Дата актуализации: г.
ЭТК – это предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде. С 2021 года законодательство РФ требует фиксировать сведения о периодах работы сотрудников‚ у которых нет бумажной трудовой книжки‚ именно в электронном виде. Это упрощает:
- Ведение кадрового учёта;
- Подготовку отчётности в Пенсионный фонд России (ПФР);
- Обмен данными с государственными информационными системами;
- Сокращение бумажного документооборота.
Какие версии 1С поддерживают ЭТК
В большинстве современных конфигураций 1С работа с ЭТК реализована «из коробки». Наиболее часто используемые:
- 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) -‚ редакция 3 – полная поддержка формирования заявлений‚ ведения ЭТК и формирования отчётов СЗВ‑ТД.
- 1С:ЗУП 3.1 – упрощённый вариант‚ часто применяется в небольших компаниях.
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ПРОФ – включает модуль «Электронные трудовые книжки».
- Облачные решения 1С:Фреш – позволяют вести ЭТК в облаке без установки клиентского ПО.
Подготовительный этап: настройка конфигурации
Перед тем как начать вести ЭТК‚ необходимо убедиться‚ что в конфигурации включены соответствующие подсистемы.
- Откройте Администрирование → Параметры программы → Кадровый учёт и проверьте галочку «Вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде».
- Установите связь с ПФР (Настройки → ПФР → Параметры обмена).
- Если вы используете облачную подсистему Фреш‚ активируйте её в Общие настройки → Облачные подсистемы.
Как сформировать заявление о ведении трудовой книжки
В 1С:ЗУП 8 процесс выглядит так:
- Перейдите в раздел «Кадры → Документы → Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
- Нажмите кнопку «Создать» и выберите сотрудника (или несколько сотрудников).
- В колонке «Вид заявления» выберите один из вариантов:
- «Бумажная трудовая книжка» – если планируется вести традиционный документ.
- «Сведения в электронной форме» – для ЭТК.
- «Бумажная и электронная одновременно» – если требуется двойное ведение.
- Заполните обязательные реквизиты (дата‚ подпись‚ основание).
- Сохраните документ и при необходимости распечатайте (кнопка «Печать заявления»).
Ведение ЭТК: основные операции
5.1 Приём на работу
При оформлении нового сотрудника без трудового стажа (т.е. впервые принимаемого на работу после 2021 г.) система автоматически создаёт запись в ЭТК.
- Заполните «Трудовой договор» и укажите «Способ ведения трудовой книжки – электронный».
- Сохраните документ – в разделе «Кадры → Сведения о трудовой деятельности» появится запись с датой начала работы.
5.2 Перевод‚ изменение условий труда‚ командировки
Все изменения фиксируются в «Карточке сотрудника» и автоматически отражаются в ЭТК.
- Откройте карточку сотрудника.
- Вкладка «История трудовой деятельности» → добавьте новое событие (перевод‚ повышение‚ командировка).
- Укажите дату начала и окончания‚ вид события и основание.
- Сохраните – система обновит электронную запись.
5.3 Увольнение
Для закрытия ЭТК необходимо оформить увольнение:
- Создайте документ «Увольнение» (Кадры → Документы → Увольнение).
- Укажите дату увольнения и причину увольнения.
- При сохранении система автоматически «закрывает» запись в ЭТК и формирует отчёт о прекращении трудовых отношений для ПФР.
Формирование отчётности в ПФР (СЗВ‑ТД)
ЭТК тесно связана с формой СЗВ‑ТД. В 1С процесс выглядит так:
- Перейдите в «Отчёты → СЗВ‑ТД».
- Выберите период (обычно – месяц).
- Нажмите «Сформировать» – система соберёт данные из ЭТК‚ трудовых договоров и увольнений.
- Для отправки в ПФР используйте кнопку «Отправить в ПФР» (требуется настроенный обмен).
Как изменить способ ведения трудовой книжки
Иногда требуется переключить сотрудника с бумажной формы на электронную (или наоборот). Делается это так:
- Откройте «Карточку сотрудника».
- В поле «Способ ведения трудовой книжки» выберите нужный вариант.
- Сохраните изменения – система автоматически создаст/закроет соответствующую запись в ЭТК.
Важно помнить‚ что изменение способа может потребовать повторного формирования заявления и согласования с сотрудником.
Работа с ЭТК в облачной подсистеме «Фреш»
Если ваша организация использует 1С:Фреш‚ то процесс почти идентичен‚ но есть несколько особенностей:
- Все документы хранятся в облаке‚ доступ к ним возможен из любого браузера.
- Экспорт/импорт данных в ПФР происходит автоматически по расписанию.
- Для формирования заявления используйте веб‑интерфейс «Кадры → Заявления»;
Практические советы и типичные ошибки
- Не забывайте указывать способ ведения ТК при приёме на работу. Если поле оставить пустым‚ система будет считать‚ что запись в ЭТК не требуется.
- Проверяйте корректность дат. Ошибки в датах начала/окончания периода могут привести к неверному расчёту страховых взносов.
- Регулярно проверяйте статус обмена с ПФР. В 1С есть журнал обмена – следите за ошибками и исправляйте их сразу.
- При изменении способа ведения ТК создавайте новое заявление. Это требование Трудового кодекса РФ.
- Не храните одновременно две версии одной записи. Дублирование (бумажная + электронная) допускается только при официальном согласии сотрудника.
Ведение электронной трудовой книжки в 1С – это удобный и полностью автоматизированный процесс‚ который позволяет соблюдать требования законодательства‚ ускорить подготовку отчётности и избавиться от бумажного документооборота. При правильной настройке и соблюдении рекомендаций‚ изложенных в этой статье‚ вы сможете безошибочно вести ЭТК‚ формировать необходимые заявления и отчёты‚ а также быстро реагировать на изменения в кадровой политике компании.
Статья подготовлена на основе официальных рекомендаций 1С и актуальной информации из открытых источников (состояние на ).