С переходом на цифровые форматы учета трудового стажа у работодателей возникло множество вопросов, особенно касающихся ситуаций, когда сотрудник подает заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. С 1 января 2020 года в России запущен проект электронных трудовых книжек (ЭТК), и с тех пор форма СЗВ-ТД стала неотъемлемой частью кадрового документооборота. В данной статье мы подробно разберем, как правильно заполнить этот отчет, если работник выбрал «цифру».

Почему это важно и что такое СЗВ-ТД

СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица) — это форма отчетности, которую работодатели обязаны сдавать в Социальный фонд России (ранее ПФР) при любых кадровых изменениях: приеме, переводе, увольнении или выборе способа ведения трудовой книжки.

Согласно законодательству, если работник подает заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан:
Зафиксировать этот выбор в локальных документах.
Отразить информацию в форме СЗВ-ТД.
Передать данные в фонд в установленные сроки.

> Важно: С 2023 года форма СЗВ-ТД была интегрирована в единый отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1). Однако принципы заполнения данных о выборе формы трудовой книжки остались прежними, изменился лишь формат подачи (теперь это часть единого реестра).

Шаг 1: Получение заявления от работника

Прежде чем заполнять отчет, необходимо получить письменное волеизъявление сотрудника.

• Работники, начавшие трудовую деятельность после 1 января 2020 года, автоматически ведут только электронные книжки, заявление им писать не нужно.
• Сотрудники, работавшие ранее, должны подать письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (электронная или бумажная).

Без этого заявления (для «старых» сотрудников) вы не имеете права вносить изменения в формат учета и, соответственно, не можете сформировать корректный СЗВ-ТД с кодом мероприятия о выборе формы.

Шаг 2: Заполнение формы СЗВ-ТД (ЕФС-1)

При заполнении отчета необходимо руководствоваться Постановлением Правления ПФР (ныне актуальные нормы СФР). Рассмотрим ключевые поля, которые требуют особого внимания при переходе на ЭТК.

Основные разделы формы

Раздел 1: Сведения о страхователе
Здесь указываются регистрационный номер работодателя, ИНН, КПП и краткое наименование организации. Ошибки в этом блоке приведут к протоколу ошибок при приеме файла.

Раздел 2: Сведения о застрахованном лице

• ФИО сотрудника: Пишется полностью, без сокращений.
• Дата рождения и пол.
• СНИЛС: Один из самых важных реквизитов. Проверьте его актуальность.

Раздел 3: Сведения о трудовой деятельности (Ключевой блок)
Именно здесь отражается факт выбора электронной книжки.

• Графа «Дата события»: Указывается дата подачи работником заявления о выборе электронной трудовой книжки (или дата приема на работу для новых сотрудников, если выбор подразумевается автоматически, но для перехода важен именно момент заявления).
• Графа «Кадровое мероприятие»: Необходимо выбрать соответствующий код. Для случая подачи заявления о выборе формы книжки используется код «ВЫБОР» (или аналогичный код в интерфейсе программы 1С/Контур, обозначающий выбор способа ведения ТК).
• Трудовая функция: Должность, структурное подразделение. Данные должны строго соответствовать штатному расписанию и трудовому договору.
• Коды ОКЗ: Указывается код Общероссийского классификатора занятий, соответствующий должности.

> Обратите внимание: Если вы заполняете бумажный вариант (что сейчас редкость и допускается только в исключительных случаях по техническим причинам), используйте печатные буквы и чернила любого цвета, кроме красного и зеленого. Но приоритет отдается электронному формату через системы телекоммуникации.

Сроки подачи отчета

Соблюдение сроков, критически важный аспект, за нарушение которого предусмотрены штрафы.

• Если заявление о выборе электронной трудовой книжки подано работником в текущем месяце, отчет СЗВ-ТД (ЕФС-1) необходимо сдать до 15-го числа следующего месяца.
• Пример: Сотрудник подал заявление 10 января 2026 года. Отчет нужно сдать до 15 февраля 2026 года.

Если 15-е число выпадает на выходной или праздник, срок переносится на первый следующий рабочий день.

Типичные ошибки и как их избежать

Анализ практики показывает, что чаще всего работодатели допускают следующие ошибки:
Некорректное указание должности. Должность в СЗВ-ТД должна дословно совпадать с записью в трудовом договоре и приказе.
Ошибка в коде мероприятия. Путаница между кодами «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД» и «ВЫБОР» формы ТК ведет к отказу в приеме отчета.
Отсутствие данных о предыдущем месте работы. В СЗВ-ТД не нужно вносить данные о стаже у предыдущих работодателей, если вы принимаете сотрудника впервые у себя. Вы заполняете данные только с момента начала работы в вашей организации и факт выбора формы книжки.
Игнорирование классификаторов. Программные комплексы (например, 1С:ЗУП) требуют актуальных справочников ОКЗ. Устаревшие коды приведут к ошибкам валидации.

Что делать после подачи отчета?

После успешной сдачи ЕФС-1 (СЗВ-ТД):
Работодатель получает протокол проверки (положительный или с ошибками).
Если отчет принят, информация о выборе работником электронной трудовой книжки фиксируется в базе Социального фонда.
Работнику рекомендуется предоставить выписку из СЗВ-ТД (форма СТД-Р) по его запросу или при увольнении, где будет виден сделанный выбор.

Переход на электронные трудовые книжки — это необратимый процесс цифровизации, который упрощает учет стажа и снижает бумажную нагрузку. Правильное заполнение формы СЗВ-ТД при получении заявления от работника — это обязанность работодателя, закрепленная законом.

Главное правило: получили заявление -> зафиксировали дату -> заполнили СЗВ-ТД с кодом выбора формы -> сдали до 15 числа следующего месяца. Соблюдение этого алгоритма обезопасит компанию от штрафов и обеспечит корректность пенсионного стажа сотрудников.