Современное трудовое законодательство России активно цифровизируется. Два ключевых документа‚ напрямую связанных с кадровым учетом‚ — это электронная трудовая книжка (ЭТК) и Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Понимание их взаимодействия и актуальных требований критически важно для любого работодателя. На основе последних нормативных изменений разберем основные аспекты.
Электронная трудовая книжка: суть и порядок ведения
Трудовая книжка, это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. С 1 января 2021 года вступили в силу масштабные изменения‚ согласно которым при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки. Это требование закреплено в статье 312 Трудового кодекса РФ и приказе Минтруда России.
Ключевые особенности ведения ЭТК:
- Обязательность. Все работодатели (организации и ИП) обязаны вести сведения о трудовой деятельности работников в форме электронного документа. Бумажная трудовая книжка выдается только по письменному заявлению работника.
- Двойной вариант. Одновременное применение электронного и бумажного вариантов возможно‚ если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. При этом записи вносятся и в ту‚ и в другую.
- Информация. В ЭТК вносятся те же сведения‚ что и в бумажную: данные о работнике‚ о работодателе‚ сведения о приеме‚ увольнении‚ переводах‚ награждениях‚ об основаниях прекращения трудового договора и т.д.
- Хранение и доступ. Сведения хранятся в государственной информационной системе «Труд» (ГИС «Труд»). Работник имеет право в любой момент получить выписку из своей ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя;
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР): зачем они и что должны содержать
Правила внутреннего трудового распорядка — это локальный нормативный акт‚ который утверждает работодатель (ст. 189 ТК РФ). Он регламентирует порядок приема и увольнения‚ режим рабочего времени и времени отдыха‚ права и обязанности работников‚ а также меры ответственности сторон.
С 1 января 2023 года вступили в силу поправки в ТК РФ‚ которые повлекли необходимость корректировки типовых ПВТР. А с 1 января 2024 года были скорректированы примерная форма трудового договора и типовые правила внутреннего трудового распорядка (согласно информации от 22 ноября‚ Минск/БЕЛТА‚ касающейся общих тенденций в СНГ).
Что обязательно должно быть отражено в ПВТР в контексте электронной трудовой книжки:
- Порядок оформления трудовых отношений. Четкое указание‚ что сведения о трудовой деятельности вносятся в электронную трудовую книжку. Описание процедуры: кто (отдел кадров)‚ в какие сроки (не позднее дня следующего за событием) и на основании каких документов (приказы‚ трудовой договор) вносит записи.
- Права работника. Информация о праве работника на получение по его требованию выписки из электронной трудовой книжки‚ а также на получение бумажного документа (трудовой книжки) при увольнении‚ если он этого пожелает.
- Ответственность за неисполнение. Указание на дисциплинарную ответственность должностных лиц (например‚ специалиста по кадрам) за нарушение сроков и правил внесения сведений в ЭТК‚ что может повлечь применение мер в соответствии со статьей 192 ТК РФ.
- Режим работы с ГИС «Труд». (Опционально‚ но рекомендуется) Порядок взаимодействия с государственной информационной системой‚ ответственность за достоверность передаваемых сведений.
Как синхронизировать ПВТР с требованиями об ЭТК: практические шаги для работодателя
Чтобы избежать претензий со стороны трудовой инспекции и защитить права работников‚ необходимо действовать системно:
Шаг 1: Проверьте действующие ПВТР.
Найдите разделы‚ касающиеся оформления трудовых отношений‚ учета рабочего времени‚ документооборота при приеме/увольнении. Выявите пробелы в регулировании вопросов электронного документооборота и ЭТК.
Шаг 2: Внесите изменения.
Дополните ПВТР новыми пунктами‚ прямо регулирующими:
- Единственный формат ведения трудовой книжки, электронный (с оговоркой о возможности бумажного по заявлению).
- Перечень документов‚ служащих основанием для внесения записей в ЭТК (приказы‚ копии трудового договора и доп. соглашений и т.д.).
- Сроки внесения записей (например‚ «в день издания приказа или не позднее следующего рабочего дня»).
- Процедуру выдачи работнику выписки из ЭТК по его запросу.
Шаг 3: Утвердите изменения.
Внесенные в ПВТР изменения утверждаются приказом (распоряжением) работодателя. Обязательно ознакомьте с ними всех работников под роспись (в т.ч. с новыми сотрудниками при приеме на работу). Без такого ознакомления изменения не действуют в отношении сотрудников.
Шаг 4: Обеспечьте техническую и кадровую готовность.
Убедитесь‚ что:
- Специалист по кадрам имеет доступ к ГИС «Труд» и умеет правильно вносить записи.
- Разработаны внутренние инструкции и шаблоны приказов‚ согласованные с новыми правилами.
- Работники информированы об их праве на бумажную книжку и порядке получения выписок.
Ответственность за нарушения
Несоблюдение требований об обязательном ведении электронных трудовых книжек и отсутствие в ПВТР соответствующих положений может повлечь для работодателя:
- Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и юридических лиц).
- Претензии со стороны работников о восстановлении нарушенных прав (например‚ о неправильном исчислении стажа);
- Проблемы при проверках Государственной инспекции труда (ГИТ).
Электронная трудовая книжка и актуализированные Правила внутреннего трудового распорядка — это не просто формальности‚ а единый механизм правового регулирования трудовых отношений в цифровую эпоху. Работодателю необходимо:
- Безусловно вести ЭТК для всех сотрудников.
- Своевременно и полно отразить в ПВТР все процедуры‚ связанные с ведением ЭТК‚ права работников и ответственность.
- Обеспечить ознакомление всего персонала с актуальной редакцией ПВТР.
Только комплексный подход‚ где техническое исполнение (ГИС «Труд») подкреплено грамотным внутренним регулированием (ПВТР)‚ позволит минимизировать риски и обеспечить законность кадрового документооборота.