Дата публикации: 21 мая 2026 года

Обновлено: 21 мая 2026 года

Картотека для трудовых книжек, это организованная система хранения и учёта трудовых книжек сотрудников, выполненная в виде карточек, расположенных в специальных ящиках или папках. Она необходима для:

• Удобного доступа к информации о каждом работнике;
• Систематизации данных по отделам, подразделениям или категориям сотрудников;
• Соблюдения трудового законодательства, так как позволяет оперативно находить и обновлять записи;
• Обеспечения сохранности документов, особенно в бумажном формате;
• Упрощения процесса инвентаризации и проверки наличия трудовых книжек.

Картотека формата А6: особенности и преимущества

Формат А6 (105 × 148 мм) — один из самых распространённых для картотек трудовых книжек. Почему?

Оптимальный размер

Размер А6 идеально подходит для размещения краткой информации о сотруднике, включая:

• ФИО;
• Должность;
• Дата приёма на работу;
• Номер трудовой книжки;
• Отметки о переводах, повышениях или увольнениях;
• Дополнительные пометки (например, о предоставлении отпуска, больничных и т.д.).

Удобство хранения

Карточки формата А6 легко помещаются в:

• Специальные картотечные ящики с разделителями;
• Папки-регистраторы;
• Скоросправители или подвесные папки;
• Электронные системы учёта (при оцифровке).

Возможность тиражирования

Карточки формата А6 можно легко тиражировать в необходимом количестве, что особенно актуально для крупных предприятий с большим штатом.

Совместимость с другими системами

Карточки А6 можно использовать в связке с:

• Электронными базами данных (например, 1С:Зарплата и Управление Персоналом);
• Сканерами для оцифровки;
• Штрих-кодированием для быстрого поиска.

Структура картотеки на 1300 карточек

Создание картотеки на 1300 карточек требует чёткой организации. Рассмотрим оптимальную структуру:

Разделение по алфавиту

Самый простой и эффективный способ — разделение карточек по алфавиту. Например:

• А — 100 карточек;
• Б — 80 карточек;
• В — 120 карточек;
• … и т.д. до Я.

Группировка по подразделениям

Для крупных компаний удобно разделять картотеку по отделам:

• Отдел продаж;
• Бухгалтерия;
• IT-отдел;
• Производственный цех;
• Администрация.

Использование индексации

Каждая карточка должна иметь уникальный индекс, например:

• ФИО сотрудника (например, Иванов Иван Иванович);
• Номер трудовой книжки (например, ТК-123456);
• Дата приёма (например, ).

Ведение журнала учёта

Параллельно с картотекой ведётся журнал учёта трудовых книжек, в который заносяться:

• Дата выдачи трудовой книжки;
• Подпись получателя;
• Отметки о возврате;
• Причины выдачи (например, замена, утеря и т.д.).

Пример заполнения карточки формата А6

Такой формат позволяет быстро находить нужную информацию и оперативно обновлять данные.

Как правильно хранить картотеку?

Сохранность картотеки зависит от правильного хранения. Вот основные рекомендации:

Защита от внешних факторов

• Влажность: Храните картотеку в сухом месте, чтобы избежать порчи бумаги;
• Свет: Избегайте попадания прямых солнечных лучей;
• Температура: Оптимальный диапазон — от +10°C до +25°C.

Использование специальных материалов

• Картотечные ящики: Изготовлены из прочного картона или пластика;
• Разделители: Для удобного поиска по алфавиту или отделам;
• Папки-регистраторы: Для хранения карточек в подвешенном состоянии.

Регулярный контроль

• Инвентаризация: Проводите проверку наличия карточек не реже 1 раза в год;
• Обновление данных: Своевременно вносите изменения о переводах, увольнениях и т.д.;
• Резервное копирование: Если используете электронные системы, делайте резервные копии.

Электронная картотека: плюсы и минусы

С развитием технологий многие компании переходят на электронные системы учёта. Рассмотрим их преимущества и недостатки:

Преимущества

• Быстрый поиск: Поиск по ФИО, номеру трудовой книжки или дате;
• Автоматизация: Возможность интеграции с системами 1С, SAP и другими;
• Сохранность данных: Защита от пожаров, наводнений и других ЧС;
• Многопользовательский доступ: Несколько сотрудников могут работать с базой одновременно;
• Экономия места: Не нужно хранить бумажные карточки.

Недостатки

• Зависимость от техники: Нужно наличие компьютеров и интернета;
• Обучение персонала: Сотрудники должны уметь работать с системой;
• Затраты на внедрение: Покупка ПО и оборудования;
• Риск взлома: Необходимость защиты данных от киберугроз.

Если вы решили перейти на электронную картотеку, выбирайте проверенные системы, такие как:

• 1С:Зарплата и Управление Персоналом;
• SAP HR;
• Битрикс24;
• Собственные CRM-системы.

Как оцифровать бумажную картотеку?

Если у вас уже есть бумажная картотека, её можно оцифровать без потери данных. Вот пошаговый алгоритм:

Шаг 1: Подготовка

• Соберите все карточки в одном месте;
• Проверьте их целостность (нет ли повреждений);
• Убедитесь, что все данные актуальны;
• Создайте резервную копию (например, сделайте фотографии каждой карточки).

Шаг 2: Сканирование

• Используйте сканер с автоподачей для быстрого сканирования;
• Настройте разрешение не менее 300 dpi для чёткости;
• Сохраняйте файлы в формате PDF или JPEG;
• Присвойте каждому файлу уникальное имя (например, ФИО_дата.pdf).

Шаг 3: Ввод в электронную систему

• Загрузите файлы в электронную базу данных;
• Создайте поля для поиска (ФИО, номер трудовой книжки и т.д.);
• Настройте права доступа для сотрудников;
• Проверьте корректность загруженных данных.

Шаг 4: Утилизация бумажных носителей

• Утилизируйте бумажные карточки через специальные службы;
• Составьте акт об уничтожении;
• Сохраните резервные копии на случай проверок.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать картотеку формата А6 для электронного учёта?

Да, карточки формата А6 можно использовать как шаблон для заполнения в электронных системах. Например, вы можете распечатать пустые бланки и заполнять их вручную, а затем вносить данные в базу.

Сколько карточек помещается в один ящик?

В стандартный картотечный ящик формата А6 помещается около 500–700 карточек (в зависимости от толщины картона).

Нужно ли заверять картотеку у нотариуса?

Нет, заверение у нотариуса не требуется. Однако журнал учёта трудовых книжек должен храниться в организации и предоставляться по требованию проверяющих органов;

Как часто нужно обновлять картотеку?

Картотеку нужно обновлять ежемесячно или по мере необходимости (например, при переводе сотрудника или изменении должности).

Можно ли использовать картотеку для других документов?

Да, картотеку формата А6 можно использовать для учёта:

• Приказов о приёме/увольнении;
• Договоров;
• Личных дел сотрудников;
• Других кадровых документов.

Картотека для трудовых книжек формата А6 на 1300 карточек, это надёжная и удобная система учёта, которая помогает HR-службам и бухгалтерии эффективно управлять персональными данными. Она подходит как для бумажного, так и для электронного учёта, а её структура позволяет быстро находить нужную информацию.

Если вы ещё не организовали картотеку, начните с малого: создайте алфавитный порядок, используйте разделители и ведите журнал учёта. Со временем вы сможете перейти на электронные системы, что значительно упростит работу.

Помните: организация картотеки — это не только требование закона, но и залог порядка в кадровом учёте;

Полезные ресурсы

• КонсультантПлюс — законодательная база
• 1С:Зарплата и Управление Персоналом
• Битрикс24 — CRM-система
• Госуслуги — проверка контрагентов

Если у вас остались вопросы по организации картотеки, оставьте их в комментариях — мы обязательно ответим!