Личный листок – это отдельный документ, который входит в состав трудовой книжки․ Он предназначен для фиксации основной информации о работнике и его трудовой деятельности․ В отличие от полной трудовой книжки, листок обычно заполняется одним экземпляром и используется как справка при приёме на работу, оформлении переводов, увольнений и т․д․
Ключевые сведения, содержащиеся в листе
- ФИО сотрудника (полностью, без сокращений)
- Дата рождения
- Пол
- Паспортные данные (серия и номер)
- Дата и место заключения трудового договора
- Должность, подразделение, ставка
- Сведения о профессиональном обучении, квалификации
- Информация о периодах работы (дата начала, дата окончания, места работы)
- Изменения в трудовой деятельности (повышение квалификации, ученые степени, звания и т․п․)
Кто разрабатывает форму личного листка?
Законодательство РФ не предусмотрело унифицированную форму бланка․ Поэтому:
- Работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает форму личного листка․
- Работник заполняет его самостоятельно в единственном экземпляре․
- После подписания листок передаётся в кадровый отдел и подшивается к личному делу сотрудника․
Когда личный листок обязателен?
Обязательность применения личного листка зависит от типа организации:
- Государственные организации – обязаны использовать листок, если это предусмотрено нормативно‑правовым актом․
- Частные организации – могут использовать собственный вариант, но он не является обязательным․
Как правильно заполнять личный листок?
При заполнении следует соблюдать несколько простых правил:
- Точность данных – все сведения должны соответствовать паспортным документам и трудовому договору․
- Читаемость – записывать аккуратно, чтобы информация была легко читаемой․
- Отметка изменений – любые изменения (повышение квалификации, перевод, увольнение) фиксируются в отдельном разделе․
- Сохранность оригинала – листок передаётся в кадровый отдел и хранится в личном деле․
Пример заполнения (упрощённый)
ФИО: Иванов Иван Иванович Дата рождения: Пол: Мужской Паспорт: 45 02 1234567, выдан ОВД г․ Москва Должность: Специалист по маркетингу Подразделение: Отдел продаж Ставка: 40 000 руб․ Дата начала работы: Место работы до текущего: ООО «Альфа», – Квалификация: Высшее, экономика Изменения: Повышение квалификации – 2025 г․, курс «Digital Marketing», 120 часов
Где скачать образцы и шаблоны?
На нашем сайте вы можете бесплатно:
- Скачать образец личного листка по учёту кадров 2026 года․
- Посмотреть пример заполнения и адаптировать под свои нужды․
- Получить шаблон в формате Word/Excel для самостоятельного редактирования․
Для частных компаний необязательно использовать государственные формы – достаточно разработать собственный бланк, учитывая требования Трудового кодекса․
Недавние изменения в законодательстве
В 2026 году правительство РФ ввело новый образец трудовых книжек, а также рекомендации по оформлению личного листка․ Ключевые изменения:
- Упрощение процедуры внесения сведений о периодах работы․
- Обязательное указание причины увольнения в отдельном поле․
- Возможность ведения электронных трудовых книжек (ЭТК) с 2020 года․
Для организаций, работающих в Крыму и Севастополе, переход на российские образцы обязателен, но только если они используют традиционные бумажные формы․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать один и тот же листок для нескольких работодателей? – Нет, листок оформляется только для текущего работодателя․
- Нужно ли хранить копию заполненного листка? – Оригинал передаётся в кадровый отдел, копию employee может оставить у себя для личного пользования․
- Как оформить изменения в уже заполненном листке? – Внесенные изменения оформляются отдельным листом, подписывается обеими сторонами и прикрепляется к оригиналу․
Личный листок трудовой книжки – важный документ, который фиксирует всю информацию о трудовой деятельности сотрудника․ Правильное его оформление помогает избежать недоразумений при приёме на работу, переводе, повышении квалификации и увольнении․ Работодатели могут самостоятельно разработать форму, а работники обязаны заполнить её аккуратно и полностью․
Если вам нужен готовый шаблон, скачайте его здесь и приступайте к заполнению уже сегодня․
Автор статьи: Кадровый портал «HR‑Info», 2026 год․