Вокруг правил заполнения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) часто возникают заблуждения. Некоторые работники опасаются, что работодатель может внести в этот документ сведения о личной жизни или медицинских показателях. Давайте разберем этот вопрос с точки зрения законодательства и правил кадрового делопроизводства.

Что такое трудовая книжка и для чего она нужна?

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина. Ее главная цель — фиксация профессионального пути работника для последующего расчета пенсий, пособий и подтверждения квалификации.

Согласно установленным нормам, в трудовую книжку вносятся строго определенные сведения:

• Данные о приеме на работу (дата, наименование организации, должность, структурное подразделение);
• Сведения о переводах на другую постоянную работу;
• Данные об увольнении с указанием основания (ссылка на статью Трудового кодекса);
• Сведения о наградах и поощрениях.

Вносятся ли данные о состоянии здоровья?

Ответ: Категорически нет.

Информация о состоянии здоровья относится к категории персональных данных специальной категории. Сбор, хранение и обработка таких данных строго регламентированы законом «О персональных данных».

В трудовую книжку нельзя вписывать:

• Диагнозы или результаты медицинских осмотров;
• Сведения об инвалидности (хотя инвалидность может давать право на определенные льготы при установлении графика работы, в самой книжке об этом не пишут);
• Информацию о перенесенных заболеваниях или больничных листах.

Все медицинские документы хранятся в отдельном личном деле или в медицинской карте в соответствующем учреждении, но не в трудовой книжке.

Вносятся ли данные о семейном положении?

Ответ: Нет.

Семейное положение работника (женат/разведен, имеет ли детей) не имеет отношения к его трудовой деятельности и стажу. Следовательно, такие сведения в трудовую книжку не вносятся.

Данные о составе семьи могут запрашиваться работодателем для:

1. Оформления налоговых вычетов на детей;
2. Предоставления отпуска по уходу за ребенком;
3. Оформления определенных социальных льгот.

Однако эта информация фиксируется в заявлении работника или в анкете, но никогда не отражается в записях трудовой книжки.

Сравнительная таблица: что можно и нельзя вносить в трудовую книжку

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронный формат ведения трудового стажа. Электронная трудовая книжка (ЭТК) работает по тем же принципам, что и бумажная. Сведения в нее передает работодатель в Социальный фонд России (СФР).

В системе СФР хранятся только данные о трудовой деятельности. Проверить свои записи можно через:

• Портал Госуслуги;
• Личный кабинет на сайте Социального фонда России;
• МФЦ (заказав выписку о периодах работы).

Что делать, если в трудовую книжку внесли лишние данные?

Если вы обнаружили в своей трудовой книжке записи, не предусмотренные законом (например, примечания о здоровье или семейных обстоятельствах), вы имеете право:

1. Обратиться к работодателю с требованием исправить или удалить некорректную запись.
2. В случае отказа — обратиться в Государственную инспекцию труда.