В последние годы в России произошли значительные изменения в системе учета трудового стажа. С 2021 года бумажная трудовая книжка перестала быть обязательной для новых сотрудников, а электронный формат получил широкое признание. В этой статье мы разберём, что изменилось, какие правила действуют сегодня, и как работодатели и работники могут адаптироваться к новой реальности.
Исторический контекст
До 2020 года каждый работник обязан был иметь бумажную трудовую книжку, в которой фиксировались все трудовые договоры, изменения статуса, начисления и увольнения. С 2021 года в законодательстве произошло два ключевых изменения:
- Бумажная книга перестала быть обязательной для новых сотрудников.
- Введена обязательность электронного формата – Электронная трудовая книжка (ЭТК).
Эти изменения были закреплены Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ и последующими поправками.
Кому нужна бумажная трудовая книжка?
Согласно актуальному законодательству, бумажную трудовую книжку необходимо вести только в двух случаях:
- Если работник сам выбрал бумажный формат и не подал заявление об отказе от него.
- Если работник не принял электронный формат до 1 января 2026 г. (т.е. в течение первых 5 лет после введения ЭТК).
Для большинства новых сотрудников, которые начали трудовую деятельность после 1 января 2026 г., бумажная книга не требуется.
Когда и как оформляется электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной, который хранится в системе межведомственного взаимодействия и доступен работодателям, работникам и госорганам.
Оформление при первом трудоустройстве
При приёме на работу в 2026 г. работодатель автоматически создаёт запись в системе ЭТК. Работник не получает бумажный экземпляр, но имеет доступ к своему электронному стажу через портал государственных услуг.
Переход с бумажной на электронную
Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, он может перейти на электронный формат, подав заявление о переходе. При этом:
- Бумажная книга сохраняет юридическую силу до момента перехода.
- После перехода все новые записи ведутся только в ЭТК.
Как получить ЭТК при отсутствии бумажной книги
Если сотрудник впервые трудоустроился в 2021 г. и у него нет бумажной книги, то:
- Работодатель заполняет электронную запись в системе.
- Работник получает подтверждение о наличии стажа в электронном виде.
В этом случае бумажную книгу оформлять не нужно.
Когда бумажная книга всё ещё нужна
Несмотря на цифровизацию, в некоторых ситуациях бумажная трудовая книжка остаётся обязательной:
- При заключении гражданско‑правовых договоров (договор подряда, оказания услуг, ученический договор) записи в трудовой книжке не делают.
- Для периодов работы до 2020 г. работники могут оставить бумажную книгу, если не отказались от неё.
- При переходе в другую организацию в рамках одного и того же вида деятельности, если работник не принял ЭТК.
Преимущества электронного формата
- Удобство доступа: информация доступна 24/7 через портал госуслуг.
- Сокращение бумажных расходов и времени на оформление.
- Автоматический обмен данными с госорганами (социальные выплаты, пенсионные начисления).
- Повышенная безопасность: защита от потери, кражи или повреждения.
Возможные недостатки и риски
- Требуется стабильный доступ к интернету и цифровой инфраструктуре.
- В случае системных сбоев может возникнуть временная недоступность данных.
- Некоторые работодатели могут сохранять бумажные копии для внутреннего контроля.
- В некоторых случаях работодатели могут требовать подтверждение стажа в бумажном виде, если это предусмотрено внутренними процедурами.
Как работодателю действовать в 2026 году
- Проверьте статус сотрудников: если они начали работу после 1 января 2026 г., бумажную книгу не оформляйте.
- Ведите электронные записи в системе ЭТК;
- Обеспечьте сотрудников информацией о том, как получить доступ к своей ЭТК через портал госуслуг.
- При приёме новых сотрудников, которые ранее работали до 2021 г., уточните их предпочтения относительно бумажной/электронной книги.
- Соблюдайте требования закона о хранении и защите персональных данных.
Как работнику оформить ЭТК
- Обратитесь к работодателю с просьбой о создании записи в системе ЭТК.
- Получите подтверждение о наличии стажа через портал госуслуг.
- Сохраняйте копию электронного документа в личном кабинете.
- Если вы хотите перейти с бумажной на электронную книгу, подайте заявление о переходе.
С 2021 года бумажная трудовая книжка перестала быть обязательной для новых сотрудников, а электронный формат получил статус официального и удобного инструмента учета трудового стажа. Однако бумажная книга всё ещё сохраняет юридическую силу в определённых случаях, и переход на ЭТК остаётся добровольным для тех, кто уже имел бумажную книгу до 2021 г.
Для работодателей и работников важно быть в курсе актуальных требований, чтобы избежать ошибок в оформлении и обеспечить надёжный доступ к информации о трудовом стаже.
Если у вас возникли вопросы по оформлению трудовой книжки в 2026 году, обратитесь к специалисту по кадрам или в портал государственных услуг.