Цифровизация проникает во все сферы жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением. Долгое время кадровое делопроизводство оставалось одной из самых консервативных областей‚ требующей обязательного бумажного документооборота. Однако с принятием новых норм Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) ситуация кардинально изменилась. Сегодня работодатели и работники получили легитимный инструмент для взаимодействия в электронном формате.

Что такое электронный документооборот в трудовых отношениях?

Согласно статье 22.1 ТК РФ‚ под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание‚ подписание‚ использование и хранение работодателем‚ работником или лицом‚ поступающим на работу‚ документов‚ связанных с работой‚ оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Важно подчеркнуть: речь идет именно об отказе от бумажных копий. Электронный документ имеет ту же юридическую силу‚ что и традиционный бумажный‚ за исключением случаев‚ прямо предусмотренных статьями 22.1–22.3 ТК РФ‚ когда бумажный формат остается обязательным.

Нормативная база: как это регулируется законом?

Фундамент для цифровизации кадров был заложен Федеральным законом от № 377-ФЗ‚ который дополнил ТК РФ новыми статьями:

• Статья 22.1 ТК РФ — дает определение электронному документообороту и устанавливает общие принципы его ведения.
• Статья 22.2 ТК РФ — регламентирует порядок введения электронного документооборота у работодателя и процедуру приема на работу в цифровом формате.
• Статья 22.3 ТК РФ — определяет особенности использования электронных документов и случаи‚ когда бумажный вариант обязателен.

Принятие этого закона открыло большие возможности для удаленного трудоустройства и упростило кадровое администрирование.

Какие электронные подписи могут использовать работники?

Чтобы электронный документ имел юридическую силу‚ он должен быть подписан электронной подписью (ЭП). Работники могут использовать следующие виды подписей:

1. УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) — самый надежный вид подписи‚ полностью заменяющий собственноручную.
2. УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) — может использоваться‚ если она выдана с использованием инфраструктуры электронного правительства или если порядок ее проверки определяется соглашением сторон трудового договора.
3. Простая электронная подпись (ПЭП) — допустима только в том случае‚ если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица‚ подписывающего документ. Однако важно помнить‚ что ПЭП подходит не для всех кадровых документов.

Информационные системы: где живут электронные документы?

Электронный документооборот не может существовать в вакууме — для этого нужны специализированные платформы. Закон прямо указывает‚ что ЭДО может осуществляться работодателем посредством следующих информационных систем:

• Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России». Порядок ее использования определяется в соответствии с законодательством о занятости населения РФ. Это государственная площадка‚ обеспечивающая безопасность и достоверность данных.
• Иные корпоративные информационные системы‚ соответствующие требованиям законодательства (при условии соблюдения правил подписания и хранения).

Расширение сферы применения: от охраны труда к полному циклу

Как отмечают эксперты‚ цифровой формат кадровых процессов претерпел значительные изменения. Если раньше электронный документооборот касался преимущественно вопросов охраны труда‚ то теперь цифровой формат позволяет охватить гораздо более широкий круг кадровых процессов.

Сегодня в электронном виде можно оформлять:

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
• Приказы о приеме‚ переводе и увольнении;
• Заявления работников (на отпуск‚ на увольнение и т.д.);
• Уведомления и акты;
• Локальные нормативные акты (с которыми необходимо ознакомить работника под подпись).

Бумажный документооборот: когда без бумаги не обойтись?

Несмотря на активный переход в цифру‚ полный отказ от бумаги пока невозможен. Законодатель предусматривает ряд исключений (оговоренных в ст. 22.1–22.3 ТК РФ)‚ когда документы обязательно должны оформляться на бумажном носителе. К таким случаям традиционно относятся:

• Документы‚ связанные с трудовой книжкой (если работник не перешел на электронную трудовую книжку);
• Документы‚ содержащие персональные данные особого рода или государственную тайну;
• Отдельные виды приказов и распоряжений‚ для которых бумажный формат прямо установлен иными федеральными законами;
• Случаи‚ когда работник отказался от получения электронного документа и затребовал его на бумаге.

Таким образом‚ сегодня на большинстве предприятий складывается смешанный документооборот: основная масса рутинных кадровых операций уходит в цифру‚ а стратегически важные или законодательно защищенные документы остаются на бумаге.

Преимущества перехода на ЭДО

Переход на электронный документооборот в трудовых отношениях несет ряд неоспоримых плюсов для обеих сторон:

• Для работодателя: снижение затрат на бумагу‚ печать и архивирование; ускорение кадровых процессов; исключение рисков утери документов; удобство при удаленном найме сотрудников из других регионов.
• Для работника: возможность подписывать документы дистанционно (не нужно приходить в офис); быстрый доступ к своим кадровым документам через личный кабинет; прозрачность и сохранность истории взаимодействий с работодателем.

Внедрение статей 22.1–22.3 в Трудовой кодекс РФ стало точкой невозврата в кадровом делопроизводстве. Электронный документооборот перестал быть экзотикой и превратился в полноценный юридический инструмент. Хотя бумажный формат все еще сохраняет свои позиции в специфических случаях‚ вектор развития очевиден, трудовые отношения уверенно переходят в цифру‚ делая процессы более прозрачными‚ быстрыми и удобными как для бизнеса‚ так и для работников.