С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Теперь почти каждый работник имеет возможность вести свой трудовой стаж в цифровом виде․ Возникает вопрос: что происходит с ЭТК, когда сотрудник увольняется? В этой статье мы подробно разберём все нюансы, от правовых оснований до практических рекомендаций для работодателя и работника․
Содержание
- Правовая база и ключевые нормативные акты
- Что обязан сделать работодатель
- Что должен сделать работник
- Как исправлять ошибки в записи
- Часто задаваемые вопросы
Правовая база и ключевые нормативные акты
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66, 67, 68 регулируют порядок заполнения и выдачи трудовой книжки․
- Федеральный закон № 273-ФЗ «Об электронных трудовых книжках» (вступил в силу 1 января 2022 г․) определяет порядок создания, ведения и использования ЭТК․
- Приказ Минтруда России от № 535н – уточняет технические требования к системе ЭТК и порядок её интеграции в кадровый учет․
- С 1 января 2026 г․ завершён переходный период․ С этого момента все новые записи в трудовой книжке обязаны вестись в электронном виде, а бумажные формы сохраняются только в исключительных случаях․
Что изменилось после 2026 года?
С окончанием переходного периода:
- Работодатели обязаны вести единую электронную трудовую книжку для всех сотрудников, у которых есть согласие на её использование․
- При увольнении запись о прекращении трудовых отношений вносится в ЭТК автоматически через кадровую программу․
- Работник может запросить печать копии ЭТК в любой момент, но это не заменяет электронный документ․
Что обязан сделать работодатель
Подготовка к увольнению
За несколько дней до даты увольнения работодатель должен:
- Убедиться, что у сотрудника есть согласие на ведение ЭТК (обычно оформляется в трудовом договоре или отдельным соглашением)․
- Проверить, что все записи о приёме, переводах, изменениях условий труда корректно отражены в системе․
- Подготовить приказ об увольнении в соответствии с ТК РФ․
Внесение записи об увольнении
После подписания приказа система ЭТК автоматически:
- Создаёт запись «Уволен(а) по собственному желанию / по инициативе работодателя» с указанием даты увольнения․
- Обновляет общий трудовой стаж и сведения о последнем месте работы․
- Отправляет уведомление в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) о завершении трудовых отношений․
Выдача справок и документов
Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней предоставить сотруднику:
- Справку о заработке и удержаниях (форма 2‑н);
- Справку о размере заработной платы за последний месяц;
- При необходимости – печатную копию ЭТК (по запросу работника)․
Уведомление в Пенсионный фонд
ЭТК автоматически передаёт данные в ПФР, поэтому отдельного уведомления не требуется․ Однако рекомендуется проверить, что статус «Уволен» отразился в личном кабинете работодателя в ПФР․
Что должен сделать работник
Проверка записей в ЭТК
Перед подписанием приказа об увольнении сотруднику следует:
- Войти в личный кабинет ЭТК (обычно через портал Госуслуг или корпоративный портал)․
- Убедиться, что все записи о приёме, переводах, повышениях и премиях корректны․
- При обнаружении ошибок сразу сообщить в отдел кадров․
Запрос печатной копии
Если работнику нужна бумажная версия (например, для подачи в банк), он может:
- Подать заявление в отдел кадров (обычно форма «Заявление о выдаче печатной копии ЭТК»)․
- Получить копию в течение 3‑5 рабочих дней․
Сохранение доступа к ЭТК
После увольнения доступ к корпоративному порталу может быть закрыт, но работнику сохраняется право:
- Войти в Госуслуги и просмотреть свою ЭТК в личном кабинете․
- Запросить полный архив записей в отдел кадров или в службу поддержки системы ЭТК․
Что делать, если запись об увольнении не появилась
В случае задержки:
- Связаться с отделом кадров и уточнить статус приказа․
- Если проблема сохраняется, написать жалобу в инспекцию по труду или в Роскомнадзор (по защите персональных данных)․
Как исправлять ошибки в записи
Ошибки в ЭТК могут возникнуть по разным причинам: технический сбой, неверный ввод данных, отсутствие подписи руководителя;
Типичные ошибки
- Неправильно указана дата приёма или увольнения․
- Отсутствует запись о переводе/повышении․
- Неправильный код должности (по классификатору ОКДП)․
Порядок исправления
- Обратиться в отдел кадров с письменным заявлением «Об исправлении записи в электронной трудовой книжке»․ В заявлении указываются:
- ФИО сотрудника;
- Табельный номер;
- Точную формулировку ошибки;
- Документы, подтверждающие правильные данные (договор, приказ)․
- Кадровый специалист вносит корректировку в систему и формирует новый электронный документ с отметкой «Исправление»․
- Система автоматически отправляет уведомление работнику о внесённом изменении․
- Работник проверяет исправление в личном кабинете и подтверждает его подписью (электронной или в печатной форме)․
Сроки
Согласно Приказу Минтруда № 535н, исправление должно быть завершено в течение 10 рабочих дней с момента получения заявления․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли подписывать бумажный документ об увольнении, если есть ЭТК?
Да․ При увольнении подписывается приказ об увольнении (бумажный или электронный)․ Подпись подтверждает согласие сторон и служит основанием для автоматической записи в ЭТК․
Можно ли отказаться от ЭТК и вернуться к бумажной?
С 2026 года отказ от ЭТК возможен только в исключительных случаях (например, отсутствие доступа к интернету, медицинские показания)․ Работник должен подать письменное заявление, а работодатель оформить отдельную бумажную трудовую книжку․
Как получить справку о трудовом стаже из ЭТК?
Справка формируется автоматически в системе и может быть выдана в виде PDF‑документа через личный кабинет сотрудника или по запросу в отдел кадров․
Что делать, если после увольнения в ЭТК указана неверная причина увольнения?
Требуется подать заявление об исправлении, как описано в пункте 4․2․ Ошибочная причина может влиять на выплаты и будущие трудовые отношения, поэтому исправление важно выполнить быстро․
Можно ли использовать ЭТК при поиске работы за границей?
ЭТК признаётся в РФ как официальный документ о трудовом стаже․ При трудоустройстве за рубежом обычно требуется перевод и нотариальное заверение копии ЭТК․
Электронная трудовая книжка – это современный, безопасный и удобный способ вести учёт трудового стажа․ При увольнении важны два момента:
- Корректное и своевременное внесение записи об увольнении работодателем;
- Контроль правильности данных со стороны работника․
Соблюдая описанные выше шаги, обе стороны могут избежать недоразумений, ускорить процесс оформления и гарантировать, что все сведения о трудовой истории будут надёжно сохранены в цифровом виде․
Помните: электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, а его правильное ведение упрощает получение пенсии, социальных выплат и подтверждение квалификации․
Автор статьи: Ваш помощник по трудовому праву․ Дата публикации: 22 мая 2026 г․