С 10 июня 2021 года в Украине действует электронная трудовая книжка (ЭТК) – официальный реестр данных о трудовой деятельности граждан, ведомый Пенсионным фондом Украины (ПФУ)․ Бумажный вариант сохраняется лишь как вспомогательный документ, но все страховые записи теперь должны быть внесены в электронный реестр․
- ЭТК содержит сведения о местах работы, должностях, периодах работы, перерывах и основаниях для увольнения․
- Доступ к книжке возможен через личный кабинет на портале ПФУ (
portal․pfu․gov․ua) или через приложение «Мой страховой стаж»․ - Электронный формат обеспечивает прозрачность, защиту от потери и возможность быстрого получения выписок․
Кто должен оформить трудовую книжку?
Оформление трудовой книжки обязательно для:
- Граждан Украины, впервые устраивающихся на работу (включая студентов, проходящих практику)․
- Лиц, работающих по договорам подряда или гражданско-правовым договорам, если работодатель делает отчисления в ПФУ․
- Граждан, работающих за границей, но уплачивающих единый социальный взнос в Украине (по соглашению о избежании двойного налогообложения)․
- Лиц, желающих оцифровать уже существующую бумажную трудовую книжку․
- Паспорт гражданина Украины (или ID‑карта)․
- Идентификационный код (ИНН)․
- Справка о месте работы (если требуется работодателем)․
- Перейдите на portal․pfu․gov․ua․
- Нажмите «Личный кабинет» → «Регистрация»․
- Введите номер телефона, e‑mail, придумайте пароль․
- Подтвердите регистрацию по SMS или e‑mail․
- В личном кабинете выберите раздел «Моя трудовая деятельность»․
- Нажмите «Добавить запись» и укажите:
- Наименование работодателя (ЕГРПОУ)․
- Должность․
- Дата приёма и увольнения (или «по настоящее время»)․
- Основание для записи (трудовой договор, приказ и т․д․)․
- Прикрепите скан‑копию трудового договора или приказа (необязательно, но рекомендуется для подтверждения)․
- Сохраните запись․
- Окончательный срок подачи скан‑копий – 10 июня 2026 года (по информации ПФУ и множества источников)․
- После этой даты бумажные книжки будут считаться недействительными для начисления страхового стажа, если их данные не будут внесены в реестр ПФУ․
- Подготовка книжки
- Убедитесь, что все страницы читаемы, нет размытых печатей или повреждений․
- Если есть записи на двух языках (украинском и русском), оставьте их как есть – система принимает оба варианта․
- Сканирование или фотосъёмка
- Используйте сканер с разрешением не менее 300 dpi или смартфон с хорошей камерой․
- Сканируйте каждую страницу отдельно, сохраняя файлы в формате PDF или JPEG․
- Назовите файлы последовательно:
trudovaya_01․pdf,trudovaya_02․pdfи т․д․
- Авторизация на портале ПФУ
- Войдите в личный кабинет на portal․pfu․gov․ua․
- Если у вас ещё нет аккаунта – зарегистрируйтесь (см․ пункт 3․2)․
- Загрузка скан‑копий
- В меню выберите «Обратиться в ПФУ» → «Предоставить сканированную копию трудовой книжки»․
- Последовательно загрузите все подготовленные файлы․
- Проверьте, что каждая страница отображается корректно․
- Подтверждение заявления
- После загрузки нажмите «Отправить заявление»․
- Вы получите уведомление о принятии документов в работу (обычно в течение 1‑2 рабочих дней)․
- Получение выписки из ЭТК
- После обработки заявления данные из бумажной книжки будут перенесены в электронный реестр․
- Вы сможете скачать выписку из личного кабинета – она будет подтверждать, что ваша трудовая история учтена в полном объёме․
- Через работодателя – многие компании имеют специалистов, которые сканируют книжки сотрудников и подают их от имени работодателя (требуется ЭЦП руководителя или уполномоченного лица)․
- В отделениях ПФУ – вы можете принести оригиналы книжки в ближайшее управление Пенсионного фонда, где сотрудники помогут оцифровать документ на месте․
- Через мобильные приложения – некоторые сервисы (например, engage․org․ua) предлагают функцию мобильного сканирования и автоматической отправки данных в ПФУ․
- Нужно ли заверять скан‑копию нотариально?
- Нет․ Для оцифровки достаточно чёткого скана или фотографии страниц․ Нотариальное заверение требуется только в случае подачи документов в суд или иные официальные инстанции, а не для ПФУ․
- Что делать, если на странице трудовой книжки есть исправления?
- Исправления должны быть сделаны согласно инструкции по ведению трудовых книжек (перечёркнуто неправильное запись, сверху правильная, подпись ответственного лица и дата)․ При сканировании такие исправления будут видны и приняты системой․
- Можно ли оцифровать только часть книжки?
- Технически возможно, но тогда в электронном реестре будут отсутствовать пропущенные периоды, что может повлиять на начисление страхового стажа․ Рекомендуется загружать всю книжку полностью․
- Сколько времени занимает обработка заявления?
- Обычно от 1 до 5 рабочих дней․ В периоды пиковой нагрузки (например, перед дедлайном ) срок может увеличиться до 10 дней․
- Что делать, если я потерял бумажную трудовую книжку?
- Восстановить её можно через бывшего работодателя (запросить справку о работе и копию приказа) либо через архив предприятия․ После получения справок вы можете оформить электронную трудовую книжку вручную, добавив записи в личном кабинете ПФУ․
- Официальный портал Пенсионного фонда Украины – личный кабинет, загрузка документов, получение выписок․
- Сервис мобильного сканирования трудовой книжки – инструкция по использованию смартфона․
- Закон України «О трудових книжках» (№ 1217‑IX) – нормативная база․
- Приложение «Мой страховой стаж» – доступ к ЭТК с мобильного устройства․
Если вы уже работаете и у вас есть бумажная трудовая книжка, её необходимо оцифровать до установленного срока (см․ раздел 4)․
Как получить первую электронную трудовую книжку?
Если вы никогда не имели трудовой книжки (например, только что устроились на первую работу), процесс выглядит следующим образом:
Шаг 1․ Подготовка документов
Шаг 2․ Регистрация на портале ПФУ
Шаг 3․ Заполнение данных о трудовой деятельности
Шаг 4․ Подтверждение работодателем (если требуется)
Некоторые записи требуют подтверждения со стороны работодателя через его электронную цифровую подпись (ЭЦП) на портале ПФУ․ Если ваш работодатель уже зарегистрирован в системе, он получит уведомление и сможет подтвердить запись в течение 5 рабочих дней․
Шаг 5․ Получение выписки
После подтверждения всех записей вы можете скачать выписку из электронной трудовой книжки в формате PDF через раздел «Выписки и справки»․ Этот документ имеет юридическую силу и может использоваться при устройстве на новую работу, получении кредита или оформлении пенсии․
Как оцифровать существующую бумажную трудовую книжку?
Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, её необходимо перевести в электронный формат․ Сроки оцифровки установлены законодательно:
Пошаговая инструкция по оцифровке
Важно! Если вы находитесь за границей, вы всё равно можете загрузить скан‑копии через портал ПФУ – система принимает документы от граждан, находящихся вне Украины, при условии наличия доступа к интернету․
Где ещё можно оцифровать трудовую книжку?
Помимо самостоятельной подачи через портал ПФУ, существуют альтернативные способы:
Выбор способа зависит от вашей ситуации: если у вас есть доступ к сканеру и уверенность в корректности данных – проще сделать всё самостоятельно․ Если же вы не уверены в качестве сканирования или хотите получить помощь – обратитесь в отделение ПФУ или к своему работодателю․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Полезные ссылки и ресурсы
Сделать трудовую книжку в Украине сегодня означает либо создать первую электронную запись через личный кабинет ПФУ, либо оцифровать уже существующую бумажную книжку․ Главное – не пропустить установленный срок (10 июня 2026 года) и убедиться, что все периоды вашей трудовой деятельности внесены в реестр Пенсионного фонда․ Это гарантирует корректное начисление страхового стажа, своевременные пенсионные выплаты и защиту ваших социальных прав․
Следуйте пошаговой инструкции, используйте официальные ресурсы и, если возникнут вопросы, обращайтесь в службу поддержки ПФУ или к своему работодателю․ Удачной оцифровки и уверенного будущего!