Дата подготовки материала: 12:52:38 ().

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж гражданина. Согласно статье 66 ТК РФ, она имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и служит:

• доказательством трудового стажа при назначении пенсии;
• основанием для предоставления социальных выплат и льгот;
• источником информации для работодателя при приёме на новую работу;
• документом, необходимым для оформления кредитов, ипотек и других финансовых операций.

Особенности трудовой книжки сотрудников Росгвардии

Сотрудники Росгвардии относятся к категории государственных служащих, однако их трудовые отношения регулируются Трудовым кодексом РФ, а не специальным законодательством о государственной службе. Поэтому порядок ведения трудовой книжки для них совпадает с общими правилами, но есть несколько нюансов:

1. Первое место работы после 2026 года. Если сотрудник принимается на работу в Росгвардию впервые в 2026 году и ранее не имел трудового договора, трудовая книжка открывается в электронной форме (ст. 66.1 ТК РФ).
2. Выбор формы ведения. Работники, уже имеющие трудовую книжку (бумажную или электронную), могут оставить её в текущем виде или перейти на электронный формат, подав соответствующее заявление работодателю.
3. Одновременное ведение бумажного и электронного вариантов. Допускается, если сотрудник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. В этом случае данные дублируются в обе системы.
4. Сведения, вносимые в трудовую книжку. В электронной трудовой книжке (ЭТК) хранятся те же данные, что и в бумажной:

• личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения, СНИЛС);
• информация о работодателе (название, ИНН, ОГРН);
• даты приёма и увольнения;
• должность, профессия, специальность;
• основания для приёма и увольнения (приказ, договор и т.д.);
• сведения о наградах, поощрениях, дисциплинарных взысканиях (при наличии).

Как оформить трудовую книжку при поступлении на службу в Росгвардию?

Шаг 1. Определение формы ведения

Сотрудник, впервые устраивающийся после 1 января 2026 года, получает электронную трудовую книжку по умолчанию. Если он желает вести бумажную версию, необходимо подать заявление работодателю.

Шаг 2. Подача заявления (при выборе бумажной формы)

Заявление оформляется в свободной форме, но должно содержать:

• ФИО сотрудника;
• номер СНИЛС;
• просьбу о ведении трудовой книжки в бумажной форме;
• подпись и дату.

Шаг 3. Внесение первой записи

Первая запись делается отделом кадров Росгвардии на основании приказа о приёме. В электронной системе данные передаются автоматически в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС-1.

Шаг 4. Хранение и доступ к данным

Электронная трудовая книжка хранится в единой информационной системе СФР. Сотрудник может получить выписку из ЭТК через:

• личный кабинет на портале «Госуслуги»;
• Многофункциональный центр (МФЦ);
• отдел кадров своего предприятия.

При необходимости можно распечатать выписку, которая имеет юридическую силу аналогично бумажной трудовой книжке.

Изменения в правилах ведения трудовых книжек (после 2025 года)

Министерство труда и социальной защиты РФ планирует упростить ведение трудовых книжек, исключив избыточные требования и устаревшие сведения. Ожидаемые нововведения:

• сокращение количества обязательных реквизитов в бумажной форме;
• автоматическое заполнение полей ЕФС-1 на основе данных из кадровых систем;
• возможность ведения трудовой книжки исключительно в электронном формате без обязательного дублирования на бумагу для всех категорий работников (по заявлению сотрудника).

Для сотрудников Росгвардии это означает дальнейшее снижение административной нагрузки и повышение прозрачности учёта трудового стажа.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли указывать в ЕФС-1 выбор ведения трудовой книжки, если это первое место работы?

Да. При первом трудоустройстве после 2026 года в форме ЕФС-1 указывается, что трудовая книжка ведётся в электронной форме. Если сотрудник желает бумажный вариант, он подаёт отдельное заявление, а в ЕФС-1 отмечается факт выбора формы ведения.

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной книжки. В этом случае данные синхронно вносятся в оба носителя.

Как восстановить трудовую книжку при утере?

Для электронной версии достаточно запросить выписку из СФР через «Госуслуги» или МФЦ. Для бумажной – обратиться в последний место работы, где хранится дубликат или архивная копия, либо восстановить через трудовой архив работодателя.

Какие сведения не вносятся в трудовую книжку?

В трудовую книжку не вносятся:

• данные о воинской службе (если она не оформлена как трудовая деятельность);
• сведения о гражданско-правовых договорах;
• информация о повышении квалификации, если она не оформлена как перевод на другую должность или присвоение разряда.

Трудовая книжка сотрудника Росгвардии – важный элемент социальной защиты и подтверждения профессионального пути. С 2026 года для впервые трудоустроенных граждан предусмотрено обязательное электронное ведение, однако сохраняется право выбора бумажного варианта. Знание порядка оформления, внесения сведений и получения выписок позволяет сотрудникам избежать бюрократических задержек и уверенно пользоваться своими трудовыми правами.

Следует помнить, что любые изменения в законодательстве о трудовых книжках оперативно отражаются в внутренних нормативных актах Росгвардии, поэтому рекомендуется регулярно проверять актуальные инструкции отдела кадров и официальные источники (Министерство труда, Социальный фонд России).