В современном мире цифровых технологий многие документы перешли в электронный формат, и трудовая книжка не стала исключением. Однако, несмотря на активную цифровизацию, понимание того, что представляет собой этот документ и какую роль он играет в жизни работника, остается критически важным. В этой статье мы подробно разберем, что такое трудовая книжка, чем она отличается от электронной версии, кто ее ведет и какие изменения вступили в силу к 2026 году.

Что такое трудовая книжка?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника в Российской Федерации. Это официальный бланк строгой отчетности, в который вносятся сведения о местах работы сотрудника, его должностях, переводах, увольнениях, а также о награждениях и поощрениях.

Именно этот документ служит главным доказательством трудового стажа при:

• Назначении пенсии;
• Расчете пособий по временной нетрудоспособности;
• Подтверждении опыта работы при приеме на новую должность;
• Оформлении кредитов или виз (в некоторых случаях).

Бумажная vs Электронная: в чем разница?

С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), и к маю 2026 года этот процесс вышел на финишную прямую. Важно понимать различия между двумя форматами:

Бумажная трудовая книжка

Это физический документ, который хранится у работодателя (если сотрудник выбрал бумажный формат до конца 2020 года) или находится на руках у работника (при увольнении или если он впервые устроился на работу после 2021 года и не изъявил желания вести бумажную версию, хотя для новых работников с 2021 года бумажные уже не заводятся, за исключением отдельных случаев). В нее данные вносит специалист кадровой службы от руки или с помощью печатных средств.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Юридически термина «электронная трудовая книжка» в законе нет, но под этим понятием подразумевается сведения о трудовой деятельности, содержащиеся в информационном ресурсе Социального фонда России (СФР).

Ключевые особенности ЭТК:

• Не выдается на руки: работник не может «завести» или «заказать» её самостоятельно. Она формируется автоматически на основе данных, передаваемых работодателями.
• Единая база данных: вся история карьеры хранится в защищенном реестре СФР.
• Доступность: посмотреть свою ЭТК можно через портал Госуслуг, в личном кабинете на сайте СФР или заказав выписку в МФЦ.

Кто и как заполняет трудовую книжку?

Заполнением трудовой книжки (внесением записей) занимается исключительно работодатель. Это его зона ответственности. Кадровый специалист вносит данные на основании приказов о приеме на работу, переводе, увольнении и награждении.

Важные правила заполнения:

1. Все записи должны вестись аккуратно, разборчиво, без сокращений (кроме общепринятых).
2. Записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (или печатью отдела кадров, что также допускается Рострудом).
3. Информация о приеме на работу, увольнении и переводах передается в СФР в виде отчета по форме СЗВ-ТД.

Самостоятельно делать какие-либо записи в трудовой книжке работнику запрещено.

Стоимость и выдача трудовой книжки

При первичном приеме на работу (для тех категорий граждан, которым она еще заводится) или при выдаче вкладыша, работодатель имеет право взимать с работника плату. Размер этой платы определяется фактическими расходами на приобретение бланка.

Исключение: Плата не взимается в случаях:

• Восстановления трудовой книжки при массовой утере документов в результате чрезвычайных ситуаций;
• Неправильного первичного заполнения документа по вине работодателя.

Особенности 2026 года: Завершение переходного периода

По состоянию на май 2026 года, в России завершен переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что:

• Для всех новых работников, устраивающихся на работу впервые, бумажные трудовые книжки больше не заводятся. Их стаж ведется исключительно в электронном виде.
• Работодатели обязаны оперативно (не позднее следующего рабочего дня после издания приказа) передавать сведения в СФР.
• Электронный формат стал безальтернативным стандартом для учета стажа, что минимизирует риски потери данных, но требует от граждан внимательного отношения к проверке своих данных через Госуслуги.

Где хранится трудовая книжка?

Здесь важно разделять форматы:

• Бумажная версия: хранится у работодателя как документ строгой отчетности (в сейфе или архиве) в течение всего периода работы сотрудника. При увольнении выдается работнику на руки.
• Электронная версия: «хранится» в базах данных Социального фонда России (СФР). Доступ к ней имеют сам работник (через авторизованные каналы) и уполномоченные органы.

Что делать, если в записях ошибка?

Если вы обнаружили ошибку в бумажной трудовой книжке (нечеткая печать, пропущенные годы, неверная должность), необходимо обратиться к работодателю, допустившему ошибку. Он обязан выдать справку или внести исправления в установленном порядке. Для электронной трудовой книжки исправления вносит работодатель, подав корректирующий отчет в СФР.

Помните: трудовая книжка — это главный документ вашей карьеры. Следите за актуальностью записей, проверяйте электронные выписки и храните бумажные документы бережно.