С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот процесс кардинально меняет подход к ведению трудовых записей. Главный вопрос, который волнует многих работников и работодателей: что происходит с записью в традиционную бумажную трудовую книжку при переходе на электронную?

Ключевой принцип: запись в бумажную книжку НЕ делается

Самый важный момент, который нужно запомнить: при оформлении работника с 1 января 2026 года (и после завершения переходного периода) запись в бумажную трудовую книжку не вносится. Все сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, перевод, отпуск и т.д.) формируются исключительно в электронном виде в единой государственной системе — Электронная трудовая книжка (ЭТК).

Что происходит с уже имеющейся бумажной трудовой книжкой?

Если у работника на руках уже есть старая бумажная трудовая книжка (ТК) с записями, то:

• Её не аннулируют и не изымают. Она остается у работника как документ, подтверждающий его стаж до момента перехода на ЭТК.
• Все новые записи начиная с даты перехода на ЭТК будут только электронными. В старую бумажную книжку после этой даты ничего вписано не будет.
• При увольнении или необходимости предоставить сведения о стаже работник может получить выписку из ЭТК (официальный документ с электронной подписью) или заверенную копию своей электронной трудовой книжки.

Как правильно оформить нового сотрудника с 2026 года?

Работодатель обязан действовать следующим образом:

1. Заключить трудовой договор в письменной форме (это обязательно).
2. В течение 5 рабочих дней с даты заключения договора (или с даты, когда работник предоставил сведения о своей предыдущей трудовой деятельности) сформировать электронную запись в системе ЭТК.
3. Проинформировать работника о создании для него электронной трудовой книжки. Это можно сделать через личный кабинет на портале Госуслуг, через систему дистанционного банковского обслуживания (СДБО) или иным agreed способом.
4. Не выдавать и не требовать предъявления бумажной трудовой книжки при первом трудоустройстве. С 1 января 2021 года уже не действовала обязанность работника иметь бумажную ТК при первом устройстве на работу, а с 2026 года эта практика полностью отменяется.

А если у сотрудника уже есть бумажная книжка с записями?

Если работник приходит на новую работу со своей старой бумажной трудовой книжкой (например, он трудился до 2026 года), работодатель должен:

• Принять её для ознакомления (но не для хранения у себя).
• Сверить данные из бумажной книжки с предоставленными работником сведениями о стаже.
• Внести всю информацию из старой бумажной книжки (предыдущие места работы, даты, основания увольнений) в электронную трудовую книжку работника. Это делается через интерфейс системы ЭТК.
• Вернуть бумажную книжку работнику после сверки и переноса данных.

Важно: перенос данных из бумажной ТК в ЭТК, обязанность работодателя при первом трудоустройстве такого сотрудника после 2026 года.

Как работник может проверить свои записи?

Каждый работник имеет полный доступ к своей ЭТК. Проверить записи можно через:

• Личный кабинет на портале Госуслуг (gosuslugi.ru).
• Мобильное приложение «Работа в России».
• Систему дистанционного банковского обслуживания (СДБО) своих банков-партнеров (например, Сбер, ВТБ и др.).
• Через работодателя — по письменному заявлению работодатель обязан предоставить работнику выписку из его ЭТК.

Исключения и особые случаи

Существуют несколько нюансов:

• Увольнение в 2025 году или ранее: Если трудовой договор расторгается до 1 января 2026 года, работодатель обязан сделать последнюю запись в бумажную трудовую книжку (если она у работника есть) и одновременно сформировать электронную запись в ЭТК.
• Отсутствие доступа к Госуслугам: Если у работника нет учетной записи на Госуслугах, работодатель все равно формирует для него ЭТК, но обязан проинформировать его о необходимости создать учетную запись для дальнейшего самостоятельного контроля.
• Работники бюджетной сферы: Для них также действуют общие правила. Все записи ведуться в ЭТК.

Практический вывод для работника

Если вы устраиваетесь на работу с 1 января 2026 года:

1. Не нужно покупать и оформлять бумажную трудовую книжку.
2. Не нужно нести её с собой на приём к новому работодателю.
3. Обязательно создать и активировать учетную запись на портале Госуслуг (или в приложении «Работа в России») для контроля над своей ЭТК.
4. Обязательно сообщить новому работодателю все данные о своей предыдущей трудовой деятельности (если она была) для корректного переноса в ЭТК.
5. Все ваши «трудовые» будут храниться в защищенном электронном реестре, доступ к которому у вас есть в любое время.

Примечание: Статья составлена на основе информации, актуальной на май 2026 года. Для получения самой точной и персональной консультации рекомендуется обращаться в отдел кадров вашей организации или в территориальный орган Минтруда России.