Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Именно записи в ней формируют будущие пенсионные права человека. Как подчеркивают эксперты, любые ошибки в трудовой книжке могут привести к серьезным проблемам: уменьшению размера пенсии, отсрочке ее назначения или неверному расчету стажа
Одной из самых частых причин путаницы в кадровом делопроизводстве является оформление дополнительных трудовых функций. Работники и даже начинающие кадровики часто путают два разных понятия: совместительство и совмещение. От того, какой именно режим оформляеться, напрямую зависит ответ на вопрос: нужно ли делать запись в трудовой книжке?
Совместительство и совмещение: в чем разница?
Прежде чем говорить о правилах внесения записей, необходимо четко разграничить эти понятия, так как с юридической точки зрения это абсолютно разные режимы работы:
- Совместительство — это выполнение другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время. При этом заключается отдельный трудовой договор (как внутренний, так и внешний).
- Совмещение — это выполнение дополнительной работы по другой профессии (должности) в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с основной работой. В этом случае отдельный трудовой договор не заключается, а оформляется дополнительное соглашение к уже существующему договору, и работнику доплачивают за совмещение.
Вносится ли запись о совмещении должностей в трудовую книжку?
Согласно действующему трудовому законодательству и разъяснениям экспертов, запись о совмещении профессий (должностей) в трудовую книжку не вносится. Это правило является строгим и не имеет исключений, даже если сам работник очень просит об этом.
Почему именно так? Дело в том, что совмещение не является отдельным местом работы. При совмещении:
- Не заключается новый трудовой договор.
- Не требуется соблюдения порядка оформления прекращения трудового договора (то есть при отмене совмещения не издается приказ об увольнении, работник просто прекращает выполнять дополнительные функции).
- В табеле учета рабочего времени проставляются отметки только о работе по основной должности.
Таким образом, в трудовую книжку вносить запись о совмещении не нужно. Информация о совмещении должностей отражается только в личной карточке работника (форма Т-2) и в приказе о совмещении, который хранится в архиве организации.
Как правильно оформить запись о совместительстве?
В отличие от совмещения, работа по совместительству дает право на внесение записи в трудовую книжку. Однако здесь есть свои строгие правила:
Запись вносится исключительно по желанию работника.
Если работник не изъявил желания, работодатель не имеет права самостоятельно вписывать информацию о совместительстве.
Запись всегда вносит основной работодатель.
Поскольку трудовая книжка хранится у основного работодателя, именно он уполномочен делать в ней записи. Работодатель по совместительству не имеет права забирать или заполнять чужую трудовую книжку.
Внутреннее совместительство
Если работник устраивается совместителем к своему же основному работодателю (внутреннее совместительство), процедура внесения записи не вызывает сложностей. Раздел «Сведения о работе» уже содержит название организации и запись о приеме на основную должность.
Для внесения записи работнику необходимо написать соответствующее заявление (просьбу), и кадровик внесет информацию на основании отдельного приказа о приеме на работу по совместительству.
Внешнее совместительство
Если работник трудится по совместительству в другой организации (внешнее совместительство), основной работодатель внесет запись только после того, как работник предоставит подтверждающий документ с другого места работы. Это может быть:
- Копия приказа о приеме на работу по совместительству;
- Трудовой договор о работе по совместительству;
- Справка с места работы по совместительству.
Образец записи в трудовой книжке по совместительству
При заполнении документа кадровику следует ориентироваться на актуальные образцы. Вносить данные нужно в раздел «Сведения о работе», соблюдая нумерацию:
- Графа 1: указывается порядковый номер записи (продолжает нумерацию трудовой книжки).
- Графа 2: вносится дата, когда работника приняли на работу по совместительству.
- Графа 3: делается отметка о приеме. Формулировка должна содержать слово «совместитель». Пример: «Принят по совместительству в отдел продаж на должность менеджера». Если совместительство внешнее, перед этой формулировкой указывается полное наименование организации-работодателя по совместительству.
- Графа 4: вносится дата и номер приказа о приеме на работу (это отдельный приказ работодателя по совместительству, на основании которого приняли совместителя).
Почему важно не путать эти понятия?
Ошибки в трудовых книжках несут огромные риски. Как отмечают юристы и деканы профильных факультетов, неточности могут стать причиной того, что отдельные периоды работы не будут зачтены в стаж.
Внесение записи о совмещении (которое оформляется допсоглашением) как о совместительстве (которое оформляется отдельным договором) — это грубая ошибка. Она искажает трудовую историю работника. При проверке документов Пенсионным фондом или Социальным фондом такая запись будет признана недействительной, так как она не подтверждается отдельным трудовым договором и приказом о приеме на работу.
Резюме
Работодателям и кадровым специалистам следует запомнить главное правило:
- Совмещение должностей — запись в трудовую книжку НЕ вносится.
- Совместительство — запись ВНОСИТСЯ, но только по просьбе работника и только основным работодателем.
Соблюдение этих простых, но строгих правил позволит избежать кадровых ошибок, защитит интересы работника и гарантирует, что в будущем у него не возникнет проблем с подтверждением стажа и назначением пенсии.