С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это значит, что:
- Все новые трудовые отношения оформляются с помощью ЭТК․
- Сотрудники, уже имеющие бумажную форму, могут оставить её, но обязаны перевести данные в электронный вид при необходимости․
- Работодатели обязаны обеспечить хранение и доступность информации в электронном виде․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, в котором фиксируется:
- История трудовой деятельности сотрудника․
- Сведения о местах работы и периодах занятости․
- Сведения о полученных должностях, заработной плате и иных важных деталях․
Таким образом, ЭТК полностью заменяет традиционный бумажный документ, делая его более удобным и безопасным․
Обязательно ли переходить на электронную форму?
Ответ однозначный: да, переход обязателен для всех новых отношений, а также рекомендуется для существующих, чтобы соответствовать требованиям законодательства․
Кто обязан перейти?
- Все работодатели, нанимающие новых сотрудников после 1 января 2026 года․
- Сотрудники, которые вступают в новые трудовые отношения․
- Компании, желающие оптимизировать работу с кадровыми документами․
Что будет, если не перейти?
Если работодатель не будет использовать ЭТК, он рискует:
- Получить штрафы за нарушение трудового законодательства․
- Сложить процесс оформления новых сотрудников․
- Лишиться возможности быстро проверять и подтверждать трудовой стаж․
Преимущества электронной трудовой книжки
Переход на ЭТК приносит множество преимуществ:
- Удобство доступа: информацию можно проверить в любой момент через личный кабинет;
- Безопасность: данные хранятся в защищённой базе, что снижает риск потери или повреждения․
- Экономия времени: оформление и обновление данных происходит автоматически․
- Экологичность: сокращается потребление бумаги․
Как выглядит процесс оформления?
Сотрудник получает уникальный идентификатор в системе․
Работодатель вносит сведения о трудовом месте, периоде и должности․
Система автоматически генерирует запись в электронной книжке․
Сотрудник может просматривать и подтверждать вводимые данные․
Как правильно перейти на электронную форму?
Для плавного перехода рекомендуется выполнить следующие шаги:
- Оценка текущей ситуации: проанализировать, какие сотрудники уже имеют бумажные книжки․
- Выбор подходящей ИТ-платформы: использовать проверенные сервисы, соответствующие требованиям ФНС и Трудового кодекса․
- Обучить персонал: провести инструктаж по работе с электронным документом․
- Перенести данные: перенести всю информацию из бумажных книжек в электронный формат․
- Верифицировать данные: убедиться в правильности ввода и согласовать с сотрудниками․
Что требуется от сотрудников?
Сотруднику достаточно:
- Получить доступ к личному кабинету․
- Проверять вводимые сведения․
- Подтверждать их при необходимости․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли оставить бумажную форму? – Да, но только до момента её замены на электронную при переходе на новую работу․
- Какие документы нужны для перехода? – Паспорт, трудовой договор и, при необходимости, копии предыдущих книжек․
- Сколько времени займет перенос данных? – Зависит от объёма, но обычно занимает от нескольких минут до нескольких часов․
- Что делать, если в электронной книжке ошибка? – Ошибку можно исправить в личном кабинете, после чего система автоматически обновит запись․
Переход на электронную трудовые книжку – это не просто модный тренд, а обязательный шаг в условиях цифровой трансформации труда․ С 1 января 2026 года бумажные формы постепенно выходят из обращения, а компании, которые уже сейчас пришли к решению, получают значительные преимущества в виде удобства, безопасности и экономии ресурсов․
Если вы ещё не решились на переход, самое время оценить свои текущие процессы и подготовиться к беспрепятственному переходу на электронную форму․
Автор: контент‑менеджер, 22 мая 2026 г․