Смерть сотрудника — это всегда трагедия, которая помимо прочего накладывает на работодателя ряд юридических и кадровых обязательств․ Одним из самых частых вопросов, с которыми сталкиваются отделы кадров, является вопрос о том, что делать с трудовой книжкой умершего работника․ В этой статье мы подробно разберем все шаги: от оформления увольнения до выдачи документа родственникам, а также рассмотрим нюансы, связанные с электронными трудовыми книжками (ЭТК)․
Шаг 1: Порядок увольнения в связи со смертью
Прежде чем решать судьбу трудовой книжки, необходимо правильно оформить прекращение трудовых отношений․ Согласно действующему законодательству, увольнение в связи со смертью работника имеет свои особенности:
- Основание для увольнения: свидетельство о смерти из ЗАГСа․ До предоставления этого документа работодатель не имеет права издавать приказ об увольнении․
- Дата увольнения: датой расторжения трудового договора считается дата смерти работника, указанная в свидетельстве, а не дата издания приказа или дата получения работодателем информации о случившемся․
- Запись в трудовой книжке: в бумажную трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора в связи со смертью работника по пункту 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ․
Важное замечание: ни в коем случае не вменяйте умершему сотруднику прогул и не оформляйте увольнение задними числами․ Даже если работодатель узнал о смерти спустя время, все акты об отсутствии на рабочем месте должны оформляться в строгом соответствии с истиной, а увольнение производится именно датой смерти․
Шаг 2: Кому выдается трудовая книжка умершего?
После внесения соответствующей записи в трудовую книжку, документ подлежит выдаче․ Согласно пункту 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225), трудовая книжка умершего работника может быть выдана двумя способами:
- Выдача на руки родственнику: трудовая книжка выдается под расписку члену семьи работника, который предъявил свидетельство о смерти․ Также родственник должен предъявить документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении и т․д․), и свой паспорт․
- Отправка по почте: документ может быть выслан по почте ценным письмом с описью вложения по письменному заявлению одного из родственников․
Стоит отметить, что закон не требует обязательного совместного проживания родственника с умершим для получения его трудовой книжки․ Если, например, брат сотрудника, который занимался похоронами и предоставил документы о родстве, обращается за документом, работодатель не вправе ему отказать․
Шаг 3: Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек?
При выдаче трудовой книжки родственникам необходимо правильно внести записи в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (согласно п․ 43 Правил):
- В графе, где обычно ставится подпись работника при получении трудовой книжки, расписывается родственник, получающий документ․
- Если трудовая книжка высылается по почте, в этой графе делается отметка о дате отправки и реквизитах почтового отправления (например, квитанции об отправке ценного письма);
Шаг 4: Что делать, если за трудовой книжкой никто не пришел?
Если родственники не обратились за документом, работодатель не должен искать их самостоятельно․ Невостребованная трудовая книжка должна храниться в кадровой службе предприятия до момента ее затребования․ В соответствии с законодательством, невостребованные трудовые книжки хранятся у работодателя в течение 50 лет․ Специальных штрафов за хранение таких документов не предусмотрено, однако за отсутствие учета или уничтожение документа ответственность наступает․
Особенности с электронными трудовыми книжками (ЭТК)
В 2026 году актуальным остается вопрос с электронными трудовыми книжками․ Если работник при жизни подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель должен был выдать ему бумажную трудовую книжку на руки․ В таком случае после смерти сотрудника у работодателя бумажной трудовой книжки нет, и вопрос о ее выдаче родственникам отпадает сам собой․
Если же у работника велась бумажная трудовая книжка, но данные также подавались в электронном виде (ЕФС-1), работодателю необходимо корректно отчитаться перед Социальным фондом, избежав штрафов за несвоевременную подачу уведомления о прекращении трудового договора․
Краткий чек-лист для кадровика
Чтобы не совершить ошибок при оформлении документов после смерти сотрудника, придерживайтесь следующего алгоритма:
- Получить от родственников свидетельство о смерти․
- Издать приказ об увольнении датой смерти работника․
- Внести запись об увольнении в бумажную трудовую книжку (если она ведется)․
- Подать уведомление в ЕФС-1 в установленный срок․
- Выдать трудовую книжку родственнику под расписку (при предъявлении свидетельства о смерти и документа о родстве) ИЛИ отправить ее по почте по письменному заявлению родственника․
- Сделать соответствующую отметку в книге учета движения трудовых книжек․
Соблюдение этих простых правил поможет работодателю грамотно оформить кадровые документы в тяжелой для всех ситуации и избежать претензий со стороны проверяющих органов и родственников умершего․