В современном мире цифровизации многие работодатели и государственные органы перешли на электронный формат учета трудового стажа. В связи с этим часто возникает вопрос: что такое «скан электронной трудовой книжки», где его взять и в каком виде предоставлять работодателю?
Важно начать с главного уточнения: электронная трудовая книжка (ЭТК) не существует в виде физического документа, который можно было бы положить на сканер. Это запись в базе данных Социального фонда России (СФР). Поэтому под «сканом» или «копией» ЭТК подразумевается выписка из этой базы.
Что на самом деле имеет в виду работодатель?
Когда от вас просят «скан электронной трудовой», на самом деле вам необходимо предоставить один из двух документов:
- Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), это выписка, которую выдает ваш текущий или предыдущий работодатель.
- Выписка из индивидуального лицевого счета (ИЛС) — документ, который вы можете заказать самостоятельно через государственные сервисы.
Как получить документ для «сканирования»?
Способ 1: Через работодателя (Форма СТД-Р)
Если вы работаете официально, ваш работодатель обязан предоставить вам сведения о трудовой деятельности по вашему запросу.
- Напишите заявление на имя руководителя или в отдел кадров с просьбой выдать сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р).
- Работодатель подготовит документ, заверит его печатью и подписью.
- Получив бумажный вариант, вы можете отсканировать его или сфотографировать в высоком качестве для отправки по электронной почте.
Способ 2: Через портал «Госуслуги» (Самый быстрый вариант)
Это наиболее удобный способ получить электронный документ, который не требует физического сканирования, так как он изначально создается в формате PDF.
- Авторизуйтесь на портале Госуслуги.
- В строке поиска введите: «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Выберите услугу «Получение сведений о трудовой деятельности».
- Нажмите кнопку «Получить выписку».
- Документ будет сформирован в течение нескольких минут и придет в ваш личный кабинет в формате PDF с электронной подписью.
Технические рекомендации по оформлению «скана»
Если вы все же сканируете бумажную выписку СТД-Р, соблюдайте следующие правила, чтобы документ приняли с первого раза:
- Формат файла: Используйте PDF (предпочтительно) или JPG.
- Качество: Разрешение должно быть не менее 300 DPI. Текст должен быть четким, без размытых зон.
- Полнота: Скан должен включать все страницы документа, включая те, где стоят печати и подписи.
- Ориентация: Документ должен быть расположен ровно, без обрезанных краев.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли заверять скан электронной трудовой у нотариуса?
В большинстве случаев для трудоустройства достаточно обычного скана или PDF-файла с Госуслуг. Нотариальное заверение требуется крайне редко и только по специальному требованию организации.
Является ли PDF-файл с Госуслуг полноценной заменой трудовой книжки?
Да, выписка из СФР (ИЛС) является официальным подтверждением вашего стажа и принимается всеми работодателями на территории РФ.
Что делать, если в электронной выписке ошибка?
Если вы заметили неточность в стаже или названиях должностей, вам необходимо обратиться в Социальный фонд России (СФР) или к работодателю, который допустил ошибку, для внесения корректировок в систему.