о том‚ что она невостребована или находится в архиве. Она должна храниться в том виде‚ в котором была оставлена (с записью об увольнении).

Возврат невостребованной книжки владельцу или наследнику

Даже после передачи в архив работник или его наследники вправе в любой момент потребовать возврата трудовой книжки. Архив (или уполномоченное лицо организации) обязан:

• Проверить заявителя: установить личность и родственные связи (для наследников — наличие свидетельства о праве на наследство).
• Выдать книжку под расписку о получении. Расписка хранится в деле вместо изъятой книжки.
• Оформить акт о выдаче документа.

Краткий алгоритм действий для кадровика

1. Увольнение. Оформите приказ‚ внесите запись в трудовую книжку. Если работник отсутствует, сделайте отметку об отказе от подписи.
2. Уведомление. Направьте работнику (или родственникам) заказное письмо с предложением забрать книжку или дать согласие на пересылку. Сохраните почтовые документы.
3. Ожидание. Ждите реакции в течение 30 дней после получения уведомления адресатом.
4. Признание невостребованной. Если реакции нет‚ оформите служебную записку/акт о признании документа невостребованным.
5. Архивация. Сформируйте дело (книжка + приказ + копия уведомления + акт) и передайте в архив на хранение сроком на 75 лет.
6. Возврат. При заявлении владельца/наследника выдайте книжку под расписку и оформите акт о выдаче.

Важно!

Все действия должны быть документально подтверждены. Отсутствие четкого регламента и подтверждающих документов может привести к административной ответственности за нарушение правил хранения документов.

Соблюдение этой процедуры защитит организацию от рисков и гарантирует‚ что важный документ не будет утерян‚ а при необходимости — всегда будет возвращен законному владельцу.