Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Именно в ней фиксируются все записи, которые в дальнейшем формируют пенсионные права гражданина. Поэтому к оформлению этого документа нужно подходить с максимальной ответственностью. Ошибки в трудовой книжке могут привести к снижению размера будущей пенсии или отсрочке ее назначения, поскольку отдельные периоды работы из-за неточностей нередко не учитываются автоматически Социальным фондом России.
Особенности 2026 года: электронные и бумажные трудовые
Работая с трудовыми книжками в 2026 году, важно помнить ключевое правило: с 2021 года работникам, впервые поступающим на работу, бумажные трудовые книжки не заводятся. Для них предусмотрено только формирование электронных сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Бумажный вариант продолжает вестись только для тех сотрудников, которые сохранили за собой право на его использование и не перешли полностью на электронный формат.
Сроки внесения записи о приеме на работу
Одним из самых частых вопросов является срок внесения записи. Согласно части 3 статьи 66 ТК РФ, запись о приеме на работу нужно внести только на шестой рабочий день нового сотрудника, не раньше. При этом работодатель обязан внести запись в бумажную трудовую книжку (представленную работником или оформленную ранее) при поступлении сотрудника на основное место работы на срок более чем 5 дней.
Дистанционная работа
Если сотрудник трудится дистанционно, записи в бумажную трудовую можно не вносить, если работник не просит об этом и не передает книжку работодателю. Однако сведения о приеме на работу в любом случае должны быть переданы в электронном виде.
Правила заполнения трудовой книжки
Чтобы правильно внести запись о приеме работника на новую работу, вам понадобится два документа: паспорт работника и приказ о приеме на работу. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными) согласно п. 3 Порядка ведения трудовых книжек.
Например, если работник был принят на работу 20 мая 2025 года, запись в трудовой книжке делается так: .
Пошаговое заполнение граф о приеме на работу
В разделе «Сведения о работе»:
- Графа 1: ставится порядковый номер вносимой записи.
- Графа 2: указывается дата приема на работу (число, месяц, год).
- Графа 3: делается запись о принятии на работу. До текста записи о трудоустройстве необходимо написать от руки наименование организации или же поставить штамп (печать) предприятия.
- Графа 4: указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение), его дата и номер.
Специфика записей при разных видах трудоустройства
Заполнение трудовой книжки зависит от условий договора:
- Прием на полную ставку: стандартная формулировка, например: «Принят в отдел продаж на должность менеджера».
- Прием на 0,5 ставки: обязательно указание на неполное рабочее время: «Принят в отдел продаж на должность менеджера на 0,5 ставки».
- Прием по срочному договору: чтобы правильно сделать запись о временном трудоустройстве, необходимо выполнить пять поэтапных действий. В графу 3 вносится запись с указанием характера работы: «Принят на должность кладовщика по срочному трудовому договору». Помните: в трудовую книжку вносятся сведения о заключении трудового договора, а срок его действия в самой записи не прописывается (это указывается только в приказе).
- Прием в порядке перевода: делается отметка: «Принят в бухгалтерию на должность главного бухгалтера в порядке перевода из ООО «Ромашка»».
Ответственность и хранение
Кто отвечает за корректное заполнение трудовых книжек в организации? Это обязанность работодателя. Ответственность обычно лежит на сотруднике отдела кадров или ином уполномоченном лице, назначенном приказом руководителя.
Важно помнить: если работник проработал у вас и был уволен, а затем снова принят, трудовая книжка в это время должна храниться у работодателя. Запись о приеме на работу работника, который проработал в организации менее 5 дней, не делается (за исключением случаев, когда работа является основной).
Правильное внесение записи о принятии работника — это не просто формальность, а гарантия сохранения его пенсионных прав в будущем. В 2026 году строго следуйте актуальным правилам: соблюдайте сроки (не ранее 6-го рабочего дня), правильно форматируйте даты и внимательно вносите данные в каждую из четырех граф. При возникновении сомнений всегда обращайтесь к актуальным нормативно-правовым актам и консультациям экспертов.