Дата публикации:  г.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника. Информация хранится в Единой государственной системе «Электронные формы сведений» (СФР) и доступна через портал Госуслуги, личный кабинет ПФР, а также в корпоративных сервисах, подключенных к СФР.

1.1 Как выглядит ЭТК?

• Веб‑интерфейс с разделами «Сведения о работнике», «Трудовые отношения», «Сведения о прекращении работы» и «Выписки»;
• Каждая запись снабжена датой, подписью (ЭЦП) ответственного лица и уникальным идентификатором.
• Внешний вид напоминает традиционную бумажную книжку, но полностью интерактивен.

1.2 Какие данные хранятся в ЭТК?

1. Личные данные (ФИО, дата и место рождения, СНИЛС, ИНН).
2. Сведения о работодателе (наименование, ИНН, ОКПО, адрес).
3. Даты начала и окончания трудового договора.
4. Должность, разряд, тарифная ставка.
5. Основания для приема, перевода, увольнения.
6. Сведения о командировках, отпусках, обучении и повышении квалификации.
7. Записи о переводе из бумажной формы в электронную и обратно.

Преимущества и недостатки ЭТК

2;1 Преимущества

• Удобство доступа: работник может просмотреть свою книжку в любое время через личный кабинет.
• Сокращение бумажных расходов: нет необходимости хранить и пересылать бумажные документы.
• Автоматическое обновление: данные передаются в ПФР в режиме реального времени.
• Повышенная защита: запись подписывается электронной подписью, изменения фиксируются в журнале аудита.
• Ускорение отчетности: работодатели формируют форму ЕФС‑1 автоматически.

2.2 Недостатки и риски

• Необходимость наличия доступа к Интернету и квалифицированного ИТ‑оборудования.
• Риск технических сбоев в системе СФР (временные недоступности).
• Требования к квалификации персонала, ответственного за ввод данных.
• Не все организации (особенно малый бизнес) уже полностью адаптированы к работе с ЭТК.

Кто обязан вести электронные трудовые книжки?

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для всех работников, которые:

• Подали заявление о переходе на электронный формат.
• Работают в организациях, где уже внедрена система СФР.

Если работник отказывается от ЭТК, ему выдается традиционная бумажная книжка.

Пошаговая инструкция: как оформить новую ЭТК

4.1 Подготовительный этап

1. Получить от работника заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажной или электронной). Заявление должно быть подписано ЭЦП или заверено у нотариуса.
2. Убедиться, что у организации есть доступ к системе СФР (регистрация в качестве работодателя‑оператора).
3. Назначить ответственного за ввод данных (обычно HR‑менеджер или специалист по кадровому учету).

4.2 Оформление в системе СФР

4. Войти в личный кабинет работодателя на портале Госуслуги или в корпоративный сервис, подключенный к СФР.
5. Выбрать пункт «Создать электронную трудовую книжку» и заполнить форму ЕФС‑1 (единый формат сведений о трудовой деятельности).
6. Ввести личные данные работника (ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения).
7. Указать данные работодателя (ИНН, ОКПО, юридический адрес).
8. Указать дату начала трудовых отношений, должность, условия труда.
9. Подписать запись электронной подписью ответственного лица.
10. Сохранить и отправить форму – система автоматически сформирует запись в ЭТК.

4.3 Оформление перехода из бумажной формы

11. В бумажной трудовой книжке сделать запись о переходе на электронный формат в соответствии со статьёй 66.1 ТК: «Перевод в электронную форму трудовой книжки», указать дату и номер записи.
12. Заверить запись печатью организации и подписью ответственного лица.
13. Сохранить копию записи (скан) в личном деле работника.

Как вносить сведения в уже существующую ЭТК

Все изменения (приём, перевод, увольнение, отпуск, командировка и т.д.) вносятся через форму ЕФС‑1.

1. Откройте карточку работника в системе СФР.
2. Выберите тип операции («Приём», «Перевод», «Увольнение», «Отпуск», «Командировка» и др.).
3. Заполните обязательные поля (даты, основания, новые условия труда).
4. Подпишите запись электронной подписью.
5. Отправьте форму – запись появится в ЭТК автоматически.

Юридические аспекты и типичные ошибки

6.1 Юридические требования

• Все записи должны соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ и Федерального закона «Об электронных документах».
• Записи обязаны быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП) ответственного лица.
• Срок подачи сведений в СФР – не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли изменения.

6.2 Частые ошибки

• Отсутствие подписи КЭП – запись считается недействительной.
• Заполнение неверных дат (например, дата увольнения позже даты окончания договора).
• Неучтённые периоды командировок и отпусков – могут привести к ошибкам в расчёте стажа.
• Отсутствие записи о переходе из бумажной формы – контролирующие органы могут потребовать исправления.
• Несвоевременная подача формы ЕФС‑1 (пропуск срока 25‑го числа).

Подача отчётности и исправление данных

7.1 Подача отчётности

Работодатель обязан ежемесячно (не реже 25‑го числа) отправлять в СФР сведения о всех изменениях, используя форму ЕФС‑1. Для этого:

1. Сформировать пакет данных в системе (обычно автоматический экспорт из HR‑системы).
2. Проверить корректность всех полей.
3. Подписать пакет КЭП и отправить через личный кабинет.

7.2 Как исправить ошибку в ЭТК

1. Определить тип ошибки (опечатка, неверная дата, пропущенный период).
2. Создать корректирующую запись в форме ЕФС‑1 с указанием «Исправление» в поле «Основание».
3. Приложить документ, подтверждающий правильные данные (например, приказ о переводе).
4. Подписать запись КЭП и отправить в СФР.
5. После подтверждения системой исправление будет отображено в ЭТК.

Где работнику посмотреть свою электронную трудовую книжку?

• Через Личный кабинет на портале Госуслуги – раздел «Электронные трудовые книжки».
• В мобильном приложении «Госуслуги» (Android/iOS).
• Через сервис «Личный кабинет ПФР» – после привязки СНИЛС.
• В корпоративной системе, если работодатель интегрировал её с СФР (например, 1С:Зарплата и Управление Персоналом).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, если работник не подал заявление о переходе, ему выдаётся бумажная книжка, а электронная – в качестве резервной копии. При переходе в электронный формат в бумажной книжке делается запись о выдаче ЭТК.

Что делать, если работник отказывается от ЭТК?

В таком случае работодатель обязан выдать традиционную бумажную трудовую книжку и оформить запись о её выдаче в журнале учёта трудовых книжек.

Сколько времени занимает оформление ЭТК?

При готовой инфраструктуре (доступ к СФР, подготовленные шаблоны ЕФС‑1) процесс занимает от 10 до 30 минут.

Можно ли распечатать выписку из ЭТК?

Да. Через портал Госуслуги можно запросить «Выписку из электронной трудовой книжки», которая будет доступна в PDF‑формате и может быть распечатана.

Кто несёт ответственность за достоверность сведений в ЭТК?

Ответственность лежит на работодателе (руководителе организации) и на должностном лице, вносящем запись (обычно HR‑специалист). За преднамеренное искажение данных предусмотрены штрафы.

Электронная трудовая книжка – современный инструмент, упрощающий ведение кадрового учёта, повышающий прозрачность и ускоряющий взаимодействие с государственными органами. Чтобы правильно завести ЭТК, необходимо:

• Получить от работника заявление о выборе формата;
• Иметь доступ к системе СФР и квалифицированную электронную подпись.
• Точно заполнить форму ЕФС‑1 и своевременно отправить её в СФР.
• Вести журнал учёта переходов между бумажной и электронной формой.
• Контролировать сроки подачи отчётности и исправлять ошибки в установленном порядке.

Соблюдая эти правила, вы избежите штрафов, сократите административную нагрузку и предоставите сотрудникам удобный способ контроля своей трудовой истории.

Автор: Ваш HR‑консультант