Ведение трудовых книжек — это строго регламентированный процесс документального фиксирования трудовой деятельности работника. Это основной документ, подтверждающий стаж, квалификацию, награды и периоды работы сотрудника. В 2026 году этот процесс претерпел значительные изменения в связи с завершением переходного периода на электронные трудовые книжки (ЭТК);

Согласно актуальным данным, с 1 января 2026 года в России фактически завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что для новых сотрудников бумажный формат уходит в прошлое, становясь архивным документом для тех, кто сохранил его по собственному желанию.

Кто обязан вести трудовые книжки?

Организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек обязан работодатель. Это требование остается неизменным независимо от формы собственности организации или статуса ИП. Работодатель несет полную ответственность за правильность заполнения и сохранность документов до момента их выдачи работнику или передачи в архив.

Основные изменения в правилах ведения (2025–2026 гг.)

Законодательство постоянно обновляется; На текущий момент (май 2026 года) действуют следующие ключевые изменения, введенные Приказом Минтруда России № 320н и последующими поправками:

• Отмена сургучных печатей: Требование о скреплении журналов учета и книг сургучной печатью или опломбировании отменено. Теперь достаточно properного оформления.
• Электронный формат: Для работников, впервые поступающих на работу с 2021 года (и полностью к 2026 году), оформляются только электронные трудовые книжки. Бумажные им не заводятся.
• Заверение записей: При увольнении записи в бумажной трудовой книжке заверяются подписью работодателя (или уполномоченного лица). Использование печати организации стало правом, а не обязанностью (если она есть в организации).
• Новые бланки: С 1 января 2023 года в обороте находятся бланки нового образца, которые используются и в 2026 году для ведения записей тем сотрудникам, у которых они уже были заведены.

Порядок оформления бумажной трудовой книжки

Хотя эпоха бумажных книжек для новичков завершена, для миллионов работников России они остаются актуальными. Оформление производится в строгом соответствии с Инструкцией и Правилами.

Первичное оформление

Если работник поступает на работу впервые (до 2021 года) или у него нет трудовой книжки по уважительной причине, работодатель обязан оформить ее в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Важно: В 2026 году новым сотрудникам (принятым впервые) бумажные книжки не оформляются. Их стаж ведется исключительно в электронном виде.

Заполнение ьного листа

• Все записи вносятся разборчиво, шариковой или перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
• Сокращения не допускаются (кроме общепринятых).
• Дата заполнения указывается полностью (число, месяц, год).
• Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).

Раздел «Сведения о работе»

В этот раздел вносятся:

1. Прием на работу (с указанием должности и структурного подразделения).
2. Переводы на другую постоянную работу.
3. Увольнение с указанием причины и статьи ТК РФ.

Обратите внимание: Внесение сведений о приостановлении трудового договора нормативными актами не предусмотрено.

Учет и хранение трудовых книжек

Работодатель обязан обеспечить сохранность бланков и заполненных книжек. Они приравниваются к документам строгой отчетности.

Книга учета движения

Для контроля за движением трудовых книжек и вкладышей ведеться Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Требования к книге учета в 2026 году:

• Книга должна быть пронумерована и прошнурована.
• Заверена подписью руководителя организации и печатью (при наличии).
• Ведение книги в электронном виде Минтруд рассматривал, но на данный момент классический бумажный формат с вышеуказанными требованиями остается основным стандартом для обеспечения юридической силы.

Правила хранения

Трудовые книжки хранятся в сейфах или металлических шкафах как бланки строгой отчетности. Доступ к ним должен быть ограничен. Ответственность за организацию хранения несет работодатель.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): Реальность 2026 года

С 1 января 2026 года переходный период завершен. Это означает следующее:

• Новые сотрудники: Принимаются только с формированием сведений в электронном виде. Бумажная книжка им не заводится и не выдается на руки.
• Действующие сотрудники: Те, кто ранее подал заявление о переходе на ЭТК, получают бумажную трудовую книжку на руки. Работодатель больше не несет ответственности за ее ведение и хранение, но обязан хранить копию заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.
• Отказавшиеся от перехода: Сотрудники, написавшие заявление об отказе от перехода на ЭТК, продолжают вести бумажную трудовую книжку наравне с электронной.

Частые вопросы и нюансы

Нужно ли вносить записи о приостановлении договора?
Нет, нормативными актами внесение таких сведений в трудовую книжку не предусмотрено.

Можно ли использовать электронную книгу учета?
Вопрос о полном переходе на электронную книгу учета движения рассматривался Минтрудом, однако требования к пронумеровке, прошивке и заверению бумажного аналога остаются этлонными для проверок. Рекомендуется придерживаться проверенных бумажных форм или гибридных систем с обязательным дублированием на бумажном носителе при необходимости.

Что делать с ошибками?
Зачеркивания в трудовых книжках запрещены. Ошибочная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, рядом делается правильная запись со ссылкой на документ-основание.

Ведение трудовых книжек в 2026 году требует от работодателя внимательности к деталям и понимания двойственной системы: бумажной (для «старого» стажа и отказавшихся от цифровизации) и электронной (основной формат для новых работников). Соблюдение порядка, установленного Приказом Минтруда № 320н и Трудовым кодексом РФ, защитит организацию от штрафов и споров с работниками.

Помните: работодатель обязан соблюдать установленный порядок ведения и хранения трудовых книжек вне зависимости от выбранного формата.