Последняя актуализация: 23 мая 2026 года

Трудовая книжка (трудова книжка) — это официальный документ‚ который ведется на каждого работника и подтверждает его трудовой стаж. В Украине она оформляется в соответствии с Инструкцией №58 (Инструкція про порядок ведення трудових книжок працівників).

С 2026 года в Украине активно внедряется электронная трудовая книжка‚ но бумажные версии продолжают действовать для граждан‚ которые не перешли на цифровой формат.

Основные функции трудовой книжки:

• Подтверждение трудового стажа;
• Учет периодов работы;
• Основание для начисления пенсии;
• Документ при устройстве на новое место работы;
• Подтверждение квалификации и опыта.

Когда и как вносятся записи в трудовую книжку украинца

При приеме на работу

Первая запись в трудовую книжку вносится при официальном трудоустройстве. Работодатель обязан:

1. Ознакомить работника с записью в трудовой книжке;
2. Подписать запись у работника;
3. Поставить печать организации (если есть);
4. Сделать запись в книге учета движения трудовых книжек.

Пример записи при приеме на работу:

При переводе на другую должность

Если работник переводится на другую должность в пределах одной организации‚ в трудовую книжку вносится запись о переводе с указанием:

• Дата перевода;
• Новая должность;
• Основание (приказ);
• Подпись работника и работодателя.

При увольнении

При увольнении в трудовую книжку вносится запись с указанием:

• Причины увольнения;
• Ссылка на статью Трудового кодекса;
• Дата и номер приказа об увольнении;
• Подпись работника и работодателя.

Как оцифровать трудовую книжку украинца (электронная трудовая книжка)

С 2024 года в Украине внедряется система электронных трудовых книжек. Для оцифровки необходимо:

Шаг 1: Подготовка документов

• Скан всех страниц трудовой книжки в хронологическом порядке;
• Скан документов‚ подтверждающих трудовой стаж (если есть);
• Скан документов о периодах работы до 2004 года (если есть).

Шаг 2: Технические требования к сканам

• Разрешение: 300 dpi;
• Формат: PDF или JPG;
• Размер файла: не более 1 Мб;
• Четкость: все реквизиты (ФИО‚ серии‚ номера‚ печати‚ подписи) должны быть хорошо читаемы.

Шаг 3: Загрузка на портал ПФУ

Для загрузки сканов необходимо:

1. Авторизоваться в личном кабинете на портале Пенсионного фонда Украины;
2. Перейти в раздел «Комунікації з ПФУ» → «Запис на прийом»;
3. Выбрать отделение ПФУ и удобное время;
4. Загрузить сканы трудовой книжки и подтверждающих документов;
5. Подписать электронной подписью;
6. Отправить на проверку.

Особенности для иностранных граждан (в т.ч. украинцев‚ работающих за границей)

Если гражданин Украины работает за границей (например‚ в Беларуси)‚ то запись в трудовую книжку вносится по правилам страны пребывания‚ но с указанием:

• Специального разрешения на работу;
• Наименования должности по классификатору;
• Ссылки на локальные нормативные акты.

Что делать‚ если работник хочет оставить бумажную трудовую книжку

Если работник не желает переходить на электронную трудовую книжку‚ работодатель обязан:

1. Сделать запись о предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
2. Указать‚ что работник сохраняет бумажную трудовую книжку;
3. Внести соответствующую запись в книгу учета движения трудовых книжек.

Сроки и ответственность

Сроки оцифровки

По состоянию на май 2026 года‚ обязательная оцифровка трудовых книжек продлена до 10 июня 2026 года. После этой даты бумажные трудовые книжки будут считаться недействительными для подтверждения стажа.

Ответственность работодателя

• За несвоевременное внесение записи, штраф до 50 минимальных зарплат;
• За неправильное оформление записи — штраф до 30 минимальных зарплат;
• За утерю трудовой книжки, компенсация работнику;
• За отказ в предоставлении сведений о трудовой деятельности — административная ответственность.

Частые ошибки и как их избежать

Неправильное указание дат

Ошибка: Указание неверной даты приема или увольнения.
Решение: Всегда сверяйте даты с приказами и трудовыми договорами.

Отсутствие подписей

Ошибка: Запись без подписи работника или работодателя.
Решение: Обязательно требуйте подпись работника при внесении записи.

Неправильное указание должности

Ошибка: Указание должности‚ не соответствующей ЕКСД (Единому кваліфікаційному довіднику).
Решение: Используйте официальные наименования должностей из классификатора.

Отсутствие печати

Ошибка: Запись без печати организации.
Решение: Если организация имеет печать‚ она должна быть поставлена на записи.

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна или испорчена

Если трудовая книжка утеряна или испорчена‚ работник должен:

1. Обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении;
2. Предоставить документы‚ подтверждающие трудовой стаж (трудовые договоры‚ справки‚ выписки из приказов);
3. Работодатель на основании этих документов оформляет дубликат трудовой книжки;
4. В дубликате указываются все периоды работы‚ подтвержденные документами.

Как проверить правильность записей в трудовой книжке

Работник имеет право:

• Запросить выписку из электронной трудовой книжки на портале ПФУ;
• Получить копию трудовой книжки у работодателя;
• Обратиться в Государственную инспекцию труда для проверки правильности записей;
• Потребовать исправления при обнаружении ошибок.

Запись в трудовую книжку украинца — это ответственный процесс‚ который требует соблюдения всех норм трудового законодательства. Ошибки могут привести к серьезным последствиям для работника‚ поэтому важно:

• Следить за правильностью внесенных записей;
• Своевременно оцифровывать трудовую книжку;
• Хранить трудовую книжку в надежном месте;
• Проверять записи при смене работы;
• Обращаться за помощью к специалистам при возникновении вопросов.

Дополнительные ресурсы:

• Официальный сайт Пенсионного фонда Украины
• Официальный сайт Государственной службы Украины по вопросам труда
• Министерство юстиции Украины