Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж, должности, награды и основания увольнения. С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажные экземпляры до сих пор остаются в обороте, особенно у сотрудников, принятых на работу до этой даты. Важно понимать, какие именно сведения обязательно заносятся в трудовую книжку, чтобы избежать нарушений трудового законодательства и обеспечить корректное оформление стажа работника.

Что именно заносится в трудовую книжку?

Согласно пункту 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого Постановлением Правительства РФ от № 695, в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

• Сведения о приеме на работу — дата, наименование организации, должность, основание (приказ, договор).
• Сведения о переводе на другую постоянную работу — с указанием новой должности, подразделения и основания (приказ).
• Сведения об увольнении — дата, основание (статья Трудового кодекса РФ), номер и дата приказа.
• Сведения о награждении за трудовые заслуги — поощрения, связанные с профессиональной деятельностью.
• Сведения о повторном приеме на работу — если работник увольнялся и вновь принимался в ту же организацию.

Прием на работу

При приёме на работу работодатель обязан внести в трудовую книжку следующие данные:

• Дата приёма (по приказу).
• Наименование структурного подразделения (если оно есть).
• Должность (в соответствии со штатным расписанием).
• Основание приёма, ссылка на приказ (номер и дата).

Важно: с 2021 года при приёме на работу не требуется предоставлять бумажную трудовую книжку, если работник выбрал электронный формат. В этом случае работодатель вносит данные только в ЭТК через ФСС.

Перевод на другую работу

Перевод на другую постоянную должность (например, с менеджера по продажам на менеджера по персоналу) также фиксируется в трудовой книжке. При этом:

• Указывается новая должность и подразделение.
• Прописывается основание, приказ о переводе.
• Если перевод связан с изменением структуры организации (например, реорганизация), это также отражается.

Перевод на временную работу (например, на время отпуска другого сотрудника) в трудовую книжку не вносится.

Увольнение

При увольнении в трудовую книжку вносятся:

• Дата увольнения (совпадает с последним рабочим днём).
• Основание увольнения — номер и название статьи Трудового кодекса РФ (например, п. 3 ст. 77 — по собственному желанию, п. 5 ст. 81 — нарушение трудовой дисциплины).
• Номер и дата приказа об увольнении.

Важно! Формулировка основания увольнения должна точно соответствовать ТК РФ. Неправильная формулировка может повлиять на право работника на получение пособия по безработице или будущее трудоустройство.

Награждения за трудовые заслуги

Это один из самых важных и часто упускаемых из виду пунктов. В трудовую книжку заносятся только те награды, которые связаны с трудовой деятельностью.

Что заносится:

• Почётные грамоты от организации (например, «За высокие показатели в работе»).
• Благодарности от руководства компании, оформленные приказом.
• Награды от государственных органов, если они связаны с профессиональной деятельностью (например, «Лучший бухгалтер региона»).
• Звания «Ветеран труда», «Отличник образования», «Отличник здравоохранения» и т.п.

Что НЕ заноситься:

• Премии и бонусы (даже если они выплачиваются ежемесячно).
• Награды за участие в спортивных или общественных мероприятиях (если не связаны с трудом).
• Почётные грамоты от непрофильных организаций (например, от местного клуба по шахматам).

Формулировка в трудовой книжке должна быть следующей:

«Награждён(а) почётной грамотой организации за высокие показатели в работе»

Что НЕ заносится в трудовую книжку?

Многие работодатели ошибочно вносят в трудовую книжку информацию, которая не подлежит регистрации. Вот основные исключения:

• Премии и материальные поощрения, даже если они выплачиваются регулярно, они не вносятся в трудовую книжку.
• Сведения о повышении квалификации — если не связано с изменением должности (например, прохождение курсов по 1С).
• Сведения о командировках — не являются основанием для внесения в трудовую книжку.
• Информация о дисциплинарных взысканиях, по закону не вносятся в трудовую книжку (хотя фиксируются в личном деле).
• Сведения о прохождении медосмотров, аттестаций — не подлежат внесению.

Электронная трудовая книжка: что изменилось?

С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. С 2021 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников только в электронном виде, если работник не подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки.

Что меняется:

• Все сведения (приём, перевод, увольнение, награждение) передаются в Пенсионный фонд РФ через ФСС.
• Работник может получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или в отделении ПФР;
• Бумажная трудовая книжка остаётся у работника, но новые сведения в неё не вносятся — они фиксируются только в электронной версии.

Если работник продолжает использовать бумажную трудовую книжку, работодатель обязан вносить в неё все необходимые сведения в соответствии с Порядком № 695.

Как правильно оформить внесение сведений?

Все записи в трудовой книжке должны соответствовать следующим правилам:

1. Запись делается чернилами чёрного цвета (не карандашом, не краской, не фломастером).
2. Использование корректора, зачёркиваний и исправлений запрещено.
3. Запись должна быть понятной, без сокращений (кроме общепринятых: «ООО», «ФГБУ» и т.п.).
4. Обязательно указывается номер и дата приказа, на основании которого вносится запись.
5. Запись заверяется печатью организации (если она есть) и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).

Пример правильной записи:

г., Принят(а) на работу в должности менеджера по продажам. Основание: приказ № 45-к от г.

Ответственность работодателя

Нарушение правил ведения трудовой книжки может повлечь за собой:

• Штрафы от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для юридических лиц).
• Судебные иски работников о восстановлении на работе или компенсации морального вреда.
• Проблемы с оформлением пенсии — если стаж не подтверждён из-за отсутствия записей.

Трудовая книжка — это не просто формальность; Это история профессиональной жизни работника, которая влияет на его пенсионные права, возможность трудоустройства и даже уровень заработной платы в будущем. Поэтому работодатели обязаны внимательно и ответственно подходить к внесению сведений:

• Вносить только те данные, которые предусмотрены законом.
• Соблюдать формулировки, установленные Трудовым кодексом и Порядком № 695.
• Следить за переходом на электронные трудовые книжки и информировать сотрудников.
• Не вносить премии, командировки, дисциплинарные взыскания — это не их задача.

Правильно оформленная трудовая книжка — залог доверия между работодателем и работником, а также гарантия соблюдения трудовых прав каждого человека.

Помните: в трудовой книжке не пишутся все достижения, только те, что имеют юридическое значение для подтверждения трудового стажа и профессионального пути.