Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируется трудовая деятельность и стаж работника. Она служит основанием для расчёта пенсии, подтверждения трудового стажа и ведения кадровой документации. Ниже подробно рассматриваем, что именно пишут в трудовой книжке, какие требования к её заполнению существуют и как правильно оформить.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66), трудовая книжка – основной документ, фиксирующий:
- информацию о работнике;
- выполняемую работу;
- переводы на другую постоянную работу;
- основания увольнения;
- награды, благодарности и другие сведения.
Эти данные необходимы для:
- расчёта пенсионного возраста и стажа;
- подтверждения трудового стажа при трудоустройстве;
- оформления выплаты компенсаций и пособий;
- архивного хранения кадровой информации.
Какие сведения вносятся в трудовую книжку
2.1 ьный лист
На ьном листе указываются:
- ФИО работника;
- дата рождения;
- паспортные данные;
- номер страхового свидетельства (при необходимости).
2.2 Сведения о работе
В каждый раздел вносятся сведения о каждом месте работы. Пример оформления:
- Название организации (полное и сокращённое) – ООО «Пример»;
- Должность – Менеджер по продажам;
- Дата начала работы – ;
- Дата окончания работы (если увольнён) – ;
- Основание увольнения – по соглашению сторон;
- Заработная плата – 45 000 руб.;
- Награды и благодарности – Грамота благодарности .
2.3 Сведения о переводе, увольнении и иных событиях
В графе «Переводы», «Увольнения», «Дополнительные сведения» фиксируются:
- даты и причины переводов;
- даты увольнения и основания;
- сведения о переходе на электронную форму трудовой книжки (если работник выбрал её).
2.4 Награды и благодарности
В книжке могут быть отражены:
- государственные и муниципальные награды;
- почетные грамоты;
- благодарности работодателя.
Бумажная и электронная формы
С 2021 года в России постепенно переходят на электронную трудовую книжку (ЭТК). При этом:
- Для новых сотрудников, принятых после , может сразу заводиться электронная форма.
- Сотрудники, принятые ранее, имеют право выбрать формат – бумажный или электронный.
- ЭТК хранится в базе Социальный фонд России (СФР) и доступна работодателю и самому работнику через личный кабинет.
Важно помнить, что в бумажной книжке не вносят сведения о выговорах и дисциплинарных мерах – такие данные фиксируются в отдельных кадровых документах.
Как правильно заполнить раздел «Сведения о работе»
По рекомендациям КонсультантПлюс и Государственной инспекции труда, в разделе «Сведения о работе» необходимо:
- Заполнять данные по центру страницы.
- Указывать полное название работодателя и его сокращённое обозначение.
- Ставить штамп организации (если он имеется).
- При необходимости приложить копию приказа о приёме на работу, заверенную подписью и печатью.
Пример записи:
ООО «Пример» (ОГРН 1234567890123) – Менеджер по продажам
Дата начала:
Дата окончания: (по соглашению сторон)
Заработная плата: 45 000 руб.
Награды: Грамота благодарности
Переходный период и новые требования (2026 год)
С 1 января 2026 года завершается переходный период внедрения ЭТК. Это означает:
- Все новые трудовые отношения оформляются в электронном виде.
- Бумажные книжки продолжают использоваться только для тех работников, у которых они были оформлены до 2021 года.
- При увольнении, если бумажная книжка отправлена по почте, в журнале движения трудовых книжек вносится соответствующая запись.
Таким образом, трудовая книжка – это живой документ, который постоянно обновляется в соответствии с текущими законодательными нормами.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вносить исправления в уже заполненную запись? – Да, но только тем работодателем, который допустил ошибку, и только после подтверждения соответствующим документом.
- Как хранить электронную трудовую книжку? – ЭТК хранится в базе СФР и доступна через личный кабинет работника; при необходимости её можно распечатать.
- Что делать, если в книжке пропущена запись о работе? – Необходимо подать в кадровый отдел дополнительные документы (приказ, трудовой договор) для внесения недостающих сведений.
Трудовая книжка – важный элемент кадрового документооборота. Правильное заполнение и своевременное обновление этой формы позволяют:
- точно установить трудовой стаж;
- обеспечить законность выплат и соцпособий;
- защитить права как работодателя, так и работника.
При соблюдении указанных требований процесс ведения трудовой книжки становится простым и прозрачным, а все необходимые сведения – от данных о работе до сведений о наградах – находят своё место в единой системе.
Обновлено: 15:31:31