Дата актуализации:  г. 20:42:04

Содержание

1. Что такое запись о приёме на работу в трудовой книжке?
2. Нормативно‑правовая база
3. Кто уполномочен вносить запись?
4. Этапы заполнения записи
5. Образец записи (печатный и электронный варианты)
6. Типичные ошибки и способы их исправления
7. Практические советы и лайфхаки
8. Где скачать актуальные бланки и вкладыши

Запись о приёме на работу – это официальное фиксирование факта начала трудовых отношений между работником и работодателем. Она делается в разделе «Сведения о работе» (страницы 2‑3) трудовой книжки и является обязательным элементом кадрового учёта.

Запись подтверждает:

• дата начала работы;
• наименование организации‑работодателя (полное и сокращённое);
• номер и дату приказа (или договора), на основании которого произведён приём;
• должность (или специальность) работника.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие оформление записей в трудовой книжке:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 66, ст. 67;
• Приказ Минтруда России от  № 937‑6‑1 «Об утверждении формы трудовой книжки»;
• Постановление Правительства РФ от  № 1232 «Об утверждении порядка ведения и оформления трудовых книжек»;
• Инструкции Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) – письмо от  № 937‑6‑1.

Кто уполномочен вносить запись?

Согласно ТК РФ и внутренним регламентам организации, запись в трудовую книжку может вносить только лицо, уполномоченное:

• директор (или его заместитель) организации;
• начальник отдела кадров;
• главный бухгалтер (в случае небольших предприятий и ИП).

Запись должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации (если она предусмотрена). В электронных трудовых книжках подпись заменяется квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Этапы заполнения записи о приёме на работу

1. Подготовка документов – приказ о приёме, трудовой договор, копия паспорта, СНИЛС.
2. Определение даты записи – в графе 2 указывается дата внесения записи (обычно это дата подписания приказа).
3. Заполнение графы 3 «Сведения о работе»:
   • Дата начала работы (дд.мм.гггг);
   • Полное наименование работодателя;
   • Сокращённое наименование (если есть);
   • Номер и дата приказа (или договора);
   • Должность (специальность) работника.
4. Подпись и печать – подпись уполномоченного лица и печать организации (при наличии).
5. Проверка – работник проверяет запись, подписывает страницу «Сведения о работе» (если требуется).

Образец записи о приёме на работу

5.1 Печатный вариант (традиционная трудовая книжка)

Подпись уполномоченного лица: ______________________
Печать (при наличии): поставьте печать организации

5.2 Электронный вариант (Электронная трудовая книжка)

В электронном формате запись выглядит аналогично, но заверяется КЭП. Пример XML‑фрагмента, генерируемого системой:

<Record id="1">
 <EntryDate>2026-05-21</EntryDate>
 <StartDate>2026-06-01</StartDate>
 <EmployerFullName>Общество с ограниченной ответственностью "ТехноИнвест"</EmployerFullName>
 <EmployerShortName>ОАО "ТехИнвест"</EmployerShortName>
 <OrderNumber>12-2026</OrderNumber>
 <OrderDate>2026-05-25</OrderDate>
 <Position>Инженер‑программист</Position>
 <Signature>[КЭП работодателя]</Signature>
</Record>

Типичные ошибки и способы их исправления

• Неправильная дата начала работы. Если ошибка обнаружена, в графу 2 вносим дату исправления, а в графу 3 пишем: «Запись за № X недействительна», затем в новой строке вносим корректные данные и указываем номер приказа, на основании которого исправление выполнено.
• Отсутствие печати. В большинстве организаций печать обязательна. При её отсутствии запись считается недействительной, если иное не предусмотрено локальными нормативными актами.
• Ошибки в наименовании организации. Нужно использовать полное официальное название, как указано в учредительных документах, и сокращённое, если оно закреплено в уставе.
• Запись сделана без подписи уполномоченного лица. Запись считается недействительной; необходимо добавить подпись и печать.

Практические советы и лайфхаки

• Штамп с наборным текстом. В крупных компаниях используют штамп, содержащий полное и сокращённое название организации, номер и дату приказа. Это ускоряет процесс и уменьшает количество ошибок.
• Проверка данных перед внесением. Сравните данные из приказа, договора и паспорта – это экономит время на исправления.
• Электронный архив. Храните сканы приказов и договоров в единой папке, привязанной к номеру записи в трудовой книжке. При проверке в любой момент можно быстро найти подтверждающие документы.
• Сроки внесения. Запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней с момента начала работы (ст. 66 ТК РФ).
• Перевод с другого работодателя. В графе 3 указывается: «принят на работу в порядке перевода от ООО «Ромашка» (п. 21 порядка 320н)», а в графе 2 – дата перевода.

Где скачать актуальные бланки и вкладыши?

Официальные бланки и вкладыши можно получить бесплатно:

• С сайта Минтруда России – раздел «Документы» → «Трудовые книжки»;
• В системе Госуслуги – сервис «Электронная трудовая книжка»;
• На портале КонсультантПлюс – типовые образцы записей (раздел «Кадровый документооборот»);
• В специализированных сервисах «Контур.Эльба», «1С:Зарплата и Управление Персоналом» – готовые шаблоны, автоматически заполняемые из базы данных.

Скачивание: нажмите правой кнопкой мыши по ссылке → «Сохранить как…» и распечатайте на принтере формата А4.

Запись о приёме на работу в трудовой книжке – важный элемент трудового стажа, который влияет на будущие пенсионные начисления, выплаты при увольнении и другие социальные гарантии. Соблюдение нормативных требований, точность заполнения и своевременное внесение записей позволяют избежать проблем как для работника, так и для работодателя.

Помните: любые изменения в трудовой книжке допускаются только на основании официальных документов и с обязательным указанием номера и даты соответствующего приказа.