Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Именно туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал человек, а также о его профессиональных достижениях и проступках. Одним из важных разделов этого документа является «Сведения о награждении». Однако далеко не каждое приятное событие и не каждая выплата находят свое отражение на страницах книжки.
В 2025 году Министерство труда и социальной защиты РФ (Минтруд) дало важные разъяснения по этому вопросу в своем письме от № 14-1. В этой статье мы подробно разберем, какие именно поощрения и премии нужно вносить в трудовую книжку, а какие остаются лишь в приказах и расчетных листках.
Электронные и бумажные трудовые книжки: что изменилось?
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам доступен сравнительно новый формат — электронные трудовые книжки (ЭТК);
- С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки для новых сотрудников.
- Несмотря на это, у многих работников ещё остаются на руках бумажные бланки. И с 2023 года их нужно оформлять на новых бланках установленного образца.
Важно понимать: переход на электронный формат не отменил правил внесения записей о поощрениях. Если у сотрудника сохранена бумажная трудовая книжка, работодатель обязан дублировать в нее те же данные, что и в электронную. Правила заполнения раздела награждений остаются едиными.
Что обязательно вносить в раздел «Сведения о награждении»?
Минтруд четко разграничил понятия «выплата» и «награждение». В своем письме от представители ведомства сообщили, что записи о поощрительных выплатах (премиях), которые носят регулярный или производственный характер, не нужно отражать в трудовой книжке.
В раздел «Сведения о награждении» вносятся только те поощрения, которые носят статус государственных, ведомственных или корпоративных наград. К ним относятся:
- Государственные награды — присвоение почетных званий (например, «Заслуженный строитель РФ»), награждение орденами и медалями РФ за трудовые заслуги.
- Ведомственные награды — почетные грамоты и благодарности от министерств и федеральных служб.
- Корпоративные поощрения — награждение почетной грамотой, объявление благодарности, вручение знака отличия, присвоение звания «Лучший по профессии» и другие виды поощрений, предусмотренные коллективным договором или уставом организации.
Главный критерий для записи
Самое главное помнить, что запись делается только в том случае, если поощрение оформлено специальным приказом (распоряжением) работодателя или решением вышестоящей инстанции. Разовые выплаты к праздникам или за выполнение плана под этот критерий не подпадают.
Какие премии НЕ вносятся в трудовую книжку?
Часто работники считают, что любая крупная премия должна быть увековечена в их трудовом документе. Это распространенное заблуждение. Согласно разъяснениям Минтруда, в трудовую книжку не вносят сведения о следующих выплатах:
- Ежемесячные, квартальные и годовые премии, предусмотренные системой оплаты труда.
- Производственные премии за выполнение/перевыполнение плана.
- Разовые поощрительные выплаты (например, к юбилею, профессиональному празднику, при выходе на пенсию).
- Материальная помощь.
Эти выплаты носят финансовый характер и являются частью вознаграждения за труд, а не мерой общественного признания заслуг работника. Они отражаются в расчетных листках и учетных документах бухгалтерии.
Правила внесения записей о поощрениях
Если сотрудник получил награду, попадающую под критерии внесения в трудовую книжку, кадровик должен сделать это в строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек.
Пошаговый алгоритм заполнения:
- В виде заголовка (графа 3) пишется полное наименование организации (например: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»). Под этим заголовком вносятся все награды, полученные в данной компании.
- Графа 1: Указывается порядковый номер записи (сквозная нумерация в разделе награждений).
- Графа 2: Ставится дата награждения (а не дата издания приказа!).
- Графа 3: Вносится сама запись о поощрении. Обязательно указывается, кем награжден работник, за какие конкретно заслуги и какова награда. Например: «Награжден почетной грамотой за добросовестный труд и высокий профессионализм».
- Графа 4: Указывается документ, на основании которого внесена запись — приказ (распоряжение) работодателя, со ссылкой на его дату и номер. Например: «Приказ от № 45-к».
Раздел «Сведения о награждении» в трудовой книжке — это летопись профессиональных подвигов и признания заслуг работника на государственном или корпоративном уровне. Невероятно важно помнить, что финансовые бонусы и премии, даже самые значительные, не являются наградой в юридическом смысле для этого документа.
Соблюдение актуальных требований Минтруда и правильное ведение как бумажных, так и электронных трудовых книжек позволяет работодателю избежать штрафов, а работнику — сохранить чистоту и достоверность своей трудовой истории.