Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 66), в неё вносятся сведения о приёме на работу, переводах на другую постоянную работу, увольнении и основаниях прекращения трудовых отношений․ Однако в современных условиях, особенно с введением электронных трудовых книжек с 2020 года, возникает множество вопросов: что именно вносится по просьбе сотрудника? Можно ли не вносить записи? Кто и как принимает решение?
Обязательные записи в трудовой книжке
Согласно статье 66 ТК РФ, в трудовую книжку обязательно вносятся следующие сведения:
- приём на работу (включая должность, подразделение, дату начала работы);
- перевод на другую постоянную работу;
- увольнение с указанием основания (пункт статьи ТК РФ);
- награды, поощрения (по желанию работодателя);
- направление на обучение за счёт работодателя (по желанию)․
Важно: внесение этих записей, обязанность работодателя, а не право․ Исключения возможны только в строго определённых случаях․
Когда запись в трудовую книжку НЕ обязательна
Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от , с 1 января 2021 года введена возможность ведения трудовой книжки в электронном виде․ Это изменило правила оформления:
- Первичный приём на работу — если сотрудник впервые устраивается на работу, работодатель не обязан оформлять ему бумажную трудовую книжку․ Вместо этого создаётся электронная трудовая книжка (ЭТК) на основе сведений, предоставленных работником․
- Работник подал заявление о ведении трудовой деятельности только в электронном виде — тогда запись в бумажную трудовую книжку не вносится, даже если у сотрудника она уже есть․
- Работа по совместительству — если сотрудник работает по совместительству, запись в трудовую книжку вносится только по его письменному заявлению (ст․ 283 ТК РФ)․
Что вносится в трудовую книжку по просьбе сотрудника
Сотрудник имеет право запросить внесение записей, которые не являются обязательными․ Работодатель обязан выполнить такую просьбу, если она соответствует закону․
Внесение записи о работе по совместительству
Если работник трудится по совместительству (внутреннему или внешнему), запись в трудовую книжку вносится только по его письменному заявлению․ В этом случае:
- Сотрудник подаёт заявление в произвольной форме (например: «Прошу внести запись о работе по совместительству в трудовую книжку»);
- Работодатель издаёт приказ о приёме на работу по совместительству;
- В трудовую книжку вносится запись: «Принят на работу по совместительству на должность…» с указанием даты и основания (ст․ 282 ТК РФ)․
Внесение записи о наградах, поощрениях
Хотя закон не обязывает вносить поощрения, работодатель может сделать это по просьбе работника․ Например:
- Сотрудник получил благодарность от генерального директора;
- Получил звание «Лучший сотрудник года»;
- Участвовал в важном проекте, за что получил премию․
В этом случае работник подаёт заявление, прилагает копию приказа о поощрении, и работодатель вносит запись в трудовую книжку․ Такие записи могут быть полезны при трудоустройстве в будущем․
Внесение записи о прохождении обучения за счёт работодателя
Если сотрудник прошёл обучение (курсы, повышение квалификации) за счёт работодателя, он может потребовать внести об этом запись․ Это особенно важно для специалистов с высокой квалификацией (инженеры, врачи, педагоги)․
Запись вносится на основании:
- заявления работника;
- приказа о направлении на обучение;
- документа об окончании обучения (диплом, сертификат)․
Когда запись в трудовую книжку не вносится даже по просьбе
Несмотря на просьбу сотрудника, работодатель не вправе вносить записи, которые не соответствуют закону:
- Работа по гражданско-правовому договору (ГПХ) — например, договор подряда, авторский договор․ Такие отношения не являются трудовыми, и в трудовую книжку запись вносить нельзя․
- Работа у индивидуального предпринимателя — если сотрудник работает у ИП, но не заключён с ним трудовой договор, запись в трудовую книжку не вносится․
- Неполный рабочий день без оформления трудового договора, если работник просто «помогает» без оформления, это не подлежит учёту в трудовой книжке․
Порядок оформления записи по просьбе сотрудника
Чтобы запись была внесена корректно, необходимо соблюсти следующий алгоритм:
- Сотрудник подаёт письменное заявление — в свободной форме, с указанием, какую запись он хочет получить и на каком основании․
- Работодатель издаёт приказ — на основании заявления и документов (договор, приказ о направлении на обучение и т․д․)․
- Вносится запись в трудовую книжку — в течение 5 рабочих дней с даты издания приказа (ст․ 66 ТК РФ)․
- Запись заверяется, печатью организации (если она есть) и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя)․
Важно! Запись должна быть чёткой, без помарок, исправлений и наложений․ Исправления допускаются только в порядке, установленном Правилами ведения трудовых книжек (утв; Постановлением Правительства РФ от № 585)․
Электронная трудовая книжка: что меняется?
Если сотрудник выбрал электронный формат, то:
- Все записи о трудовой деятельности автоматически формируются в Единой информационной системе (ЕИС) Роструда;
- Бумажная трудовая книжка не обновляется, если работник подал заявление о ведении только ЭТК;
- Работник может в любое время запросить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или лично в отделении Пенсионного фонда․
Если сотрудник имеет бумажную трудовую книжку и хочет перейти на электронную, он должен подать заявление․ После этого работодатель перестаёт вносить записи в бумажную книжку, а все сведения передаются в электронный реестр․
Последствия неправильного ведения трудовой книжки
Ошибки в трудовой книжке могут привести к серьёзным последствиям:
- Нарушение стажа — снижение размера пенсии;
- Отсрочка назначения пенсии;
- Штрафы от Роструда — до 50 000 рублей для организации;
- Споры при трудоустройстве, будущий работодатель может отказать, если в книжке есть несоответствия․
Самое главное: трудовая книжка, это не просто формальность, а официальный документ, подтверждающий вашу трудовую историю․ По просьбе сотрудника в неё вносятся записи о:
- работе по совместительству;
- наградах и поощрениях;
- прохождении обучения за счёт работодателя․
Но не вносятся записи о:
- работе по ГПХ;
- неофициальной занятости;
- временных или разовых поручениях․
Если вы, работник, и хотите, чтобы ваш труд был официально зафиксирован — подавайте заявление․ Если вы — работодатель — обязаны выполнять законные просьбы сотрудников в установленные сроки․
Помните: ваша трудовая книжка — это ваша история․ Храните её бережно, и не позволяйте ошибкам испортить будущее․
Информация актуальна на 22 мая 2026 года․ Основано на Трудовом кодексе РФ, ФЗ-439, Постановлении Правительства № 585 и разъяснениях Роструда․