Изменение персональных данных сотрудника — распространенная кадровая процедура. Чаще всего с ней сталкиваются при вступлении работника в брак или его расторжении. По правилам ведения трудовых книжек, старая фамилия зачеркивается одной чертой, а новая записывается рядом. Однако на практике кадровики часто сталкиваются с проблемой: на ьном листе (первом развороте) не остается свободного места для внесения новых данных и ссылок на подтверждающие документы; Как правильно действовать в такой ситуации, чтобы не нарушить законодательство?

Общие правила внесения изменений

Согласно пункту 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225), изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производится на первой странице (ьном листе) трудовой книжки. Делается это следующим образом:

• Прежняя фамилия зачеркивается одной чертой (так, чтобы старый текст оставался читаемым).
• Рядом (в свободном пространстве) вписывается новая фамилия.
• На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на документ, на основании которого внесены изменения (паспорт, свидетельство о браке и т.д.), с указанием его номера, даты и органа, выдавшего документ.
• Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью (при наличии).

Что делать, если на ьном листе нет места?

Проблема возникает, когда сотрудник менял данные уже несколько раз, либо буквы новой фамилии слишком длинные, и физическое пространство на первом развороте исчерпано. В таком случае необходимо действовать по следующему алгоритму:

Шаг 1: Зачеркивание старой фамилии

Даже если рядом нет места для написания новой фамилии крупным шрифтом, прежнюю фамилию необходимо зачеркнуть одной чертой. Оставлять старую фамилию без зачеркивания нельзя, так как это будет считаться ошибкой ведения документа. Зачеркнуть можно прямо поверх букв или под ними, главное — сохранить читаемость.

Шаг 2: Внесение новой фамилии

Если свободного места на самом ьном листе не осталось, новая фамилия вписывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Там же указываются реквизиты документа-основания. Формулировка может быть такой:

«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании паспорта серии 4510 № 123456, выданного ОУФМС России по г. Москве г., код подразделения 770-001, и свидетельства о заключении брака серии I-МЮ № 987654, выданного ЗАГС г. Москвы г.»

Шаг 3: Заверение записи

Внесенная на внутреннюю сторону обложки запись в обязательном порядке заверяется:

1. Подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (с расшифровкой должности и Ф.И.О.).
2. Печатью работодателя (при наличии печати — с 2024 года она обязательна только в случаях, предусмотренных уставом организации).

Важные нюансы и частые ошибки

При оформлении изменений в условиях нехватки места, кадровики часто допускают ошибки. Обратите внимание на следующие моменты:

• Не используйте вкладыш для изменения фамилии. Вкладыш оформляется только в том случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов (сведения о работе, награждениях). Изменение персональных данных на ьном листе не является основанием для выдачи вкладыша.
• Не пишите на свободных полях раздела «Сведения о работе». Внесение данных о смене фамилии в этот раздел грубо нарушает инструкцию. Раздел «Сведения о работе» предназначен исключительно для записей о приеме, переводе и увольнении.
• Соблюдайте читаемость. Зачеркивая старую фамилию, убедитесь, что она остается различимой. Это важно для идентификации личности сотрудника по предыдущим записям в трудовой.
• Укажите все документы-основания. Необходимо ссылаться как на свидетельство ЗАГС (о браке/разводе/перемене имени), так и на новый паспорт, в котором уже отражена новая фамилия.

Заявление работника

Хотя Трудовой кодекс прямо не обязывает работника писать заявление для внесения изменений в трудовую книжку, на практике работодателю необходимо иметь документальное основание для таких действий. Определенной формы для такого заявления нет, поэтому оно составляется в свободном виде.

В заявлении сотрудник указывает:

1. Свои новые Ф.И.О. и должность.
2. Просьбу внести изменения в кадровую документацию и трудовую книжку в связи с изменением фамилии.
3. Приложение: копии подтверждающих документов (паспорт, свидетельство ЗАГС).

На основании этого заявления издается приказ (в свободной форме) о внесении изменений в учетные документы, который и дает кадровику законное право вносить правки в трудовую книжку.

Отсутствие свободного места на первом развороте трудовой книжки — не повод для паники или выдачи нового бланка. Главное правило, старая фамилия обязательно зачеркивается, а новая фамилия и ссылка на подтверждающие документы переносятся на внутреннюю сторону обложки. Такая запись заверяется подписью ответственного лица и печатью. Соблюдение этого алгоритма гарантирует, что трудовая книжка будет оформлена в строгом соответствии с законодательством, а у проверяющих органов не возникнет претензий к работодателю.