Вопрос о том, фиксируются ли сведения о трудовом договоре в трудовой книжке, остаётся актуальным как для работников, так и для кадровых специалистов. Ниже подробно рассмотрим, какие данные действительно вносятся в трудовую книжку (бумажную и электронную), как это связано с заключением трудового договора и какие исключения существуют.
Что такое трудовой договор и трудовая книжка
Трудовой договор
Трудовой договор – это письменное соглашение между работником и работодателем, регулирующее условия трудовой деятельности (должность, оклад, режим работы, отпуск и т.д.). Согласно ст. 56 ТК РФ, договор заключается в письменной форме и является основанием для возникновения трудовых отношений.
Трудовая книжка
Трудовая книжка – документ, подтверждающий стаж и непрерывность трудовой деятельности работника. В неё вносятся записи о приёме на работу, переводах, увольнениях, поощрениях и взысканиях; С 2021 года в России действует двойная система: бумажная трудовая книжка сохраняется для тех, кто её уже имеет, а одновременно ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК) в рамках системы ПФР.
Какие сведения о трудовом договоре попадают в трудовую книжку
Согласно законодательству, в трудовую книжку вносятся только факты трудовой деятельности, а не сам текст договора. Конкретно это:
- Дата приёма на работу (указание должности, структурного подразделения).
- Изменения условий труда (перевод на другую должность, изменение оклада, режим работы).
- Дата и основание увольнения (ссылка на статью ТК РФ).
- Сведения о поощрениях и дисциплинарных взысканиях.
- Информация о наградах, званиях, повышении квалификации (при наличии соответствующих записей).
Сам текст трудового договора (его пункты о испытательном сроке, условиях оплаты, графике работы и т.п.) не записывается в трудовую книжку. Договор остаётся отдельным документом, хранящимся у работодателя (и, при необходимости, у работника).
Электронная трудовая книжка и трудовой договор
С введением ЭТК порядок отражения информации изменился, но суть осталась прежней:
- Работодатель ежемесячно передаёт в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности).
- В этих сведениях указываются:
- дата приёма/увольнения;
- должность, профессия, специальность;
- основание приёма/увольнения (ссылка на статью ТК РФ или иное основание);
- изменения условий труда (перевод, изменение размера выплаты).
- Эти данные формируют электронную трудовую книжку, доступную работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги» или сайт ПФР.
Таким образом, в ЭТК, как и в бумажной книжке, отражаются только факты трудовой деятельности, а не содержание трудового договора.
Когда информация о трудовом договоре может косвенно появиться в книжке
Хотя сам договор не записывается, некоторые его аспекты могут повлиять на записи:
- Испытательный срок. Если работник проходит испытание, запись о приёме делается в обычном порядке; факт прохождения испытания не отражается отдельно.
- Изменение условий труда. Любое изменение, предусмотренное договором (перевод, изменение оклада, режим работы), фиксируется как отдельная запись о переводе или изменении условий.
- Прекращение договора. При увольнении по инициативе любой стороны в трудовую книжку вносится запись об увольнении с указанием соответствующей статьи ТК РФ (например, п. 1 ч. 1 ст. 77 – по соглашению сторон, п. 2 – по инициативе работника и т.д.).
Таким образом, трудовой договор влияет на какие именно записи будут сделаны, но его текст сам по себе не попадает в книжку.
Исключения и особенности
Первый трудовой договор
Согласно ст. 65 ТК РФ, при поступлении на работу впервые работник предъявляет работодателю трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности. Если книжки нет, работодатель обязан завести её и внести первую запись о приёме на работу.
Договоры ГПХ (гражданско‑правовые)
По договорам гражданско‑правового характера (подряд, авторский заказ и т.п.) трудовые отношения не возникают, поэтому в трудовую книжку никаких записей не вносится. Информация о таких договорах отражается в отчёте ЕФС‑1, но не в ТК.
Совместительство
При внутреннем совместительстве (работа у того же работодателя по другой должности) запись о приёме делается в основном месте работы; по совместительству запись в трудовую книжку не вносится, если работа не является основной.
Практические рекомендации для работников и кадровых служб
Для работников:
- Храните трудовой договор отдельно от трудовой книжки; он понадобится при спорах, подтверждении условий работы, расчёте отпускных и т.д.
- Проверяйте, чтобы в трудовой книжке (бумажной или электронной) были правильно внесены даты приёма, переводов и увольнения – эти данные влияют на расчёт стажа и пенсионных прав.
- При переходе на новую работу убедитесь, что предыдущий работник внес запись об увольнении; иначе могут возникнуть сложности при оформлении нового места.
Для кадровых служб:
- После заключения трудового договора сразу формируйте приказ о приёме на работу и вносите запись в трудовую книжку (бумажную или направляйте данные в ПФР для ЭТК).
- При любых изменениях условий труда (перевод, изменение оклада, режим работы) оформляйте соответствующий приказ и вносите запись не позднее пяти рабочих дней с даты изменения.
- При увольнении оформляйте приказ и запись в трудовую книжку в день выдачи трудовой книжки (или в день последнего рабочего дня при электронном формате).
- Ведите внутренний журнал или электронную систему, где фиксируете номер и дату трудового договора, чтобы обеспечить возможность быстрого предоставления документа по запросу работника или контролирующих органов.
Трудовой договор не отражается напрямую в трудовой книжке (бумажной или электронной). В книжке фиксируются только факты трудовой деятельности: приём, переводы, увольнения, поощрения и взыскания. Содержание договора (условия оплаты, график работы, испытательный срок и т.п.) остаётся отдельным документом, который следует хранить у работодателя и, при необходимости, предоставлять работнику.
Понимание этой distinction помогает избежать недоразумений при оформлении кадровых документов, правильно рассчитывать стаж и пенсионные права, а также эффективно защищать свои права в случае трудовых споров.