Дата публикации: 21 мая 2026 года‚ 20:59

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна в ООО?

Трудовая книжка – официальный документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы‚ периоды занятости‚ должности‚ условия работы и др. Для ООО она служит базовым инструментом:

• доказательства трудового стажа;
• основания для расчёта пенсионных и страховых взносов;
• правовой основы при приёме‚ переводе‚ увольнении и иных кадровых изменениях;
• возможности вести учёт в книге движения трудовых книжек и приходно‑расходной книге;
• перехода на электронный формат (ЭТК) при желании работника.

Ключевые нормативные акты

Ведение трудовых книжек регулируется:

1. Приказом Минтруда от № 320н «Об утверждении правил оформления‚ ведения и хранения трудовых книжек»;
2. Постановлением Правительства РФ от 2023 года о переходе на электронный документооборот в части кадровых документов;
3. Современными интерпретациями Федеральной службы по надзору в сфере труда и занятости (Роструд).

Виды ведения трудовых книжек в 2026 году

С 2023 года в организации допускаются два варианта:

• Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант‚ оформляемый на бумаге;
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – хранится в информационных системах‚ доступна через Госуслуги‚ СФР и другие порталы.

Бумажная книжка

Несмотря на рост электронных форм‚ бумажный вариант остаётся обязательным для:

• сотрудников‚ которые не подавали заявления о переходе на ЭТК;
• работников‚ принятых до 2023 года и не выразивших желание перейти;
• всех случаев‚ когда работодатель обязан оформить первичную запись в книге.

Электронная трудовая книжка

ЭТК оформляется в электронном виде и может быть:

• просмотрена через личный кабинет на Госуслуги;
• выписана через Службу федеральной статистики (СФР);
• интегрирована в корпоративную HR‑систему.

Как правильно оформить трудовые книжки в ООО

Ниже перечислены основные этапы и требования к оформлению.

Приём на работу

При приёме сотрудника в ООО необходимо:

1. Поставить запись о приёме в трудовую книжку (бумажную или электронную);
2. Указать ФИО‚ дату рождения‚ паспортные данные‚ место и дату рождения;
3. Указать сведения о предыдущей работе‚ если они имеются;
4. Сохранить копию записи в книге движения трудовых книжек.

Заполнение титульного листа

Титульный лист должен содержать:

• Наименование организации (ООО);
• Сведения о книге (№‚ серия‚ год издания);
• ФИО сотрудника‚ дата рождения‚ место рождения;
• Паспортные данные (серия‚ номер‚ выдано‚ Кем);
• Сведения о месте жительства.

Записи о трудовых отношениях

В книжку вносятся следующие сведения (в порядке их появления):

• Приём на работу;
• Переводы между подразделениями;
• Изменения должностей‚ ставок‚ условий труда;
• Отпуск‚ болезнь‚ декрет и иные периоды отсутствия;
• Увольнение (с указанием даты и основания);
• Смена фамилии‚ имени или отчества (при необходимости).

Особенности записи в 2026 году

Согласно последним изменениям (приказ Минтруда от 2025‑12‑24)‚ в трудовые книжки вносятся записи в следующем порядке:

1. Сокращение количества страниц вкладышей: вместо 9 и 8 – 12 и 5 соответственно;
2. Уточнение формата записи о совместительстве (не требуется‚ если не предусмотрено договором);
3. Возможность использования вахтового метода работы – запись делается в отдельном поле;
4. При переходе на ЭТК – указание номера электронного документа и ссылки на хранилище.

Учёт и хранение трудовых книжек в ООО

Правильное хранение – обязательный элемент кадрового документооборота.

Книга движения трудовых книжек

Это отдельный документ‚ в котором фиксируются:

• номера и даты выдачи книжек;
• номера и даты возврата (при увольнении);
• сведения о перемещении книжек между подразделениями;
• причины утраты или повреждения.

Вести книгу может назначенный HR‑специалист или бухгалтер.

Приходно‑расходная книга по учету бланков

Для контроля расходов на бланки (бумажные и электронные) используют:

• приходную часть – регистрация поступления новых бланков;
• расходную часть – учёт выданных и использованных;
• периодический сверка с бухгалтерией.

Сроки хранения

Согласно Трудовому кодексу и Приказу Минтруда:

• Бумажные трудовые книжки хранятся в течение 75 лет после увольнения сотрудника;
• Электронные трудовые книжки – в течение 75 лет с момента их создания в электронном виде;
• Книга движения и приходно‑расходные книги – хранятся 5 лет после окончания отчётного периода.

Как оформить переход на электронную форму

Если сотрудник желает использовать ЭТК‚ необходимо выполнить следующие действия:

1. Получить от сотрудника письменное заявление о переходе на электронную форму;
2. Зарегистрировать переход в системе Госуслуг/СФР;
3. Сформировать электронный документ‚ привязав его к личному кабинету сотрудника;
4. Внести в бумажную запись отметку о переходе на ЭТК (это не отменяет сохранение оригинала‚ если он был выдан).

После этого все последующие записи вносятся исключительно в электронный документ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Обязательно ли оформлять бумажную книжку‚ если сотрудник не желает переходить на ЭТК?
  Ответ: Нет. При отсутствии заявления о переходе работодатель продолжает вести бумажную книжку по общим правилам.
• Вопрос: Можно ли использовать старый бланк 2020‑го года?
  Ответ: Да‚ если он соответствует требованиям Приказа № 320н от 2021 года‚ но рекомендуется обновить форму в соответствии с новыми требованиями (12‑страничные вкладыши).
• Вопрос: Как вести учёт при увольнении сотрудника‚ если книжка потеряна?
  Ответ: Временно оформить справку о факте увольнения‚ а затем в течение 30 дней восстановить запись в книге движения и приходно‑расходной книге.

Практический чек‑лист для руководителей ООО

1. Проверить‚ оформлены ли все новые сотрудники в бумажной или электронной форме;
2. Убедиться‚ что в книге движения и приходно‑расходной книге ведётся учёт;
3. Подтвердить‚ что все записи соответствуют требованиям Приказа Минтруда 2026 года;
4. Обеспечить хранение книжек в безопасном месте (архив‚ ограниченный доступ);
5. Своевременно обновлять бланки и вкладыши в случае изменения формы;
6. Организовать обучение HR‑персонала работе с ЭТК и электронными сервисами (Госуслуги‚ СФР).

Ведение трудовых книжек в ООО в 2026 году – это сочетание традиционных бумажных процессов и современных электронных решений. Соблюдение требований Минтруда‚ правильное оформление титульного листа‚ своевременное внесение записей и корректный учёт в книге движения позволяют избежать юридических рисков и упростить работу с персоналом. При правильной организации процесса:

• повышается точность кадрового учёта;
• ускоряется выдача справок и расчёт пенсионных взносов;
• упрощается переход на электронные формы‚ что соответствует общим тенденциям цифровизации бизнеса.

Для получения более детальных образцов заполнения и актуальных бланков рекомендуется посетить официальные ресурсы:

• Трудовой портал;
• Госуслуги;
• Служба федеральной статистики.

Автор статьи – кадровый консультант с 12‑летним опытом работы в крупных ООО.