Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Со временем в ней заполняются все страницы одного из разделов (сведения о работе, о наградах, о переводах и т.д.). В этом случае законодательство предусматривает оформление вкладыша – дополнительного листа, который становится неотъемлемой частью трудовой книжки.
Нормативная база
Основные положения содержатся в:
- Приказе Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
- Пункте 32 Приложения 2 к указанному приказу.
Согласно пункту 32:
«Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем, который является её неотъемлемой частью, оформляется и ведётся работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка»;
Когда необходим вкладыш?
Вкладыш оформляется в следующих ситуациях:
- Заполнены все строки раздела «Сведения о работе» (или любого другого раздела);
- Требуется внести новую запись о приёме, переводе, увольнении, награждении и т.д., а свободных строк больше нет;
- Изменились личные данные сотрудника (фамилия, имя, отчество, уровень образования) и нужно оформить актуальную информацию в трудовой книжке.
Обязательно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?
Законодательство не обязывает работодателя физически вшивать (прошивать) вкладыш в основной блок трудовой книжки. Это право, а не обязанность. Однако многие организации продолжают выполнять прошивание по следующим причинам:
- Снижение риска утери или отделения вкладыша от основной книжки;
- Удобство хранения и использования документа (все листы находятся в одном переплёте);
- Соблюдение внутренних регламентов и традиций кадровой работы.
Если вкладыш не прошит, он всё равно считается неотъемлемой частью трудовой книжки, при условии что:
- Он оформлен согласно установленным правилам;
- В нём сделаны все необходимые записи;
- Он хранится вместе с основной книжкой (например, в одной папке или конверте).
Как оформить вкладыш?
- Подготовка листа – используют бланк, соответствующий форме трудовой книжки (тот же формат, тот же размер полей).
- Заполнение ьного листа – указывают фамилию, имя, отчество, дату рождения, номер трудовой книжки, серию и номер вкладыша.
- Внесение записей – записи делаются по тем же правилам, что и в основной книжке (дата, наименование организации, должность, характер работы, основание записи – приказ, договор и т.д.). Ошибки исправляются согласно инструкции: нельзя зачёркивать, только правильная запись с пометкой «исправлено» и подписью ответственного лица.
- Подпись и печать – на последней странице вкладыша ставится подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации.
Регистрация и учёт вкладыша
Вкладыш подлежит учёту в следующих документах:
- Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них – при выдаче вкладыша работнику (например, для подачи в пенсионный фонд) делается запись о номере вкладыша, дате выдачи и цели.
- Журнал регистрации вкладышей (если ведётся в организации) – фиксируются дата оформления, номер вкладыша, ФИО сотрудника, основание выдачи.
Важно: если вкладыш выдаётся сотруднику не при увольнении (например, для предоставления в ПФР), запись о его выдаче всё равно вносится в книгу учёта движения трудовых книжек.
Преимущества использования вкладыша
- Продление срока использования трудовой книжки – не нужно заводить новую книжку, достаточно добавить лист.
- Сохранение преемственности – все сведения о работе одного сотрудника остаются в одном документе (основная книжка + вкладыш).
- Юридическая равнозначность – записи во вкладыше имеют такую же силу, как и записи в основной трудовой книжке.
- Удобство при архивном хранении – при сдаче в архив достаточно сдать один комплект (основная книжка + вкладыш).
Вкладыш в трудовую книжку – это предусмотренное законодательством средство продолжения ведения трудовой истории сотрудника после заполнения всех страниц одного из разделов. Его оформление обязательно, когда свободных строк больше нет, а способ крепления (прошивание или простое хранение вместе с основной книжкой) остаётся на усмотрение работодателя. Прошивание вкладыша рекомендуется для уменьшения риска его утери и повышения удобства использования документа, но не является строгой юридической обязанностью.
Соблюдение порядка оформления, внесения записей и учёта вкладыша обеспечивает законность трудовой документации и защищает права как работника, так и работодателя.