Дата публикации: 23 мая 2026 года

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), а с 2025 года при первом трудоустройстве оформляется только электронный вариант документа․ Это означает:

• Новые сотрудники: с 2025 года получают только электронную трудовую книжку
• Сотрудники с опытом: могут выбрать между бумажной и электронной формой (по уведомлению работодателя)
• Работодатели: обязаны вести учёт в электронном формате, но могут продолжать дублировать записи в бумажные книги до 2027 года

Кто и как должен оформлять трудовую книжку в 2026 году

Для новых сотрудников (без трудового стажа до 2020 года)

При первом трудоустройстве в 2026 году:

1. Работодатель оформляет электронную трудовую книжку в системе ПФР
2. Бумажная трудовая книжка не заводится
3. В трудовом договоре указывается, что сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде
4. Сотрудник получает доступ к своей электронной трудовой книжке через:
• Личный кабинет на сайте ПФР
• Портал Госуслуги
• МФЦ

Для сотрудников с опытом работы до 2020 года

Такие сотрудники могут выбрать:

• Продолжить ведение бумажной трудовой книжки (по ст․ 66 ТК РФ)
• Перейти на электронную трудовую книжку (по ст․ 66․1 ТК РФ)

Работодатель должен:

1. Направить сотруднику уведомление о возможности выбора формы ведения трудовой книжки
2. Получить письменное согласие сотрудника на выбор формы
3. Внести соответствующую запись в трудовую книжку при переходе на электронную форму

Для студентов и специалистов без опыта работы

Если сотрудник впервые устраивается на работу и не имеет трудового стажа до 2020 года:

• Бумажная трудовая книжка не оформляется
• Все записи ведутся только в электронном виде
• При приёме на работу необходимо запросить:
• Паспорт
• СНИЛС
• ИНН
• Документы об образовании (при наличии)

Как правильно сделать запись при переходе на электронную трудовую книжку

Если сотрудник выбирает электронную форму, в его бумажной трудовой книжке делается следующая запись:

Эта запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии)․

Как работодателю оформить электронную трудовую книжку

Шаг 1: Подготовка документов

При приёме на работу нового сотрудника необходимо:

1. Заключить трудовой договор
2. Издать приказ о приёме на работу
3. Зарегистрировать сотрудника в системе ПФР для ведения электронной трудовой книжки

Шаг 2: Внесение сведений в ЭТК

Работодатель должен:

• Внести информацию о приёме на работу в систему ПФР в течение 5 рабочих дней
• Указать должность, дату приёма, условия труда
• Подтвердить внесённые данные электронной подписью

Шаг 3: Информирование сотрудника

Сотрудник должен быть проинформирован:

• О возможности получения выписки из электронной трудовой книжки
• О способах доступа к своей ЭТК (через Госуслуги, ПФР, МФЦ)
• О своих правах и обязанностях при ведении электронной трудовой книжки

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Сотрудник может получить выписку из ЭТК следующими способами:

1. Через портал Госуслуги:
   • Авторизоваться на сайте gosuslugi․ru
   • Перейти в раздел «Услуги» → «Пенсионный фонд» → «Получение сведений о трудовой деятельности»
2. Через личный кабинет на сайте ПФР:
   • Зарегистрироваться на сайте pfr․gov․ru
   • Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка»
3. Через МФЦ:
   • Обратиться в ближайший многофункциональный центр
   • Предъявить паспорт и СНИЛС
4. Через работодателя:
   • Запросить выписку у работодателя
   • Работодатель обязан предоставить её в течение 3 рабочих дней

Что делать, если требуют бумажную трудовую книжку

В 2026 году ситуация, когда требуют бумажную трудовую книжку, может возникнуть только в следующих случаях:

• Сотрудник работает по совместительству (основное место работы ведёт бумажную книгу)
• Сотрудник выбрал ведение бумажной трудовой книжки (при наличии стажа до 2020 года)
• Работодатель не выполнил требования по ведению электронной трудовой книжки

Что делать в этом случае:

1. Направить работодателю письменное требование о предоставлении информации о трудовой деятельности
2. Обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру, если работодатель не предоставляет информацию
3. Получить выписку из электронной трудовой книжки через Госуслуги или ПФР

Ответственность работодателя за неправильное оформление

За нарушение правил ведения трудовых книжек работодатель может быть привлечён к ответственности:

• Административная ответственность: штраф от 30 000 до 50 000 рублей (ст․ 5․27 КоАП РФ)
• Дисциплинарная ответственность: замечание, выговор, увольнение
• Материальная ответственность: возмещение ущерба сотруднику

Особое внимание следует уделить:

• Своевременному внесению записей в электронную трудовую книжку
• Информированию сотрудников о возможности выбора формы ведения
• Правильному оформлению записей при переходе на электронную форму

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли мне оформлять бумажную трудовую книжку, если я устраиваюсь на работу впервые в 2026 году?

Нет․ С 2025 года при первом трудоустройстве оформляется только электронная трудовая книжка․

Что делать, если работодатель отказывается оформлять электронную трудовую книжку?

Вы можете:

• Направить письменное требование о предоставлении сведений о трудовой деятельности
• Обратиться в трудовую инспекцию
• Получить выписку через Госуслуги или ПФР

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке, если я уже перешёл на электронную?

Нет․ Выбор формы ведения трудовой книжки является окончательным․ После перехода на электронную форму вернуться к бумажной нельзя․

Как часто нужно обновлять информацию в электронной трудовой книжке?

Работодатель должен вносить изменения в течение 5 рабочих дней после кадрового события (приём, увольнение, перевод и т․д․)․

Можно ли получить бумажную копию электронной трудовой книжки?

Да․ Вы можете запросить бумажную выписку из электронной трудовой книжки через:

• Портал Госуслуги
• Личный кабинет на сайте ПФР
• МФЦ
• Работодателя

Оформление трудовой книжки в 2026 году имеет свои особенности, связанные с переходом на электронные трудовые книжки․ Главное помнить:

1. Новые сотрудники получают только электронную трудовую книжку
2. Сотрудники с опытом работы могут выбрать между бумажной и электронной формой
3. Работодатель обязан своевременно вносить записи в электронную трудовую книжку
4. Сотрудник может получить выписку из ЭТК через различные государственные сервисы
5. При нарушении правил ведения трудовой книжки работодатель несёт ответственность

Следуя этим рекомендациям, вы сможете правильно оформить трудовую книжку в 2026 году и избежать возможных проблем с контролирующими органами․