Дата публикации: 21 мая 2026 г., 12:02

Электронные трудовые книжки (ЭТК) стали обязательным форматом учёта трудового стажа в России с 1 января 2026 года. Переход на цифровой формат требует не только технической подготовки работодателей, но и согласия сотрудника на хранение его трудовых данных в электронном виде. В этой статье разберём, что такое согласие, как оно оформляется, какие нюансы учитывать и почему оно важно для обеих сторон.

Что такое согласие на электронные трудовые книжки?

Согласие — это документ, в котором работник подтверждает своё желание, чтобы сведения о его трудовом стаже, местах работы и иных кадровых данных сохранялись в электронном виде. Обычно такое согласие оформляется в форме заявления, которое подписывается сотрудником при приёме на работу или в процессе трудовой деятельности.

1.1 Почему требуется согласие?

• Электронный формат исключает риск потери информации.
• Позволяет быстро обновлять данные при переводе, аренде или увольнении.
• Упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом РФ и другими контролирующими органами.

Правовое основание перехода на ЭТК

С 1 января 2020 года работодатели обязаны отчитываться в ПФР по форме СЗВ‑ТД о всех кадровых изменениях. С 1 января 2026 года переходный период завершается, и все новые трудовые отношения оформляются только в электронном виде. Законодательство РФ (Федеральный закон № 35‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования трудовых отношений») предписывает:

1. Вести учёт сведений о трудовом стаже в электронном виде.
2. Передавать эти сведения в ПФР и в другие контролирующие органы через электронные каналы.
3. Обеспечить сохранность данных в течение всего срока их юридической значимости.

Как оформить согласие сотрудника?

Оформление согласия выглядит так:

• Шапка документа: наименование организации, реквизиты, дата.
• Текст согласия: формулировка «Настоящим я, ______________________ (ФИО), согласен(а) на хранение и обработку моих трудовых данных в электронном виде в соответствии с требованиями Федерального закона № 35‑ФЗ».
• Подпись работника: электронная подпись или подпись в бумажном виде (при необходимости).
• Копия для работодателя: сохраняется в личном деле сотрудника.

Важно, чтобы сотрудник получил возможность задать вопросы и получить разъяснения перед подписанием.

Что происходит, если сотрудник не даёт согласия?

По действующему законодательству, незаписанное согласие не является препятствием к использованию ЭТК. Однако в таком случае работодатель обязан вести бумажную форму трудовых книжек до тех пор, пока сотрудник не предоставит согласие или не будет вынужден перейти на электронный формат по инициативе работодателя. В большинстве случаев компании предлагают сотрудникам:

1. Оставить бумажную записную книжку, если они не желают перехода.
2. Перейти на электронный формат после получения письменного согласия.

Преимущества электронных трудовых книжек

• Безопасность: отсутствие риска потери или порчи бумажных документов.
• Удобство: мгновенный доступ к данным для работодателя и сотрудника.
• Эффективность: автоматизация отчётности в ПФР и другие органы.
• Экономия: сокращение расходов на хранение и обслуживание бумажных документов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли отозвать согласие? Да. Сотрудник может в любой момент подать заявление об отзыве согласия, после чего работодатель обязан перевести его данные в бумажный формат.
2. Какие данные включаются в ЭТК? Сведения о месте работы, дате начала и окончания трудовых отношений, должности, стаже, а также сведения о социальных выплатах.
3. Кто отвечает за безопасность данных? Работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных в соответствии с ФЗ‑152 «О персональных данных».
4. Можно ли использовать электронную книжку для нескольких работодателей? Да, но каждый работодатель хранит свои отдельные записи, а общий стаж суммируется автоматически.

Примеры из практики

В 2024 году в Самарской области появилась возможность вести учёт сведений о трудовом стаже в электронном виде. По данным пресс‑службы регионального управления ПФР, более 237 тысяч воронежцев уже перешли на электронные трудовые книжки.

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это означает, что трудовой стаж, накопленный до этой даты, будет автоматически перенесён в электронный формат, если сотрудник дал согласие.

В центре сюжета российского сериала «Согласие» (2023) показана сложная ситуация, когда два брата‑соответствующие личности сталкиваются с требованиями новых технологий в сфере занятости, что метафорически отражает реальные вызовы, с которыми сталкиваются работодатели и сотрудники.

Как подготовить организацию к переходу

1. Провести внутренний аудит текущих бумажных кадровых документов.
2. Выбрать подходящую ИТ‑платформу для хранения ЭТК (например, сервис ПФР «Электронный трудовой договор»).
3. Разработать шаблоны согласий и инструкции для сотрудников.
4. Обучить HR‑специалистов и менеджеров работе с электронными системами.
5. Обеспечить соответствие всех процессов требованиям ФЗ‑152 и ФЗ‑35.

Согласие на электронные трудовые книжки – это не просто формальная процедура, а важный элемент современной кадровой политики. Оно обеспечивает:

• Прозрачность и контроль над трудовыми данными.
• Сокращение административных расходов.
• Безопасность хранения информации.

Для работников переход на электронный формат открывает новые возможности: быстрый доступ к собственным данным, возможность легко менять работу и получать выплаты без задержек. Для работодателей – более эффективное управление персоналом и соответствие требованиям законодательства.

Если ваша компания ещё не начала процесс перехода, сейчас самое подходящее время подготовить шаблоны согласий, обучить персонал и начать переговоры с сотрудниками о переходе на электронные трудовые книжки.

Источники: Информация взята из открытых данных интернета, включая официальные сообщения ПФР, публикации Госдумы и материалы СК «Согласие».