Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Дата публикации: 22 мая 2026 года

Учет расходов на трудовые книжки — это важная составляющая кадрового учета, которая требует особого внимания со стороны работодателей. В статье рассмотрены ключевые аспекты ведения документации, учета движения трудовых книжек и правильного отражения расходов в бухгалтерском учете.

Самое главное помнить: Работодатели обязаны вести учет трудовых книжек в соответствии с действующим законодательством, чтобы избежать штрафных санкций и обеспечить прозрачность кадрового учета.

Нормативная база

Основные требования к учету трудовых книжек регулируются:

Постановлением Правительства РФ от № 225 (ред. от ) «О трудовых книжках»;
Постановлением Минтруда России от № 69 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»;
Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным вышеуказанным постановлением.

Ведение книги учета движения трудовых книжек

Согласно пункту 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, работодатели обязаны вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Что должна содержать книга учета?

В книге учета должны быть отражены следующие сведения:

Номер и дата выдачи трудовой книжки;
ФИО работника;
Серия и номер трудовой книжки;
Дата приема на работу;
Дата увольнения;
Основание для выдачи (например, прием на работу, перевод, увольнение);
Отметка о получении трудовой книжки работником;
Сведения о вкладышах (при их наличии).

Обратите внимание: Книга учета должна быть прошита, пронумерована и скреплена печатью организации. Хранится она у кадровой службы или бухгалтерии.

Учет расходов на трудовые книжки

Расходы на приобретение трудовых книжек и вкладышей в них относятся к материальным расходам и учитываются в бухгалтерском учете в соответствии с ПБУ 10/99.

Бухгалтерский учет

Проводки по учету расходов на трудовые книжки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Документ-основание
Оприходованы бланки трудовых книжек, приобретенные за плату	10.9 «Материалы»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	Товарная накладная, счет-фактура
Списаны трудовые книжки, выданные работникам	26 «Общехозяйственные расходы»	10.9 «Материалы»	Ведомость выдачи трудовых книжек
Отражены расходы на приобретение трудовых книжек в налоговом учете	68 «Расчеты по налогам и сборам»	91.2 «Прочие расходы»	Бухгалтерская справка

Налоговый учет

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ, расходы на приобретение трудовых книжек признаются в налоговом учете в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Условия признания расходов:

Расходы должны быть обоснованными;
Документально подтвержденными;
Направленными на получение дохода.

Очень важно чтобы: Все расходы на трудовые книжки должны быть подтверждены документально (товарные накладные, счета-фактуры, ведомости выдачи).

Особенности учета при различных ситуациях

Выдача трудовой книжки при увольнении

Если сотрудник увольняется и трудовая книжка отправляется ему почтой, необходимо:

Внести запись об этом в книге движения трудовых книжек;
Указать способ отправки (почта России);
Зафиксировать дату отправки;
Хранить подтверждение отправки (квитанция, уведомление о вручении).

Работа с электронными трудовыми книжками

Если сотрудник трудоустраивается с электронной трудовой книжкой, информацию об этом не нужно отражать в журнале по учету движения трудовых книжек.

Однако необходимо:

Указать в трудовом договоре, что трудовая книжка ведется в электронном виде;
Обеспечить передачу сведений в Пенсионный фонд РФ;
Соблюдать требования Федерального закона от № 439-ФЗ.

Учет вкладышей в трудовую книжку

Вкладыши в трудовую книжку учитываются аналогично:

Приобретаются за счет средств работодателя;
Учитываются в книге движения трудовых книжек;
Списываются при выдаче работнику;
Отражаются в бухгалтерском и налоговом учете.

Типичные ошибки при учете трудовых книжек

Наиболее распространенные нарушения, которые могут привести к штрафам:

Отсутствие книги учета движения трудовых книжек — штраф до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ);
Неправильное ведение книги учета (отсутствие необходимых записей, неверные данные);
Несвоевременная выдача трудовой книжки при увольнении (в течение 3 дней);
Отсутствие документального подтверждения расходов на приобретение трудовых книжек;
Неправильное отражение расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Важно: Для избежания ошибок рекомендуется регулярно проводить внутренний аудит кадрового учета и сверять данные книги движения трудовых книжек с фактическим наличием.

Ответственность за нарушения

За нарушения в учете трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:

Нарушение	Ответственность	Нормативный акт
Отсутствие книги учета движения трудовых книжек	Штраф на должностных лиц: 1 000–5 000 рублей Штраф на юридических лиц: 30 000–50 000 рублей	ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
Несвоевременная выдача трудовой книжки при увольнении	Штраф на должностных лиц: 5 000–10 000 рублей Штраф на юридических лиц: 50 000–100 000 рублей	ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
Неправильное ведение книги учета	Предупреждение или штраф до 5 000 рублей	ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

Учет расходов на трудовые книжки — это не только требование законодательства, но и важный элемент кадрового учета, который обеспечивает прозрачность и законность трудовых отношений. Правильное ведение документации, своевременная выдача трудовых книжек и корректное отражение расходов в бухгалтерском и налоговом учете помогут избежать штрафных санкций и обеспечить эффективное управление персоналом.

Основные выводы:

Обязательно ведите книгу учета движения трудовых книжек в соответствии с установленными требованиями;
Своевременно отражайте все операции по выдаче и получению трудовых книжек;
Документально подтверждайте все расходы на приобретение трудовых книжек;
Соблюдайте сроки выдачи трудовых книжек при увольнении;
Используйте автоматизированные системы для упрощения учета;
Проводите регулярные проверки для выявления и устранения ошибок.

Невероятно важно помнить: Учет трудовых книжек должен быть организован таким образом, чтобы в любой момент можно было оперативно предоставить информацию о движении трудовых книжек как для внутренних проверок, так и для проверок со стороны контролирующих органов.

Полезные ресурсы

Официальный сайт КонсультантПлюс — нормативные акты;
Официальный сайт ГАРАНТ — правовые документы;
Официальный сайт Пенсионного фонда РФ — информация об электронных трудовых книжках;
Официальный сайт ФНС России — налоговое законодательство;
Официальный сайт Минтруда России — разъяснения по ведению трудовых книжек.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли списывать расходы на трудовые книжки в налоговом учете?

Да, можно. Расходы на приобретение трудовых книжек и вкладышей признаются в налоговом учете в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при условии их документального подтверждения и обоснованности.

Нужно ли вести книгу учета движения трудовых книжек, если все сотрудники работают с электронными трудовыми книжками?

Нет, не нужно. Если все сотрудники организации ведут трудовые книжки в электронном виде, ведение бумажной книги учета не требуется.

В какие сроки нужно выдать трудовую книжку при увольнении?

В последний день работы. Согласно ст. 84.1 ТК РФ, трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения.

Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой?

Если работник не явился за трудовой книжкой, необходимо:

Направить ему уведомление о необходимости получения трудовой книжки;
Если работник не явился в течение 3 дней, отправить трудовую книжку почтой;
Зафиксировать факт отправки в книге учета;
Хранить подтверждение отправки.

Можно ли выдавать дубликат трудовой книжки?

Да, можно. В случае утраты или повреждения трудовой книжки работодатель обязан выдать дубликат на основании письменного заявления работника.

Заключительные рекомендации

Учет расходов на трудовые книжки — это ответственная задача, которая требует внимательности и соблюдения всех нормативных требований. Правильно организованный учет поможет избежать проблем с контролирующими органами и обеспечит прозрачность кадрового учета.

Если у вас остались вопросы или требуется дополнительная консультация, обратитесь к специалистам в области трудового права или бухгалтерского учета.

Материал подготовлен с учетом действующего законодательства на 22 мая 2026 года.

Учет расходов на трудовые книжки в бухгалтерском и налоговом учете