Дата публикации:

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это официальный документ, хранящий сведения о трудовой деятельности сотрудника в цифровом виде. С 1 января 2020 года в России она заменила бумажный вариант и интегрирована в информационные системы Пенсионного фонда России (ПФР) и СБИС.

Выписка из ЭТК – это документ в формате PDF с электронной подписью, содержащий:

• данные о местах работы, должностях, переводах, увольнениях;
• даты начала и окончания трудовых отношений;
• информацию о стаже, необходимую для расчёта пенсии и соцвыплат.

Выписка может потребоваться:

1. при оформлении пенсионных прав;
2. при трудоустройстве в новую компанию;
3. для получения государственных субсидий и льгот;
4. в случае спора с работодателем о трудовом стаже.

Что такое СБИС и почему именно в нём удобно формировать выписку

СБИС (Saby) – это комплексная система бухгалтерского и кадрового обслуживания, которая позволяет:

• вести кадровый учёт в соответствии с требованиями ПФР;
• формировать и отправлять в ПФР сведения о трудовой деятельности;
• получать выписки из ЭТК в режиме онлайн.

В отличие от портала Госуслуг, в СБИС выписка формируется непосредственно из вашей кадровой базы, без необходимости повторного ввода данных.

Подготовка к работе в СБИС

3.1 Требования к системе

• Доступ к СБИС Онлайн (облачный сервис) или к локальной версии 1С:Электронные трудовые книжки;
• Активный пользователь с правами «Кадровый специалист» или «Администратор»;
• Подключённый модуль «Электронные трудовые книжки» (ЭТК);
• Сертификат электронной подписи (КЭП) для заверения выписки.

3.2 Необходимые данные о сотруднике

Перед формированием выписки убедитесь, что в системе заполнены все обязательные реквизиты:

• ФИО, дата рождения, СНИЛС;
• ИНН (если есть);
• Трудовой договор (дата заключения, тип договора);
• Все кадровые события (приём, перевод, увольнение) с указанием дат.

Пошаговая инструкция по формированию выписки в СБИС

Шаг 1. Авторизация в системе

1. Откройте браузер и перейдите по адресу https://login.sbis.ru.
2. Введите логин и пароль, подтвердите вход с помощью СМС‑кода или токена.
3. При необходимости активируйте двухфакторную аутентификацию – это повышает безопасность.

Шаг 2. Переход в раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки»

1. В главном меню выберите «Кадры».
2. В подменю нажмите «Электронные трудовые книжки» → «Справки и выписки».

Шаг 3. Выбор сотрудника

1. В открывшемся окне «Список сотрудников» найдите нужного работника. Поиск можно выполнить по ФИО, СНИЛС или табельному номеру.
2. Выделите строку с сотрудником и нажмите кнопку «Выбрать».

Шаг 4. Настройка параметров выписки

1. В поле «Период» укажите, за какой срок требуется сформировать выписку:
   • Текущий отчетный период – если нужен документ только за последний месяц;
   • За всё время – полная история трудовой деятельности.
2. Отметьте галочку «Включить сведения о переводах и переводных должностях», если они важны для получателя.
3. Опционально: в разделе «Дополнительные сведения» можно добавить комментарий (например, «Для подачи в Пенсионный фонд»).

Шаг 5. Формирование и проверка выписки

1. Нажмите кнопку «Сформировать выписку». Система соберёт данные из ПФР и из вашей кадровой базы.
2. Через несколько секунд откроется окно предварительного просмотра PDF‑документа.
3. Тщательно проверьте все поля: даты, названия организаций, должности. При обнаружении ошибок – вернитесь к пункту 4 и исправьте их в карточке сотрудника.

Шаг 6. Подписание электронной подписью (КЭП)

1. Нажмите кнопку «Подписать документ». Откроется диалоговое окно вашего КЭП‑модуля.
2. Выберите сертификат, введите пароль и подтвердите подпись.
3. После успешного подписания в статусе документа появится отметка «Подписан».

Шаг 7. Сохранение и передача выписки

1. Нажмите «Скачать PDF» – документ будет сохранён на ваш компьютер.
2. Для отправки сотруднику используйте любой удобный канал: электронную почту, корпоративный мессенджер, либо распечатайте документ и передайте лично.
3. Если требуется бумажный вариант, распечатайте PDF и поставьте печать организации (если это предусмотрено внутренними регламентами).

Сроки и обязательства работодателя

Согласно Трудовому кодексу РФ, выписку из ЭТК необходимо предоставить сотруднику:

• в день увольнения (или в течение 3 рабочих дней после запроса);
• по требованию сотрудника в любой момент трудового стажа.

Невыполнение требования может привести к административной ответственности – штраф до 200 000 рублей для юридических лиц.

Частые ошибки и способы их устранения

Альтернативные способы получения выписки

Если по какой‑то причине СБИС недоступен, выписку можно получить через:

• Портал Госуслуги – раздел «Работа и занятость» → «Трудовое право» → «Выписка из электронной трудовой книжки»;
• Сайт Социального фонда России (СФР) – личный кабинет, пункт «Справки и выписки»;
• Многофункциональный центр госуслуг (МФЦ) – в бумажном виде по заявлению.

Однако в этих сервисах выписка формируется только из данных ПФР, без возможности добавить внутренние комментарии работодателя.

Практические рекомендации

1. Регулярно проверяйте актуальность данных в ЭТК. Ошибки в датах могут привести к неверному расчёту пенсии.
2. Храните копию каждой выписки. Это поможет быстро решить спорные вопросы.
3. Обучайте персонал кадровой службы. Проведите мини‑тренинг по работе с модулем «ЭТК» в СБИС.
4. Автоматизируйте процесс. В СБИС можно настроить шаблон «Выписка по запросу», который будет генерировать документ одним кликом.

Система СБИС предоставляет быстрый и надёжный способ формирования выписки из электронной трудовой книжки. Следуя описанным выше шагам, вы сможете подготовить документ в течение нескольких минут, обеспечить его юридическую силу с помощью электронной подписи и предоставить сотруднику в требуемые сроки. Помните о необходимости поддерживать актуальность кадровой информации и соблюдать регламент выдачи выписок – это поможет избежать штрафов и сохранить доверие работников.

Автор: Ваше имя, специалист по кадровому учёту

Контакт: info@yourcompany.ru | телефон: +7 (495) -23‑45‑67