Вопрос: Что делать с трудовыми книжками, которые не востребованы работником или его наследниками, при ликвидации организации?
Ответ на этот вопрос регулируется рядом нормативных актов РФ, а также внутренними регламентами предприятий. Ниже – подробный разбор правовых оснований, причин появления невостребованных книжек, порядка их передачи в архив и сроков хранения.
Причины появления невостребованных трудовых книжек
- Смерть работника. Чаще всего книжка остаётся у работодателя, когда умерший сотрудник не оставил наследникам желания или возможности получить документ.
- Увольнение без выдачи книжки. В редких случаях работник может уехать в другой регион, а организация не успела оформить выдачу.
- Переход на электронный формат. При переводе части персонала на электронные трудовые книжки (ЭТК) бумажные экземпляры могут остаться «запасными».
- Административные ошибки. Неправильное оформление личных дел, забытые книжки в отделе кадров.
Правовая база, определяющая срок хранения
Согласно пункту 342 Перечня типовых управленческих документов (утверждённого приказом Министерства культуры РФ) и статье 664 того же перечня, сроки хранения трудовых книжек зависят от даты завершения их делопроизводства:
- Если книжка завершена после 1 января 2003 г. – срок хранения 50 лет.
- Если книжка завершена до 1 января 2003 г. – срок хранения 75 лет.
Эти сроки фиксируются в Федеральном законе № 125‑ФЗ от г. «Об архивном деле в Российской Федерации».
Порядок передачи невостребованных трудовых книжек в архив
Подготовительный этап
- Составление описи (форма 2‑Л «Документы по личному составу – невостребованные трудовые книжки»).
- Проверка наличия дубликатов и сопроводительных документов (приказы о приёме/увольнении, справки о смерти).
- Маркировка каждой книжки: фамилия, имя, отчество, дата рождения, дата завершения делопроизводства.
Передача в архив
Документы передаются в внутренний архив организации (если он есть) либо в ведомственный/региональный архив. Приём осуществляется по акту приёма‑передачи, подписанному уполномоченными лицами.
Организация хранения
- Трудовые книжки размещаются по алфавиту фамилий в специальных каталожных разделителях.
- Каждая книжка считается самостоятельной единицей хранения и хранится в отдельном конверте или папке.
- Для облегчения поиска в архиве создаётся каталог (электронный или бумажный) с указанием номеров полок и ящиков.
Что происходит после истечения срока хранения?
По прошествии установленного срока (50 или 75 лет) архив имеет право:
- Перевести документы в постоянный архив (если они имеют историческую ценность).
- Уничтожить их в соответствии с положением о уничтожении архивных документов (при условии отсутствия требований к сохранению).
Уничтожение должно быть документально оформлено актом, подписанным руководителем архива и представителем организации‑владельца.
Практические рекомендации для работодателей
- Вести учёт всех трудовых книжек, включая статус «выдана», «не выдана», «невостребована».
- При ликвидации компании заранее сформировать план передачи всех личных дел, включая невостребованные книжки.
- Своевременно информировать наследников о наличии трудовой книжки (при наличии сведений о смерти работника).
- Соблюдать строгие сроки хранения – 50/75 лет – и вести контрольный журнал сроков.
- При отсутствии собственного архива заключать договор с региональным архивом, уточняя порядок доступа к документам.
Невостревованные трудовые книжки – это документы, которые по закону обязаны храниться в течение длительного периода (от 50 до 75 лет). Их передача в архив является обязательным этапом при ликвидации организации и в случае, когда книжка остаётся у работодателя по другим причинам.
Соблюдение нормативных сроков, правильная организация архивного хранения и своевременное оформление актов передачи позволяют избежать правовых рисков и обеспечить сохранность важной части трудовой истории работников.
Полезные ссылки
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Перечень типовых управленческих документов, утверждённый приказом Минкультуры России (п. 342, ст. 664).
- Методические рекомендации по учёту и хранению трудовых книжек в архивах (консультантПлюс).
При правильном подходе к архивированию невостребованных трудовых книжек организация сохраняет свою репутацию, соблюдает закон и гарантирует возможность доступа к документам в случае необходимости.