Дата публикации: 23 мая 2026 г., 05:57:36 (ММ/ДД/ГГГГ ЧЧ:ММ:СС)
С 1 сентября 2021 года вступил в силу Приказ Минтруда России № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Этот документ определяет новый стандарт оформления и ведения трудовых книжек, который действует до 1 сентября 2027 года.
- Работодатель самостоятельно разрабатывает форму трудовой книжки и журнала учёта её перемещения.
- Новый бланк утверждён приказом от .
- С 1 января 2026 года завершается переходный период к электронным трудовым книжкам.
- С 2023 года бумажные книжки оформляются только по новым бланкам.
Ключевые даты
- – публикация приказа Минтруда № 320н.
- – вступление в силу новых требований.
- – окончание переходного периода к электронным формам.
- – обязательное применение новых бумажных бланков для всех новых сотрудников.
Как правильно оформить новый бланк?
Новый бланк трудовой книжки отличается от предыдущего своей структурой и обязательными полями. Ниже перечислены основные разделы, которые должны быть заполнены при приёме на работу:
- Персональные данные работника. ФИО, дата рождения, паспортные данные.
- Сведения о месте работы. Наименование организации, подразделение, должность.
- Сведения о трудовом стаже. Дата начала работы, периоды предыдущей занятости.
- Записи о выполненной работе. Описание обязанностей, даты начала и окончания каждой работы.
- Сведения о переводе и увольнении. Дата перевода, основание увольнения, дата последнего рабочего дня.
Примеры заполнения
Для наглядности приведём примеры заполнения типовых строк:
- «Должность: Инженер-конструктор»
- «Дата начала работы:
- «Основание увольнения: Соглашение сторон (по статье 81 ТК РФ)»
Порядок хранения и передачи книжек
По новым правилам:
- Трудовую книжку хранят в кадровом отделе организации в течение всего срока действия трудового договора.
- При переводе сотрудника в другое подразделение или в другую организацию книжка передаётся в течение 30 календарных дней.
- Электронные версии могут храниться в HR‑системе с ограниченным доступом только для уполномоченных кадровых специалистов.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли обменивать старые книжки у существующих работников?
Нет, переход на новый бланк осуществляется только при:
- Приёме новых сотрудников после .
- Замене книжки по требованию работника (утрата, повреждение и т.п.).
- В случае выявления ошибок в старой книжке – исправление вносятся в текущий документ, а не заменяется полностью.
Что делать с неизрасходованными бланками старого образца?
Неиспользованные бланки старого образца можно:
- Хранить в архиве до полного их израсходования.
- Уничтожить после истечения срока годности (не позднее 5 лет с даты изготовления).
- Передать в государственный архив в случае проведения аттестации документооборота;
Как оформить переход к электронным трудовым книжкам?
Переходный период завершается . После этой даты:
- Все новые записи вносятся в электронный формат.
- Старые бумажные книжки могут быть переведены в электронный вид по согласованию с сотрудником.
- Организации обязаны обеспечить резервное копирование данных и защиту от несанкционированного доступа.
Что должен знать работодатель о новых требованиях?
Для полного соответствия новому стандарту необходимо:
- Обновить внутренние регламенты по ведению кадровых документов.
- Обучить HR‑персонал работе с новыми бланками и электронными системами.
- Обеспечить своевременное обновление данных в электронных трудовых книжках.
- Контролировать соблюдение сроков передачи и хранения книжек.
- Вести журнал учёта перемещения книжек в соответствии с Приказом № 320н.
Новый стандарт трудовых книжек – это не только формальное обновление, но и шаг к более прозрачному и эффективному управлению персональным составом. Соблюдение требований Приказа Минтруда № 320н с и до гарантирует:
- Единообразие оформления документации.
- Упрощение процесса аудита и проверок.
- Повышение доверия сотрудников к оформлению их трудовых отношений.
Соблюдая указанные правила, работодатель минимизирует риск ошибок, ускорит обработку кадровых вопросов и подготовит свою организацию к полному переходу на электронные формы к 2026 году.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по новому стандарту трудовых книжек, оставляйте комментарии ниже или обращайтесь к нашему HR‑консультанту.