Дата публикации: 23 мая 2026 г., 12:36:22 ()

---

В Приказе Минтруда РФ от № 320н указано лишь общее требование к копиям документов, подтверждающих стаж работы. В тексте приказа нет прямого упоминания о копии трудовой книжки, а значит, порядок её заверения определяется внутренними нормативными актами организации и практикой кадровых специалистов.

Ключевые моменты:

• Законодательство не регламентирует точный способ проставления отметки о заверении.
• Организация сама выбирает форму и содержание заверения, но должна соблюдать общие требования к документам.

Зачем нужна заверенная копия?

Заверенная копия

• подтверждает подлинность информации;

• используется при подаче в другие организации (банки, инспекции, учебные заведения);

• облегчает процесс проверки стажа и места работы.

Пошаговый алгоритм заверения копии трудовой книжки

1. Подача заявления. Сотрудник направляет запрос в отдел кадров (или напрямую руководителю, если кадрового отдела нет).
2. Изготовление копий. Кадровый специалист копирует все заполненные страницы трудовой книжки.
3. Оформление заверения. На копии проставляется подпись, печать (или штамп) организации и надпись «Копия верна».
4. Указание места хранения оригинала. В заверении указывается, где находится оригинальный документ (например: «Подлинник находится в деле № 12345 в организации «XYZ» за 2020‑2025 гг.»).
5. Контроль корректности. Проверяются все реквизиты: подпись, дата, количество листов, номер дела, название организации.

Как оформить заверение в прошитом виде?

Если копия

• прошита, то на обороте в месте прошивания пишутся:

• «Копия верна»;
• указывается количество листов документа;
• указывается дата заверения;
• ставятся подпись и печать руководителя организации;
• при необходимости – штамп «Верно» или надпись «Копия верна».

Что делать, если пропущены реквизиты?

Если хотя бы один из перечисленных элементов отсутствует, копия может быть признана недействительной. Поэтому перед выдачей рекомендуется:

1. Проверять наличие подписи;
2. Убедиться в наличии даты;
3. Контролировать указание места хранения оригинала;
4. Убедиться в наличии печати/штампа.

Примеры оформления заверения

Ниже приведены типичные варианты надписей, используемых в практике:

Копия верна
Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № 12345 за 2020‑2025 год.
Дата заверения: г.
Подпись: ________________________
Печать организации

В случае прошитой копии на обороте может быть:

• «Копия верна»;
• «Кол‑во листов: 12»;
• «Дата: »;
• «Подпись руководителя»;
• «Штамп: Верно»;
• «Наименование организации»;

Электронная трудовая книжка: как получить копию через Госуслуги

С 2023 г. в России действует система электронного документооборота. Чтобы получить электронную копию трудовой книжки через Госуслуги:

1. Войдите в личный кабинет на сайте Госуслуги.
2. Выберите раздел «Трудовые книжки».
3. Запросите «Выписку» или «Копию» вашей трудовой книжки.
4. Подтвердите запрос через SMS‑код.
5. Скачайте готовый документ в формате PDF.

Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, если он подписан уполномоченным лицом организации.

Где и у кого можно правильно заверить копию?

Обычно заверение производится в самой организации, где сотрудник работает. Кадровые специалисты знакомы с требованиями и могут быстро оформить документ. Кроме того, копию можно заверить в:

• Других компаниях‑партнёрах, если они имеют соответствующую лицензию на документооборот;
• Нотариальных конторах (при необходимости дополнительного подтверждения).

Важно помнить, что только подпись руководителя или уполномоченного лица и печать организации делают копию юридически значимой;

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли заверить копию вручную? – Да, но подпись должна быть поставлена уполномоченным представителем организации.
• Сколько времени действует заверенная копия? – Обычно нет ограничения по сроку, однако некоторые организации требуют обновление каждые 3‑5 лет.
• Нужен ли штамп? – Не обязательно, но наличие печати усиливает юридическую силу документа.
• Можно ли использовать электронную подпись? – Да, если в организации допускается использование ЭП для заверения документов.

Заверение копии трудовой книжки – это формальная процедура, требующая соблюдения ряда формальных требований: подпись, дата, указание места хранения оригинала, печать/штамп; Правильное оформление гарантирует, что копия будет принята в банках, в отделениях соцзащиты, при поступлении в учебные заведения и в других организациях.

Следуя описанному выше алгоритму, вы сможете без лишней бюрократии получить копию, подтверждённую работодателем, и использовать её в любой официальной ситуации.

---

Автор статьи: кадровый консультант, специалист по документам труда.