Дата подготовки материала: 17:52:59 ()․

Первичные учетные документы – это бумажные или электронные носители, в которых фиксируются факты хозяйственной жизни организации в момент их возникновения․ Согласно ФЗ‑402 «О бухгалтерском учете» и внутренней учетной политике предприятия, к первичным документам относятся все формы, содержащие обязательные реквизиты: дату, наименование документа, подписи ответственных лиц и суть операции․

Трудовая книжка как первичный документ

Трудовая книжка – официальный персонифицированный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж гражданина․ Она относится к первичным учетным документам по учету кадров, поскольку в ней фиксируются:

• прием на работу;
• переводы и совмещение;
• повышение квалификации, награды;
• увольнение (по различным основаниям);
• сведения о дубликатах и исправлениях․

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек:

1. Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
2. Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
3. ФЗ‑402 «О бухгалтерском учете» (статья о первичных документах)․

Виды трудовых книжек

На сегодняшний день действуют два образца:

• Старый образец (до ) – действителен у сотрудников, получивших его до этой даты; обмен на новый не требуется․
• Новый образец (с ) – обязателен для всех newly hired работников и для оформления дубликатов․

В 2026 году также активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажный вариант остается обязательным для хранения в организации до полного перехода на электронный формат․

Правила внесения записей

Запись в трудовой книжке делается последовательно, без пропусков номеров․ Основные шаги:

1. Определить порядковый номер записи (следующий после последней внесенной)․
2. Указать дату события (приема, перевода, увольнения и т․д․)․
3. Внести ФИО работника полностью (без инициалов и сокращений)․
4. Указать наименование организации, структурное подразделение, должность (по штатному расписанию)․
5. В графе 9 – номер и дата распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя․
6. Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации․

Примеры записей в трудовой книжке

Прием на работу (основная занятость)

ООО «Альфа», отдел продаж, менеджер по работе с клиентами․

 Приказ № 45 от ․


Прием на работу на 0,5 ставки
ООО «Бета», бухгалтерия, бухгалтер (0,5 ставки)․

 Приказ № 12 от ․


Перевод на другую должность внутри организации
Переведен с позиции менеджера по продажам на позицию старшего менеджера отдела продаж․

 Приказ № 78 от ․


Увольнение по истечении срока трудового договора
Уволен в связи с истечением срока трудового договора․

 Приказ № 102 от ․


Оформление дубликата трудовой книжки (утеря оригинала)
Выдан дубликат трудовой книжки нового образца взамен утерянной․

 Приказ № 150 от ․


При оформлении дубликата допускается использование чистого бланка как старого, так и нового образца, однако в большинстве организаций предпочтительно оформлять дубликат на бланке нового образца, чтобы обеспечить единообразие хранения․
Хранение и учет трудовых книжек
Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации в специальном шкафу или сейфе, обеспечивающем защиту от повреждения и несанкционированного доступа․ Ведется журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, где фиксируются:

дата получения книжки от сотрудника;
дата выдачи книжки сотруднику;
причина движения (прием, увольнение, выдача дубликата, внесение исправлений)․

Срок хранения трудовых книжек после увольнения сотрудника составляет 50 лет (в соответствии с действующим законодательством)․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года в России функционирует система электронных трудовых книжек, реализуемая через ПФР (ныне СФР)․ Работодатель обязан передавать сведения о приеме, переводе и увольнении сотрудников в электронном виде․ Однако:

бумажная трудовая книжка остается обязательной для хранения у работодателя;
работник может запросить выписку из ЭТК в любой момент;
при оформлении дубликата бумажной книжки данные сверяются с электронным реестром․

Изменения в 2026 году
По данным источников за 2026 год:

Один первичный документ может заменять сразу несколько ранее используемых форм (например, объединение акта о приеме работ и табеля учета рабочего времени)․
Утверждены новые унифицированные формы первичной учетной документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом (форма Т‑12 остается основной, а форма Т‑13 используется только для первого раздела)․
В учетной политике организаций рекомендуется закрепить перечень и формы применяемых первичных документов, включая трудовые книжки и связанные с ними приказы․

Трудовая книжка – важнейший первичный учетный документ, отражающий трудовую биографию гражданина․ Правильное ведение, хранение и своевременное внесение записей обеспечивают:

законность кадровых процедур;
возможность подтверждения трудового стажа при назначении пенсии и социальных выплат;
защиту интересов как работника, так и работодателя в случае трудовых споров․

Соблюдение нормативных требований (Постановление № 225, Приказ № 320н, ФЗ‑402) и учет изменений 2026 года помогут избежать штрафов и обеспечат прозрачность кадрового учета в организации․