Дата публикации: 23 мая 2026 года
⚠️ САМОЕ ГЛАВНОЕ: Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Её правильное оформление при увольнении — обязанность работодателя. Несоблюдение правил может привести к административной ответственности и трудовым спорам.
Трудовая книжка — это официальный документ, который:
- Подтверждает стаж работы сотрудника;
- Фиксирует все изменения в трудовой деятельности (переводы, повышения, увольнения);
- Является основанием для начисления пенсии;
- Может потребоваться при устройстве на новую работу.
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан:
- Вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего свыше 5 дней;
- Обеспечивать их сохранность;
- Вносить записи о приёме на работу, переводах и увольнениях;
- Выдавать трудовую книжку при увольнении.
Особенности при совместительстве
Если сотрудник работает как штатный сотрудник и как внутренний совместитель, то:
- На каждого вида деятельности ведётся отдельная трудовая книжка;
- При увольнении с одного из мест работы возвращается только соответствующая трудовая книжка;
- Вторая трудовая книжка остаётся в организации до полного увольнения.
Пример: Иванов И.И. работает менеджером в отделе продаж (основное место) и бухгалтером по совместительству. При увольнении с основного места работы ему возвращается трудовая книжка по основному месту работы. Трудовая книжка по совместительству остаётся в бухгалтерии до его увольнения с этой должности.
Когда и как происходит возврат трудовой книжки
Сроки возврата
Согласно статье 84.1 ТК РФ, трудовая книжка должна быть выдана сотруднику:
- В последний день работы (если работник не явился за ней — в течение 3 рабочих дней после получения письменного обращения);
- Не позднее дня, следующего за днём предъявления работником требования о выдаче;
- При увольнении по собственному желанию — в день увольнения, если заявление подано заранее.
⚠️ ВАЖНО: Задержка выдачи трудовой книжки может привести к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей для должностных лиц).
Порядок выдачи
Возврат трудовой книжки осуществляется:
- Под подпись в книге учёта движения трудовых книжек;
- С обязательной росписью сотрудника в приказе об увольнении;
- В присутствии ответственного лица (кадровика или бухгалтера);
- С приложением копии приказа об увольнении (по требованию сотрудника).
Образец записи в книге учёта:
» г. Выдана трудовая книжка № 123456 Петровой Анне Сергеевне. Основание: приказ № 45 от . Подпись получателя: Петрова А.С. Дата: «
Как правильно оформить запись об увольнении в трудовой книжке
Запись об увольнении должна содержать:
- Номер записи;
- Дата увольнения;
- Основание увольнения (статья ТК РФ);
- Приказ об увольнении (его номер и дата);
- Подпись ответственного лица;
- Печать организации (если есть).
Пример записи при увольнении по собственному желанию
Вариант 1 (стандартное увольнение):
Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Приказ от № 45
Вариант 2 (с указанием причины):
Уволен по собственному желанию в связи с переходом на электронную трудовую книжку,
пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Приказ от № 45
Пример записи при увольнении по соглашению сторон
Уволен по соглашению сторон,
пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Приказ от № 46
⚠️ ВАЖНО: Запись должна быть чёткой, без исправлений. Если допущена ошибка, её нужно зачеркнуть и внести правильную запись, а затем сделать примечание «Запись № X недействительна. Сделана новая запись».
Что делать, если трудовая книжка не выдана или выдана с ошибками
Действия сотрудника
- Написать письменное заявление на имя руководителя организации с требованием выдать трудовую книжку;
- Отправить заявление заказным письмом с уведомлением или вручить лично под подпись;
- Если ответ не получен в течение 3 дней — обратиться в государственную инспекцию труда;
- При необходимости — в суд с требованием о возмещении морального вреда.
Действия работодателя
Если трудовая книжка утеряна или испорчена:
- Организация обязана выдать дубликат;
- Для этого нужно запросить у сотрудника справку с предыдущего места работы;
- В дубликате делается пометка «Дубликат выдан взамен утерянной трудовой книжки»;
- Сотрудник расписывается в получении дубликата.
⚠️ ВАЖНО: За утерю трудовой книжки работодатель может быть привлечён к материальной ответственности в размере среднего заработка сотрудника за период отсутствия документа.
Чек-лист: что проверить перед выдачей трудовой книжки
Перед увольнением:
- ✅ Проверена ли запись об увольнении на соответствие приказу;
- ✅ Подписана ли запись ответственным лицом;
- ✅ Поставлена ли печать организации (если есть);
- ✅ Заполнена ли книга учёта движения трудовых книжек;
- ✅ Сверена ли дата увольнения с последним днём работы;
- ✅ Подготовлены ли все необходимые документы (копия приказа, справка о заработке и т.д.).
При выдаче:
- ✅ Подписана ли сотрудником расписка о получении;
- ✅ Сделана ли отметка в книге учёта;
- ✅ Передан ли сотрудник на все необходимые выплаты (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск);
- ✅ Выданы ли все необходимые справки (СЗВ-М, 2-НДФЛ и др.).
Ответственность за нарушения
За нарушение правил работы с трудовыми книжками предусмотрены:
| Нарушение | Ответственность | Нормативный акт |
|---|---|---|
| Неведение трудовых книжек | Штраф до 50 000 рублей | ст. 5.27 КоАП РФ |
| Неправильное оформление записей | Штраф до 30 000 рублей | ст. 5.27 КоАП РФ |
| Несвоевременная выдача трудовой книжки | Штраф до 50 000 рублей | ст. 5.27 КоАП РФ |
| Утеря трудовой книжки | Материальная ответственность (средний заработок) | ст. 234 ТК РФ |
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли уволиться без трудовой книжки?
Ответ: Нет, трудовая книжка — это обязательный документ при увольнении. Если её нет, работодатель должен выдать дубликат.
Вопрос 2: Что делать, если сотрудник не явился за трудовой книжкой?
Ответ: Работодатель должен отправить уведомление о необходимости получения трудовой книжки. Если сотрудник не явится в течение 3 дней, организация может отправить документ по почте заказным письмом.
Вопрос 3: Можно ли внести изменения в трудовую книжку после выдачи?
Ответ: Нет, изменения вносятся только до выдачи трудовой книжки. После выдачи вносятся только дубликаты.
Вопрос 4: Что делать, если в трудовой книжке ошибка?
Ответ: Ошибку нужно зачеркнуть, сделать правильную запись и сделать пометку «Запись № X недействительна. Сделана новая запись».
Возврат трудовой книжки при увольнении — это важный этап, который требует внимательности и соблюдения всех норм законодательства. Нарушение правил может привести к серьёзным последствиям как для работодателя, так и для сотрудника.
Следуйте нашим рекомендациям, чтобы избежать ошибок и обеспечить беспроблемное увольнение:
- Правильно оформляйте записи об увольнении;
- Соблюдайте сроки выдачи;
- Ведите учёт движения трудовых книжек;
- Своевременно реагируйте на обращения сотрудников;
- В случае утери, выдавайте дубликат.
Помните: Трудовая книжка — это не просто бумага, а важный документ, от которого зависит будущее сотрудника. Отнеситесь к её оформлению и выдаче с максимальной ответственностью!
Если у вас остались вопросы по теме возврата трудовой книжки при увольнении, обращайтесь к специалистам по трудовому праву или в государственную инспекцию труда.