Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В ней отражаются все важные этапы работы: прием на работу, переводы, награждения, поощрения и увольнения. Однако не все знают, какие именно записи допустимо вносить в этот документ, а какие — нет. В этой статье мы подробно разберем, что можно и нужно писать в трудовой книжке, а также как правильно оформлять записи, чтобы избежать ошибок и споров с работодателем или проверяющими органами.

Какие записи обязательно должны быть в трудовой книжке

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, в трудовой книжке должны быть отражены следующие сведения:

• Сведения о работнике: ФИО полностью, дата рождения, образование, профессия или специальность;
• Сведения о работе: прием на работу, перевод на другую должность или в другой структурный подраздел, увольнение с указанием причины;
• Сведения о награждениях и поощрениях: присвоение почетных званий, награждение почетными грамотами, знаками отличия, выплата премий;
• Сведения о присвоении разряда или класса: при наличии;
• Сведения о временных переводах: если сотрудник временно переводился на другую работу;
• Сведения о внутреннем совместительстве: если сотрудник выполнял дополнительную работу в той же организации.

Пример правильной записи о приеме на работу

Что можно, но не обязательно писать в трудовой книжке

Некоторые записи не являются обязательными, но могут быть внесены по согласованию с работником или по инициативе работодателя. К ним относятся:

• Записи о повышении квалификации или прохождении обучения;
• Записи о участии в общественных мероприятиях (например, корпоративных праздниках), если это не связано с трудовой деятельностью;
• Записи о временных отстранениях от работы (например, по медицинским показаниям), если это не связано с дисциплинарными взысканиями;
• Записи о переводе на неполный рабочий день или совмещении профессий;
• Записи о награждении почетными грамотами или благодарностями, если они не связаны с трудовыми достижениями.

Важно: такие записи должны быть согласованы с работником и не должны противоречить трудовому законодательству.

Что нельзя писать в трудовой книжке

Существует целый перечень сведений, которые не допускается вносить в трудовую книжку. К ним относятся:

1. Личные данные, не связанные с трудовой деятельностью:
   • Семейное положение;
   • Наличие детей;
   • Религиозные убеждения;
   • Политические взгляды;
2. Сведения о дисциплинарных взысканиях: замечания, выговоры, строгие выговоры — эти данные отражаются в личном деле сотрудника, но не в трудовой книжке;
3. Сведения о заработной плате: размер оклада, премии, бонусы;
4. Сведения о невыполнении трудовых обязанностей: если это не связано с увольнением;
5. Сведения о конфликтах с коллегами или руководством: любые негативные отзывы о личности сотрудника;
6. Сведения о состоянии здоровья: диагнозы, медицинские заключения;
7. Сведения о судимости или уголовном преследовании: если это не связано с профессиональной деятельностью;
8. Сведения о принадлежности к профсоюзам или политическим партиям: если это не связано с трудовой деятельностью.

Как правильно оформлять записи в трудовой книжке

Все записи в трудовой книжке должны быть выполнены:

• Четко и разборчиво, не допускаются помарки, исправления или сокращения;
• На русском языке — если иное не предусмотрено законодательством;
• С указанием даты, запись должна содержать число, месяц и год;
• С подписью ответственного лица — как правило, это руководитель организации или кадровой службы;
• С печатью организации — если таковая имеется;
• Без пропусков строк — записи должны идти подряд, без пустых строк между ними.

Типичные ошибки при заполнении трудовой книжки

Работодатели часто допускают ошибки при ведении трудовых книжек. Рассмотрим самые распространенные из них:

• Отсутствие записи о приеме на работу, это грубое нарушение;
• Неправильное указание должности — например, «инженер» вместо «инженер-конструктор»;
• Отсутствие основания для приема на работу — должно быть указано «на основании приказа №…»;
• Неправильное указание причины увольнения — например, «по собственному желанию» вместо «по соглашению сторон»;
• Отсутствие подписи или печати — запись считается недействительной;
• Исправление записей без надлежащего оформления — исправления должны быть заверены подписью и печатью.

Электронная трудовая книжка: что можно и нужно писать

С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК), которая дублирует бумажную версию. В ЭТК вносятся те же сведения, что и в бумажную трудовую книжку, но с некоторыми особенностями:

• Все записи вносятся в электронном виде — бумажный вариант не ведется;
• Доступ к ЭТК осуществляется через:
  • Личный кабинет на сайте СФР (Пенсионный фонд России);
  • Портал Госуслуги;
  • Мобильное приложение ПФР;
• Работник может запросить выписку в любое время, для этого нужно зайти в личный кабинет и выбрать «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности»;
• Записи в ЭТК заверяются электронной подписью — вместо подписи и печати используется ЭЦП (электронная цифровая подпись).

Важно: если работник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель продолжает вести бумажную версию.

Как проверить правильность записей в трудовой книжке

Каждый работник имеет право проверить правильность записей в своей трудовой книжке. Для этого можно:

• Обратиться к работодателю, запросить копию трудовой книжки или выписку из нее;
• Обратиться в МФЦ — получить дубликат или выписку;
• Запросить выписку через портал Госуслуги — для этого нужно войти в личный кабинет и выбрать соответствующую услугу;
• Запросить выписку через сайт СФР — на странице «Электронная трудовая книжка» выбрать «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».

Как это сделать:

1. Перейдите на сайт https://es.pfrf.ru/;
2. Войдите в личный кабинет через подтвержденную запись на портале Госуслуги;
3. Выберите раздел «Электронная трудовая книжка»;
4. Нажмите «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности»;
5. Нажмите кнопку «Запросить»;
6. Система сформирует отчет по форме СТД-ПФР — его можно скачать и распечатать.

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка

Если вы обнаружили ошибку в своей трудовой книжке, необходимо:

1. Обратиться к работодателю — написать заявление с просьбой исправить ошибку;
2. Предоставить доказательства — например, копию приказа о приеме на работу или трудового договора;
3. Получить исправленную запись, работодатель должен внести исправление и заверить его подписью и печатью;
4. Получить дубликат трудовой книжки, если ошибка не может быть исправлена, можно запросить дубликат.

Важно: исправления в трудовой книжке вносятся только по письменному заявлению работника и с его согласия.

Следуя этим правилам, вы сможете избежать ошибок при ведении трудовой книжки и защитить свои права как работника.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли в трудовой книжке писать о семейном положении?

Нет. Семейное положение не имеет отношения к трудовой деятельности и не должно вноситься в трудовую книжку.

Можно ли в трудовой книжке писать о дисциплинарных взысканиях?

Нет. Сведения о замечаниях, выговорах и других дисциплинарных взысканиях отражаются в личном деле сотрудника, но не в трудовой книжке.

Можно ли в трудовой книжке писать о заработной плате?

Нет. Размер оклада, премии и бонусы не вносятся в трудовую книжку.

Можно ли в трудовой книжке писать о награждениях, не связанных с трудовой деятельностью?

Нет. Награждения должны быть связаны с профессиональной деятельностью — например, почетные грамоты за достижения в работе.

Можно ли в трудовой книжке писать о временных отстранениях от работы?

Да, если это связано с трудовой деятельностью — например, временный перевод на другую должность по медицинским показаниям.

Трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает ваш трудовой стаж и профессиональные достижения. Чтобы избежать ошибок и споров, необходимо знать, какие записи можно и нужно вносить, а какие — категорически запрещено. Следуйте нашим рекомендациям, и ваша трудовая книжка всегда будет в порядке!

Если у вас остались вопросы или вы обнаружили ошибку в своей трудовой книжке, не стесняйтесь обращаться к работодателю или в компетентные органы для их исправления.