Трудовая книжка, основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости гражданина. Её ведение строго регламентировано Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Ошибки или несанкционированные записи могут привести к серьёзным последствиям: от признания записи недействительной до административной ответственности работодателя. В этой статье подробно разберем, что категорически запрещено вносить в трудовую книжку.
Запрет на запись при работе менее 5 дней
Согласно части 2 статьи 66 ТК РФ, работодатель обязан оформить запись в трудовой книжке только в случае, если фактическая продолжительность работы у данного работодателя составила более пяти дней.
- Что нельзя: Делать запись о приеме на работу и увольнении, если сотрудник проработал 5 дней и менее (например, при краткосрочной замене или испытательном периоде, по результатам которого сотрудник не был принят).
- Важно: Этот запрет распространяется на всех работодателей, включая индивидуальных предпринимателей (ИП), после внесения изменений Федеральным законом № 90-ФЗ.
Пример: Сотрудник отработал 3 дня и уволился по собственному желанию. Запись в трудовую книжку вносить не нужно. Если запись будет сделана, она считается недействительной и подлежит изъятию.
Неверные или неполные формулировки в записях
Каждая запись должна быть точной, полной и соответствовать шаблону. Следующие элементы нельзя вносить:
- Неясные или размытые формулировки. Например: «Работал на разных должностях», «Выполнял разную работу», «Ушел по собственному желанию по личным причинам» (без указания точного основания увольнения из перечня ТК РФ).
- Отсутствие обязательных реквизитов. В каждой записи (особенно в разделе «Сведения о работе») должны быть:
- Дата приема и увольнения.
- Название организации (с указанием организационно-правовой формы).
- Название должности, специальности, профессии (с точным соответствием штатному расписанию).
- Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации.
- Исправления, подчистки, незаверенные изменения. Любая ошибка в уже внесенной записи должна быть исправлена путем перечеркивания ошибочной записи (одной линией, чтобы можно было прочитать исходный текст) и оформления новой записи с указанием даты исправления, подписью руководителя и печатью. Запрещено: использовать корректирующую жидкость, заклеивать, делать пометки карандашом.
Записи, не соответствующие фактическим обстоятельствам
Категорически запрещено вносить информацию, не соответствующую действительности:
- Неправильные даты приема/увольнения.
- Несуществующие должности или названия организаций.
- Закрытые (аннулированные) записи без соответствующего основания. Аннулирование записи возможно только по решению суда или в случае установления факта подделки документа.
- Любые пометки, комментарии или резолюции от третьих лиц (например, от сотрудников кадровой службы, бухгалтерии), не являющихся уполномоченными представителями работодателя.
Записи, связанные с совместительством, — особый порядок
По общему правилу, запись о работе по совместительству не вносится в основную трудовую книжку. Она оформляется в отдельную трудовую книжку (если работа по совместительству ведется у другого работодателя) или в виде вкладыша к основной книжке.
Что нельзя: Делать запись о совместительстве в основной раздел «Сведения о работе» без оформления вкладыша. Вкладыш должен быть подшит в книжку и иметь все реквизиты, включая печать основного работодателя.
Записи для работников, не имеющих права на трудовую книжку
Существуют категории граждан, с которыми нельзя оформлять трудовые книжки и вносить в них записи:
- Физические лица, не являющиеся ИП. Гражданин, работающий у физического лица (не зарегистрированного как ИП), не имеет права на трудовую книжку. Все отношения должны оформляться гражданско-правовыми договорами (ГПХ). Запись в ТК в этой ситуации будет незаконной.
- Лица, работающие по договорам гражданско-правового характера (ГПХ, подряда, оказания услуг). Такие договоры не создают трудовых отношений, поэтому основанием для записи в ТК они не являются.
Важно: С 1 января 2021 года ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) стало обязательным для новых работников. Однако для тех, кто уже имеет бумажную книжку и не отказался от перевода, работодатель обязан вести её в бумажном виде.
Последствия нарушений: что грозит за неправильные записи?
Нарушение правил ведения трудовых книжек влечет ответственность:
- Для работодателя (организации или ИП):
- Административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства). Штрафы: для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.; для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
- Приостановка деятельности на срок до 90 суток.
- Обязанность исправить запись по заявлению работника или по решению государственной инспекции труда (ГИТ).
- Для работника:
- Признание записи недействительной (по решению суда). Это может привести к потере права на учитываемый стаж, необходимый для пенсии или других социальных льгот.
- Необходимость оспаривать запись в суде, что требует времени и средств.
Краткий итог: чего делать НЕЛЬЗЯ
- Вносить запись, если стаж менее 5 дней.
- Использовать нечеткие формулировки, сокращения, жаргон.
- Делать исправления без перечеркивания и заверения.
- Вносить записи о совместительстве без вкладыша.
- Оформлять ТК для работников у физических лиц (не ИП) или по договорам ГПХ.
- Оставлять на страницах посторонние пометки, штампы (кроме печати организации), рисунки.
Трудовая книжка — документ, от которого зависит пенсия, пособия и подтверждение трудового стажа. Работодатель должен строго следовать правилам её ведения, чтобы избежать штрафов. Работник должен внимательно проверять каждую внесенную запись и при обнаружении ошибок требовать её исправления в установленном законом порядке. При сомнениях в правильности записи всегда можно обратиться за консультацией в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или к юристу.