В 2026 году вопросы правильного оформления трудовой книжки при увольнении сотрудника остаются одними из самых актуальных для кадровиков и работодателей. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документ все еще находится на руках у миллионов граждан, и ошибка при его заполнении может создать серьезные проблемы при будущем трудоустройстве или назначении пенсии.
Самое главное помнить, что каждая запись в трудовой книжке должна быть внесена строго в соответствии с Трудовым кодексом РФ и действующим Порядком ведения трудовых книжек. Особое внимание уделяется процедуре заверения записей: нужна ли печать, какую именно ставить и где именно ее размещать.
Порядок заполнения записи об увольнении
Согласно актуальным нормативным актам (включая правила, действующие в 2024–2026 годах), запись о прекращении трудового договора вносится в раздел «Сведения о работе» и должна содержать четыре обязательных элемента, распределенных по графам:
- Графа 1: Порядковый номер записи (нумерация ведется сплошная по всему разделу).
- Графа 2: Дата увольнения (прекращения трудового договора). Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Графа 3: Причина увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ. Формулировка должна дословно соответствовать закону.
- Графа 4: Наименование документа-основания (приказ или распоряжение), его дата и номер.
Важно: запись вносится в день увольнения. Не допускается внесение записей «задним числом» или заранее.
Примеры правильных формулировок в графе 3
От точности формулировки зависит юридическая чистота документа. Вот как правильно писать основные причины увольнения:
- По собственному желанию: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- По соглашению сторон: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- В связи с истечением срока договора: «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Нужна ли печать при увольнении в 2026 году?
Это один из самых частых вопросов. Согласно разъяснениям Роструда и действующему законодательству, ситуация следующая:
Печать ставится только при ее наличии. С 2016 года организации не обязаны иметь круглую гербовую печать. Если у работодателя печать есть, она должна быть проставлена на записи об увольнении. Если печати нет (что подтверждается уставом или локальным актом), запись заверяется только подписями.
Какой печатью заверять?
Допускается использование:
- Основной печати организации (с полным наименованием).
- Печати кадровой службы (если такая имеется и содержит наименование работодателя).
Главное требование: оттиск печати должен четко идентифицировать работодателя. Если печать содержит только название отдела (например, «Отдел кадров») без названия компании, такой оттиск может быть признан недействительным.
Где ставить печать: правила размещения оттиска
Место проставления печати строго регламентировано, чтобы исключить возможность подделки записей или дописывания текста.
Правило: Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего запись, и/или часть самой подписи, но не должен перекрывать текст записи, дату или номер приказа.
Часто возникает ситуация, когда запись об увольнении занимает несколько строк в графе 3. В этом случае:
- Печать ставится после подписи ответственного лица.
- Если места на строке для подписи и печати недостаточно, они могут быть размещены ниже, но обязательно в пределах той же записи.
- Некоторые специалисты рекомендуют ставить оттиск так, чтобы он частично заходил на поля граф 1 и 2, если запись в графе 3 объемная, однако классический вариант — заверение в нижней части записи, рядом с подписью.
Процедура заверения и выдачи трудовой книжки
Процесс оформления увольнения включает несколько критически важных шагов, нарушение которых может привести к штрафам:
- Внесение записи: Специалист по кадрам вносит данные во все графы.
- Подпись работодателя: Запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
- Проставление печати: При наличии печати организации ставится оттиск.
- Подпись работника: Сотрудник своей подписью подтверждает, что ознакомился с записью и согласен с ней. Фраза «Ознакомлен» писать не обязательно, достаточно подписи.
- Выдача на руки: В день увольнения трудовая книжка выдается работнику под роспись в книге учета движения трудовых книжек.
Важный нюанс: На момент подписания трудовой книжки работник формально уже не является сотрудником компании (трудовой договор расторгнут), однако он обязан поставить подпись о получении документа и ознакомлении с записью.
Что делать, если места для записи или печати не хватило?
Если страница в разделе «Сведения о работе» закончилась, и для записи об увольнении (или для подписей и печати) нет места, необходимо:
- Оформить вкладыш к трудовой книжке.
- На последней странице закончившегося раздела делается отметка: «Выдан вкладыш», указывается его серия и номер.
- Запись об увольнении вносится уже во вкладыш, где также проставляются все необходимые подписи и печать.
Типичные ошибки при оформлении
Чтобы избежать проблем, проверьте документ перед выдачей на наличие следующих ошибок:
- Отсутствие печати (при условии, что она у организации есть).
- Нечитаемый оттиск: если печать смазана, рядом следует поставить новый оттиск или заверить запись подписью руководителя с пояснением.
- Использование сокращений: слова «приказ», «распоряжение», «пункт», «часть» нельзя сокращать.
- Подпись работника отсутствует: без подписи сотрудника запись считается незавершенной.
Правильное оформление трудовой книжки — это гарантия защиты прав работника и соблюдение законодательства работодателем. В 2026 году, когда бумажный документ становиться историей для новых работников, для многих он остается главным подтверждением стажа, поэтому точность каждой буквы и каждого оттиска печати имеет первостепенное значение.