Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника․ В течение всей трудовой жизни сотрудника в ней фиксируются все места работы, должности, даты начала и окончания трудовых отношений, а также сведения о повышениях квалификации и наградах․ Однако со временем в книжке может закончиться место для новых записей․ В таком случае вшивается вкладыш – специальный документ, который дополняет трудовую книжку и позволяет продолжить вести учет;
Вкладыш – это отдельный лист, изготовленный по тем же требованиям, что и страницы трудовой книжки, но с дополнительными полями для регистрации сведений о трудовых отношениях․ Он вшивается в книгу в том месте, где закончились свободные строки, и становится неотъемлемой частью документа․
Когда необходимо вшивать вкладыш?
- Заполнение всех страниц одного из разделов – если в разделе «Сведения о трудовых отношениях» или «Сведения о награждениях» закончились свободные строки, вшивается вкладыш․
- Потеря или повреждение оригинальной книги – работник может запросить новый экземпляр трудовой книжки․ В этом случае работодатель выдает новый лист, который вшивается в книгу․
- Запрос работника на выдачу новой книги – при смене места работы работник может потребовать новую книгу, если старая потеряна, повреждена или не подходит по требованиям․
- Новый документ для пенсионных органов – иногда при оформлении пенсионного удостоверения работник просит новую книгу․ В этом случае работодатель может выдать вкладыш, но регистрировать его в книге учета движения трудовых книжек не обязательно․
- Смена работодателя – при переходе на новую работу работник может получить новую книгу, а старую – оставить у прежнего работодателя․ В этом случае вкладыш вшивается в новую книгу․
Как оформить вкладыш?
Оформление вкладыша в трудовую книжку регламентировано законодательством и внутренними нормативными актами работодателя․ Ниже приведён пошаговый алгоритм:
- Подготовка бланка – новый лист должен иметь ту же форму и размер, что и страницы трудовой книжки․ В большинстве случаев бланк приобретается только у официальных распространителей․
- Заполнение сведений – в вкладыш вносятся сведения о месте работы, должности, датах начала и окончания трудовых отношений, а также о начисленных премиях и наградах․
- Вшивание в книгу – вкладыш аккуратно вшивается в книгу в том месте, где закончились свободные строки․ При вшивании обязательно ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша․
- Регистрация в книге учета движения трудовых книжек – если вкладыш выдается текущим работодателем, его необходимо зарегистрировать в книге учета движения трудовых книжек․ В регистрационной записи указываются серия и номер книги, а также серия и номер вкладыша․
- Хранение – как и трудовая книжка, вкладыш хранится в личном деле работника․ Работодатель обязан обеспечить надёжное хранение и доступность документа․
Регистрация вкладыша в книге учета движения трудовых книжек
Согласно требованиям КУДТК (Кодекс Учетной Деятельности Трудовых Книг), регистрация вкладыша обязательна только в том случае, если текущий работодатель выдает его работнику․ Если же вкладыш выдается для пенсионных целей по заявлению работника, то регистрация в книге учета движения не требуется․
В регистрационной записи указываются:
- Серия и номер трудовой книжки;
- Серия и номер вкладыша;
- Дата выдачи;
- ФИО работника и должность;
- Подпись руководителя и печать организации․
Что делать, если в трудовой книжке закончились все страницы?
В таком случае работодатель обязан:
- Выдать работнику новый вкладыш;
- Вшить его в книгу в том месте, где закончились свободные строки;
- Сформировать запись о выдаче вкладыша в книге учета движения трудовых книжек (если это требуется по внутренним правилам);
- Обеспечить сохранность вкладыша и его правильное хранение․
Какие есть нюансы в 2026 году?
- С 1 сентября 2021 года вшивание вкладыша в трудовую книжку не является обязательным, но многие работодатели продолжают практиковать данную процедуру для удобства учёта․
- Покупка новых бланков трудовых книжек и вкладышей возможна только у официальных распространителей․ Работодатель не может самостоятельно изготовить бланки․
- Работник не имеет права приносить «чистые» бланки в отдел кадров для самостоятельного оформления новой книги․
- При выдаче новой книги работник может запросить дубликат трудовой книжки, если оригинал потерян, но в этом случае работодатель выдает новый лист, а не просто копию․
Практический пример оформления вкладыша
Ниже приведён образец записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку (2026 год):
Вкладка «Сведения о трудовых отношениях»: ─ Дата начала работы: ─ Дата окончания работы: ─ Должность: Менеджер по продажам ─ Зарплата: 80 000 руб․ Вкладка «Сведения о награждениях»: ⎼ Награда: «Лучший сотрудник года» ⎼ Дата вручения: Штамп: Выдан вкладыш ─ Серия: 1234 ─ Номер: 567890 ⎼ Дата выдачи:
Вкладыш в трудовую книжку необходим в тех случаях, когда:
- Внутри книги закончились свободные строки;
- Работник потерял или повредил оригинал;
- Нужен новый экземпляр для пенсионных органов;
- Работник переходит на новую работу и требует новую книгу․
Правильное оформление и регистрация вкладыша обеспечивают законность и достоверность трудовой истории сотрудника․ Работодатель обязан соблюдать все требования законодательства и внутренние регламенты, а работник – хранить и защищать свой документ․
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому учёту или в отдел кадров вашей организации․